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ビジネスメールは難しくない!印象アップのために知りたい簡単マナーまとめ

JOBSHIL編集部
メールマナーに悩む男性
この記事のポイント
  • パッと見てわかる件名にはコツがある!
  • 言葉の使い方ひとつで、相手が気持ちよく読めるメールにできる
  • 添付ファイルや返信・転送もマナーを守って印象良く

目次

登場人物紹介

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
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求職者さん
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仕事の連絡でメールを利用する機会は多いですが、マナーやメールの機能がややこしくて悩みますよね。
いざ書こうと思っても「CCとBCCの違いって…?」「返信をする時に気をつけることって?」と疑問が浮かんできます。

しかし、ビジネスメールはある程度の形が決まっているので、その決まりを覚えておけばそれほど難しくはありません!
ちょっとした気遣いで印象アップも狙えるビジネスメールのマナーについて、今回は例文も交えながらご紹介します。

この記事に沿ってビジネスメールを作りながら、マナーを学んでいきましょう!

メールを使うのはこんな時

記録に残る・相手の時間をとらない・じっくり読み返してから相手に送れるといった特性をもつメール。
どんな時に便利なのか、逆にメール以外の方法がいいのはどういった場合なのか判断してから使うことが大切です。

メールを使ったほうがいい場合
  • 電話がなかなかつながらない相手に送る時
  • やり取りの記録をしっかり残しておきたい時
  • 添付ファイルの送付が必要で、口頭では説明しきれない場合

このような場合にはとても便利なツールですが、緊急時の連絡には向いていません。
また、内容が複雑な場合は、メールと電話を併用することで内容を的確に伝えることができます。

では、ここからは肝心のメール内容について説明していきます。

宛先はTo,CC,BCCの違いに気をつける

宛先は手紙で言うところの住所のようなもの。
そのため、1文字も間違えずに入力する必要があります。

To,CC,BCCの使い分け

宛先にはTo,CC,BCCと3つの種類があり、使い分けることでよりスマートなメールのやり取りができます。
まずはこの3つの違いを理解しておきましょう。

  用途
To メインとなる宛先。宛名と同じ人のアドレスを入れる。
CC Toの他に、このメールを共有しておきたい人を入れる。
BCC その人に送っていると他の人に知られないように送る。

つまり、Toは「あなた宛のメールです」という意思表示であり、CCは「Toの人にこんなメール送ったよ」という共有の意味があります。
BCCは「他の人には知られないように送っています」という意味で、例えば「同じメールを複数の人に送りたいが、それぞれのメールアドレスは秘密にしたい」という場合に便利です。

「複数のお客様のアドレスをBCCに入れるつもりが、CCに!」というミスは、個人情報の流出で大きな問題になるので、要注意です!

表示名は「◯◯様」がベスト

自分に送られてきたメールの宛先部分に、間違った漢字が使われていることがたまにあります。
それは、登録している表示名が間違えているためです。自分がわかりやすいようにと相手の表示名を名前以外に登録していると、相手にもその名前で表示されてしまいます。

表示名を登録する場合は、必ず「フルネーム+様」と敬称をつけて登録しておきましょう。

件名は簡潔にわかりやすく

メールの件名は、このメールで伝えたいことがパッと見てわかるようなものがベストです。

例えば、以下の件名でメールが届いたら、あなたはどんな内容か理解できるでしょうか?

「打ち合わせの件」

1日にいくつも打ち合わせをする人だと、これではどの打ち合わせなのかわかりませんよね。

では、これならどうでしょう?

「6/23(水)14:00からの打ち合わせについて」
「予算計画の打ち合わせ日程について【◯◯株式会社 名前】」

どちらも打ち合わせについてのメールです。
しかし、すでに決まっている打ち合わせについてなのか、打ち合わせ日程についてなのか、内容は大きく異なります。

相手が件名を見ただけで、「ああこの件か!」とわかってもらえるように、日時や具体的な内容はしっかり書くようにしましょう。

初めての方に送る場合や、久しぶりにメールを送る際には会社名や名前もつけておくと、誰から来たメールかわかりやすいのでオススメです。

言葉遣いで本文の伝わり方が変わる

メール本文はメールの内容によって大きく変わります。
そこで、今回はどのメールでも気をつけたい基本ポイントや書き方を例文も交えながらご紹介します。

宛名

宛名は(株)のように社名を省略せず、正式な会社名・部署名で書くことが重要です。

宛名の例文

〇〇株式会社
総務部 人事課
◯◯ ◯◯ 様

基本は例のように会社・所属部署・名前の順番で書けばOKです。
そのほかにも、場合によって表記が変わってきますので、以下を参考にして書いてみましょう。

  記入例
役職付きの人に送る 〇〇株式会社
総務部 人事課
部長 ◯◯ ◯◯ 様
部署宛に送る 〇〇株式会社
総務部 人事課御中
代表アドレスに送る 〇〇株式会社
総務部 人事課
◯◯ご担当者様
複数の人に送る 各位(関係者各位・担当者各位など)

宛先に合わせて、正しい書き方でメールを送ることが重要です。

挨拶の言葉

宛名の次は、挨拶の言葉です。
とはいっても、メールの場合、手紙ほど丁寧に書く必要はありません。

メールでの挨拶例文
  • お世話になっております。
  • はじめてメールをお送りいたします。
  • たびたびのご連絡、失礼いたします。
  • お世話になります。
  • お疲れ様です。(宛先が社内の場合)

基本は「お世話になっております。」でOKですが、場面ごとに使い分けて違和感がないようにしましょう。

名乗り

挨拶のあとは自分が何者か名乗ります。

メールでの名乗り例文

◯◯株式会社の◯◯ ◯◯です。

会社としてやり取りをしている場合は、社名と名前をセットで表記しましょう。
転職活動など個人としてやり取りをしている場合は、社名は必要ありません。

何度もやり取りをしている相手であったり、返信がづついている場合は、省略してもかまいません。でも、基本は名乗りを入れたほうが親切ですね。

本題

挨拶と名乗りが終わってから、本題に入ります。

最初に知っておきたいのは、メール一通につき用件はひとつが基本ということです。
たとえば、契約金額・契約内容についてのお知らせなら、どちらも契約についてなので、1つのメールでも問題ありません。
全く関係ない複数の用件を一緒のメールに書いてしまうと、読む人が混乱してしまう可能性があるので、控えましょう。

そして次に知っておきたいのは、言葉の使い方や表現についてです。
メールは感情が伝わりにくいので、同じ内容でも言葉の使い方によって相手を喜ばせることも、気分を害することもあります。
相手に気持ちよくメールを読んでもらうためにも、正しい言葉遣い・敬語、丁寧な言い方を知っておくことが大切です。

まず、はメールで本題について書くときのポイントを確認しておきましょう。

メール記入時のポイント
  • お礼は最初に伝えると印象アップ
  • 言いにくいことを伝える前にはクッション言葉を使う
  • 断るときは相手の立場になって書く
  • 敬語は正しく使う

お礼は最初に伝えると印象アップ

最初に嫌な思いをしてしまうと、読む人はその気持ちを引きずってしまいます。
円滑なコミュニケーションのためにも、まずは何かしらのお礼を伝えることが大切です。

お礼の例文
  • 先日は◯◯のお時間をいただき、誠にありがとうございました。
  • さっそくのご返事ありがとうございました。

内容は、打ち合わせの時間をもらったことや返信をもらったことなど、些細な事でもOKです。しっかりと感謝を伝えましょう。

言いにくいことの前にはクッション言葉を使う

相手に頼み事をしたり、逆に頼みを断ったりするときは、クッション言葉を使うことで角を立てずに伝えることができます。

以下はよく使われるクッション言葉なので、確認しておきましょう。

  記入例
行動してくれる
ように頼む
恐れ入りますが、
〜をお願いいたします。
手を煩わせる
ことを頼む
お手数ですが、
〜いただければ幸いです。
来てもらう
ように頼む
ご足労をおかけしますが、
〜をお願いいたします。
かまわなければ
そうして欲しい
差し支えなければ、
〜いただければ幸いです。
相手の要望を断る ご期待に添えず誠に残念ですが、
〜いたしかねます。
これらは、ビジネスメールで使うことが多い表現なので、覚えておくといざという時に便利ですよ。

断るときは相手の立場になって書く

クッション言葉でも出てきましたが、相手の要望を断らなくてはいけないときは、なんと言っていいのか悩みますよね。
そんなときは「相手の立場になって伝える」ことを意識してみましょう。

頼みを断るときの表現
  • ご迷惑がかかる
  • ご満足いただける結果を出すことが難しい
  • お互いに利益を共有することが難しい

ただ「できない」ではなく、「あなたにとって不利益なことがあるから」と伝えることで、相手にも納得してもらいやすくなります。
クッション言葉と併用しながら、丁寧に断ることが重要です。

正しい敬語・表現を使う

学校では習ったものの、言葉の使い方は社会人でも難しいですよね。
メールでよく使う言葉の中にも、間違いやすいものがいくつかあるのでご紹介します。

間違いやすい表現一覧

NG:了解しました
OK:かしこまりました

NG:取り急ぎ〜まで
OK:まずは、〜申し上げます

NG:ご承知おきください
OK:お含みおきください

NG:できかねます
OK:いたしかねます

NG:とんでもございません
OK:とんでもないことです

これらはあくまで一部にすぎません。
普段使っている表現にも、実は間違っている言葉があるかもしれません。

少しでも不安があれば、一度調べてみることをオススメします。

ここで紹介した注意点を意識してみるだけでも、メールの伝わり方は変わります。
お願いや断りの連絡をする際には、特に丁寧に対応しましょう。

締めの言葉

締めの言葉も、挨拶同様丁寧すぎる必要はありません。

メールの締めの言葉例
  • よろしくお願いいたします。
  • ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
  • まずは、要件のみにて失礼いたします。
  • お手数ですが、ご返事をいただければ幸いです。

基本は、「よろしくお願いいたします。」で大丈夫です。
次のアクション(返事が欲しい・またメールするなど)に合わせて、締めの言葉を選ぶことが大切です。

署名

最後に、自分が何者であるかをしっかりと明記しましょう。
会社の社員として送る場合は、以下の例文のように会社の情報を入力するのがポイントです。

社員として送る場合の署名例

-------------------------------
株式会社◯◯
利部瀬 奈美(Nami Ribuse)
東京都品川区◯◯2丁目00番地0号 ◯◯ビル3階
TEL:03-XXXX-0000 FAX:03-XXXX-0001
E-mail:nami.ribuse@XXXX.co.jp
URL:http://www.XXxx.co.jp/
-------------------------------

会社名・会社の住所と連絡先・ホームページを明記します。

また、転職活動などで個人的に送る場合は、以下のように記入します。

個人として送る場合の署名例

-------------------------------
利部瀬 奈美(Nami Ribuse)
E-mail:nami.ribuse@XXXX.co.jp
TEL:080-XXXX-0000
〒000-0000
東京都品川区〇〇2丁目00番地0号
〇〇ハイツ 106号室
-------------------------------

個人から送る場合、住所は必ずマンション名・部屋番号まで記入しましょう。

名前にはローマ字で読みをつけると、相手が名前の読み方に迷うことがないので親切ですね。

添付ファイルは容量とファイル名に注意

仕事の資料をメールに添付することはよくあります。
添付ファイルの送り方にも知っておきたいポイントがいくつかありますので、送る前に以下のの注意点を確認しておきましょう。

添付ファイルのポイント
  • ファイル名は日付や名前を入れてわかりやすく
  • ファイル容量は2M以下がベスト
  • 個人情報が入っているファイルはパスワードをつける

ファイル名をつける時に、「履歴書」だけでは誰の履歴書なのかわかりません。
この場合は、「履歴書【氏名】日付」とファイル名をつければ、誰がいつ送ってきた履歴書なのかすぐにわかります。

ファイル名やファイルの容量といった受け取る相手への配慮を忘れないことが大切です。

返信はスピーディーに行う

メールは何往復かやり取りをすることがほとんどですから、返信のマナーもしっかりおさえておきましょう。
返信の際に気をつけたいのは以下の3つです。

メール返信のポイント
  • なるべく早く返信をする
  • 相手のメールを引用する
  • 件名の「Re:」は消さない

早く返事をするというのはビジネスの基本です。
しかし、すぐに回答できないこともあるはずです。
その場合は、まずはメールを受け取ったことを連絡してから、あとで正式な回答をしましょう。

メールや添付ファイルを送ってくれたことへの礼を伝えた上で、再度連絡する旨を書き、「まずは、受け取りの確認とお礼まで」と言って締めれば問題ありません。

「Re:」がたくさん続いたときも消さないほうがいいですか?
「Re:Re:Re:」と続いてしまった場合は削除してOKです。ただし、一つは絶対に残しておきましょう。

転送は個人情報の扱いを丁寧に

Aさんから来たメールをBさんに送りたい場合は、メールを転送します。

メール転送のポイント
  • 内容は改変しない
  • 伝えると問題がある個人情報は削除する
  • 件名の「Fw:」は消さない

件名の先頭に「Fw:」と表示されます。これがついていれば転送されたメールだとひと目でわかるので、返信の「Re:」と同様に、消さずに送ります。

また、第三者に内容を見せるので、個人情報の取扱いには細心の注意を払いましょう。

まとめ

メールはビジネスに欠かせないツールです。
言葉の選び方一つで、良い方にも悪い方にも進む可能性があるからこそ、しっかりとマナーを守ってメールを書くことが大切です。

ビジネスメールのマナーを守り、相手から「しっかりした人だな」と思ってもらえるよう、丁寧なメールを送りましょう。

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