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【いますぐ使える】履歴書郵送時の添え状作成マニュアル

JOBSHIL編集部
パソコンを見ながら送付状作成に悩む女性
この記事のポイント
  • 添え状は送付する書類内容をまとめたもの
  • 添え状は基本A4、印刷したものでOK
  • 内容は簡潔に

目次

登場人物紹介

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
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求職者さん
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書類を送るときに、書類内容をまとめた添え状(送付状)をつけるのは大切なビジネスマナーの1つです。

転職活動の際にも、履歴書などの選考書類を送る時には、添え状を同封するようにしましょう。
今回は、正しい添え状の書き方から履歴書の送付方法まで解説します。

※今回の記事では、「添え状」で表記を統一します。

添え状とは

添え状は、「この封筒にはこういう書類が入っていますよ」と伝えるためのものであり、送付漏れがないことを送り先に伝える意味もあります。

では、具体的にはどのような内容を書けばいいのでしょうか?

 
添え状で伝えること
  • 誰から誰に送った書類なのか
  • 何の書類を何枚、送付したのか
  • 何のためにその書類を送ったのか

以上の3点がしっかりと伝わるように、内容を記載しましょう。

添え状は印刷したものでOK

「添え状は手書き」と考える方もいるかもしれませんが、印刷したものでも大丈夫です。
むしろ、 最近ではワードやExcelで作り、プリンタで印刷がほとんどですので、安心してください。

家にプリンターがありません…。どうしたらいいですか?
自宅にプリンターがない場合は、コンビニや、漫画喫茶などでも印刷できますよ。履歴書作成と合わせて添え状も作っておきましょう。

WordやExcelで作る場合の例文は、「添え状例文」で紹介しますので、そちらをご覧ください。

サイズは同封書類に合わせよう

添え状の大きさは他の書類と合わせましょう。
市販の履歴書や、ネットからダウンロードできる履歴書はA4またはB5サイズが主流であり、職務経歴書は基本A4サイズです。

職務経歴書を同封する場合は、添え状もA4サイズで作成しておけば問題ありません。

添え状例文

では、中身はどのように書けばよいのでしょうか?
まずは、実際の例文を確認してみましょう。

 
添え状テンプレート

平成◯年◯月◯日

〇〇株式会社
総務部 人事課
採用ご担当者様

〒000-0000
東京都品川区〇〇0丁目0番地0号
〇〇ハイツ 000号室
電話:080-0000-0000
メール:xxx@xxx.xx.jp
〇〇 〇〇

 

求人応募書類の送付について

 

拝啓

〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。


この度、〇〇(サイト名)にて貴社〇〇職の求人募集を拝見し、応募させていただきました。

私は、◯年間〇〇職として働いております。これまでの経験を活かし、貴社の〇〇職として、貢献していきたいと思っております。

つきましては、応募書類を送付させていただきます。
ご多忙のところ恐縮ですが、書類をご確認いただき、面接の機会をいただけますと幸いです。
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

敬具

 

履歴書・・・1部
職務経歴書・・・1部

以上

◯の部分を変えるなど、この添え状例文を参考にご自身で考えてみてください。
次に、各項目のポイントをチェックしていきましょう。

以下の記事ではWordのテンプレートをダウンロードできますので、使ってみてください。

添え状作成のポイント

①日付
日付部分には発送する日付を記入します。

②宛先
宛先は略さず、企業名、部署名、役職、名前の順番に記入します。
個人名までわからない場合は、部署名の後に御中とつけるか、採用ご担当者様と書くようにしましょう。

③差出人
添え状では、宛先の次にあなたの情報を書きましょう。
郵便番号、住所、電話番号、メールアドレス、氏名を必ず記入します。

④件名
「応募書類の送付について」「〇〇職への応募の件」など、パッと見で添え状とわかるように意識しましょう。

⑤本文
最初に「拝啓」と書き、その後、時候の挨拶・前文を続けます。
次に応募の経緯、自己PR・簡単な経歴などを記入しますが、あくまで添え状ですので、自己PRなどを長々書くのはNGです。
一言あったらアピールになるかも、くらいに考えておきましょう。
そして、最後に、結びの挨拶をし、「敬具」で締めましょう。

⑥同封書類の記載
箇条書きで書類の種類と書類ごとの枚数を記入しましょう。
記入する順番は履歴書→職務経歴書のように封筒にいれる順番と同じにするとわかりやすいですよ。

封筒の記入方法

書類を封筒に入れる前に、封筒の宛名書きを行いましょう。表に宛先を、裏面に自分の住所と名前を必ず記入します。

【記入例】

履歴書送付の際の封筒記入例

この時、封筒と添え状の宛名の表記を統一しているか確認しておくのも忘れずに。

添え状を一番前にして封筒へ

すべての書類と封筒が用意できたら、封筒へ入れます。
ここで注意したいのが、書類を入れる順番です。

添え状を一番上にして、履歴書、職務経歴書、その他の応募書類といった順番で重ねましょう。
添え状に記載した順番を意識することも忘れずに!

送付状や履歴書を封筒に入れる

重ねた書類を封筒に入れる際は、2パターンの方法があります。

1つ目は、3つ折りにして、長3の封筒に入れる方法です。 この方法は書類を折らなくてはいけないため、提出書類が多い場合は避けましょう。

2つ目は、A4が折らずに入る角2サイズの封筒に入れる方法です。
この方法なら、書類を折る必要はありませんので、より丁寧な送り方ができます。
また、図のように書類をクリアファイルに挟んでから入れれば、雨よけにもなるので、多少の水滴なら書類が滲む心配もありません。

事務職などを希望される方は、書類の送り方もチェックされていることがありますので、折らずに入れる方法をおすすめします。

履歴書用の封筒について、詳しくは以下の記事に詳しくまとめてあります。

郵便局から速達で送ろう

郵送する場合は、速達で送ることをおすすめします。
また、郵送料金の不足は絶対にしてはいけませんので、ポストではなく郵便局から発送しましょう。
夜遅くまで開いている窓口もありますから、仕事が終わった後でも窓口発送は可能です。

 
郵便局から速達で送るメリット
  • 通常より早く届く
  • 原則手渡しなので、大事な書類でも安心
  • 不足金の心配もない

どうしても郵便局に行く時間がない時は、以下の図のように封筒に赤線を引くと速達の印になりますので、速達料金分の切手を貼ってポストに投函しましょう。
切手を貼る場合は、キャラものなどは避けたほうが無難です。

速達の印をつけた封筒

郵便局に直接持っていく場合は、速達の印は郵便局側でつけてくれますので、赤線を引かずに持っていって大丈夫ですよ。
窓口で「速達でお願いします」と伝えましょう。

まとめ:添え状は書類郵送時のマナー

履歴書を送る際の添え状について詳しく解説しました。

添え状は履歴書だけでなく、書類を郵送する場合は必ずつけるべき、大切な書類です。
入社前の内定承諾書送付や、入社後にも使える知識ですから、基本をしっかり覚えておきましょう。

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