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  1. 面接直前でも大丈夫!プロが教える選考辞退の電話テクニック

面接直前でも大丈夫!プロが教える選考辞退の電話テクニック

JOBSHIL編集部
携帯電話を持ちながら悩む女性
この記事のポイント
  • 選考の時間をいただいたことに対する敬意と辞退のお詫びを忘れない
  • 前日・当日の選考辞退の連絡は電話で行おう!
  • 理由は正直に伝えるのが1番!

目次

登場人物紹介

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
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求職者さん
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初めての転職で不安いっぱい。優柔不断で、引っ込み思案なのを気にしている。アドバイスを基に、転職成功をめざす!

転職活動では、複数企業の選考を同時進行することはよくありますが、あなたが実際に入社できるのは1社だけです。
辞退理由は様々ありますが、選考辞退の可能性は、誰にでもありえます。

面接や履歴書では「御社に入りたいです!」と伝えている手前、選考辞退は、気が引けますし憂鬱ですよね。
「電話で怒られたらどうしよう…」と心配な方もいるかもしれませんが、早めに連絡をすればメールで済む場合がほとんどです。

そこで今回は、選考辞退で電話すべき場合はどんなときか、電話での選考辞退をスムーズにおこなうコツを紹介します。

採用担当者はそれほど怒っていない!?

選考辞退というと、「企業に申し訳ない」という気持ちや、「怒られるんじゃないか?」といった心配が頭をよぎりますよね。
採用担当者は、実際どんな気持ちなのでしょうか?

採用を担当したことがあるJOBSHIL編集部員に聞いてみたところ、当時は以下のように思っていたそうです。

 
採用担当経験者の声

採用担当者は選考辞退に慣れています。残念ではあるけれども、辞退すること自体に怒ったことはありません。
むしろ、その時間に別の仕事ができるなど、時間を有意義に使えるので助かります。

すべての企業でとは言えませんが、このように考える採用担当者も多いので、とにかく早めの連絡が吉です。
もちろん、採用担当者にとって気持ちのいい連絡ではありませんから、失礼な態度をとらないよう注意し、敬意をもって対応しましょう。

選考辞退の基本

選考辞退の連絡をする際には、以下の3点に注意しておこないましょう。

 
選考辞退の3つの注意点
  • 選考辞退を決めたら早く
  • 伝える時は簡潔に
  • 選考に時間を割いてくれたことに敬意をはらう

辞退の連絡は後ろめたさから、つい言い訳をしてしまうなど話が長くなりがちですが、要件は簡潔に伝えるのが大切です。

理由を伝える時は、「他社で内定をいただき、そちらに入社することにしました」など、正直に伝えるのがベストです。
しかし、言いにくい理由の場合もあるはずです。
その場合は、「一身上の都合」と伝えましょう。

絶対にやってはいけないのが無断欠席です。あなたも約束をしていた人にすっぽかされたら嫌ですよね?面接官も同じです。
社会人として最低限のマナーは守りましょう。

基本はメール、前日当日は電話

選考辞退の場合は、基本的にメッセージ・メールで辞退の連絡をしてかまいません。
メールでの選考辞退方法は、以下のページにまとめてありますので、ご覧ください。

転職のプロに聞く!選考辞退メールの正しい送り方

しかし、選考辞退でも電話をすべき場合はあります。
面接前日または当日にキャンセルをするときです。

前日の夜なら、夜のうちにメールを送った上で、当日の午前中に必ず電話を入れましょう。
当日の場合は、担当者が時間までにメールを確認できない可能性があるので、必ず電話で辞退の連絡をしましょう。

こんな時どうする?

明日、B社の面接なのですが、さきほど第一志望のA社から内定の連絡が来ました。
明日の面接をどうしようか悩んでいます。辞退するとドタキャンになるし…。
内定おめでとうございます!
B社が第一志望郡であったり、本当にA社でよいのかまだ迷いがあるのなら、 面接に行ってみてもいいのではないでしょうか? 面接に行ったら、とてもいい会社で、B社が第一志望になる可能性も考えられますよね。
ただ、入社するならA社しか考えられないのであれば、すぐにキャンセルの連絡をしましょう。
わかりました!A社に絶対に行きたいと思っているので、今からB社に電話をしてみます。

選考辞退を決めたら、このように素早く対応するのが鉄則です。
では、実際に電話をかける時は、どんなことに注意したらいいかもチェックしてみましょう。

電話する時間と場所に注意!

電話をするときに注意したいのが、電話かける場所と時間です。

場所については、騒がしくない静かな場所、電波状況が良い場所を選んで電話をかけましょう。
途中で電話が切れてしまったり、声が聞こえづらく何度も聞き返してしまうことは、相手に失礼です。

電話をかける時間は、始業時間や終業時間の間際、お昼時といった忙しい時間は避けるのが一般的です。
しかし、 前日の午後や当日キャンセルの場合は、時間が迫っていますので、この限りではありません。

電話で伝えるべき5つのポイント

選考辞退の電話は、気持ちのよいものではありませんから、「早く切りたい…」「悪く思われたくない」と焦りがちです。
しかし、焦って対応してしまうと、伝え漏れが発生するなど、あらぬ誤解を招く可能性もあります。

以下の項目をしっかりと伝えて、簡潔に相手に辞退の旨を伝えましょう。

 
電話で伝えること
  • 応募経路・利用サービス名
  • 面接日時
  • 名前
  • 選考のお礼と辞退の謝罪
  • 辞退理由
基本的に、辞退の理由は「一身上の都合」でかまいません。
理由について深く聞かれたら、「第一志望で内定がでました」など正直に伝えましょう。

スムーズな会話の進め方【例文あり】

それでは、実際にどのように伝えればいいのかを具体的に説明していきます。

 
話の進め方
  1. 名前を名乗り、用件担当者名を伝える
  2. 担当者に繋いでもらったら、面接の予約日時名前を名乗る
  3. 相手の都合を確認
  4. すぐに本題(面接辞退したいこと)を切り出す
  5. 誠意をこめて感謝お詫びを伝える
  6. 最後に「失礼いたします」と言って、静かに電話を切る

では、実際にユーザー様に話していただきましょう。

いつもお世話になっております。〇〇と申します。採用面接の件で電話させていただいたのですが、採用担当の✕✕様はご在席でしょうか?

 

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受付担当者:少々お待ちください。
===============

 

お忙しいところ恐れ入ります。◯◯から応募し、◯月◯日の◯時から面接予定の〇〇です。いま、少々お時間よろしいでしょうか?

 

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採用担当者:大丈夫です。
===============

 

◯月◯日の面接ですが、一身上の都合で辞退させていただきたく、連絡いたしました。
お忙しい中、選考にお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような連絡となってしまい、大変申し訳ございません。

 

===============
担当者:残念ですが、かしこまりました。
===============

 

それでは、失礼いたします。

担当者不在の場合はかけ直しが基本

電話をした時に、担当者が席を外しているというのは、よくあることです。

時間に余裕がある場合は、在席時間を聞いて再度連絡をしましょう。
面接時間ギリギリまで担当者が不在の場合は、電話を切ってからすぐにメールを送り、再度面接時間に電話をしてみましょう。

採用関係のことは、担当者に直接伝えることをおすすめします。別の人に伝言を頼んだ場合、正しく伝わらない可能性があるからです。

まとめ:最後まで誠意を忘れない

選考辞退では、今まで選考に時間を割いてくれたことへの感謝を忘れず、誠意を持って対応することが大切です。

同じ業界に就職すればまた機会もあるかもしれませんし、 異業種でもいつどこで出会うかわかりません。
「どうせもう会うこともない」と雑に対応してしまって、あとで後悔するのは自分です。
できるかぎり丁寧に対応し、選考辞退をしましょう。

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