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気持ちよく退職するために!お礼を伝える4つの方法と気をつけたいポイント

JOBSHIL編集部
退職のお礼をしている女性
この記事のポイント
  • 退職時のお礼は、自分のできる範囲で無理なく行う
  • 手紙やメールで退職時のお礼を伝えるときは、ネガティブなことを書かない
  • お菓子やプレゼントは好みが別れにくいものを選ぶ

目次

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キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
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求職者さん
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辞める側・送り出す側のどちらであっても、最後だからこそできるだけ気持ちよく退職したいと思う方が多いでしょう。
だからこそ、退職時には「お世話になったからお礼を…」と考える方も多いはず。

しかし、お礼と言っても伝え方は様々ですよね。

「定番はお菓子だけど、どんなものがいいの?」
「特にお世話になった人に特別なプレンゼントをあげていいの?」
「文章で感謝の気持ちを伝えたいけど、どうやって書けばいい?」

このように悩んでしまうこともありますよね。

そこで今回は、退職時にお礼を伝えるための方法や、伝え方・迷いやすいポイントについてご紹介します。

退職時のお礼の伝え方

退職の際になぜお礼を伝えるのか、どんな方法で今までの感謝を伝えるべきか考えていきましょう。

退職するまでに上司や同僚にはお世話になったという人も多いはずです。退職時のお礼にはそういった感謝の気持ちを伝える意味があると同時に、辞めることで少なからず手間をかけてしまうことへのお詫びという意味もあります。

理由がどうであれ、お礼を言われたり、プレゼントをもらって気分を悪くする人はほとんどいないでしょうから、気持ちよく退職日を過ごすためにも、お礼はしっかり伝えたほうがいいでしょう。

一般的に、感謝は言葉やプレゼントで伝えることが多いですが、退職の際もそれは同じです。

退職時に感謝を伝える方法
  1. 手紙を書く
  2. メールを送る
  3. みんなにお菓子を用意する
  4. 個別にプレゼントを用意する

これらのすべてを行う必要はありません。

退職前後は忙しいので、お菓子を配るのみ、必要最低限の方のみメールを送るでもかまいません。
無理のない範囲で、感謝を伝えましょう。

それでは、ここからはそれぞれの伝え方のポイントを見ていきましょう。

①手紙を書く

手紙は、特に感謝を伝えたい人がいる場合にオススメです。
時間はかかりますが、内容を考えながら書けるので、想いをしっかりと伝えることができます。

同僚や後輩に向けて書く場合は、それほど気負わずに書けますが、書き方に迷うのが、お世話になった上司や社長、取引先への手紙です。

手紙の形式

仲の良い人に送る場合は、便箋や封筒、縦書き横書きについてもそれほど気にする必要はありません。
書きやすさや送る相手の好みに合ったものを選んでも問題ありません。

一方、上司や社長、取引先に書く場合は、できれば縦書きの花柄や色無地などの派手すぎない便箋・封筒を選ぶことをオススメします。

便箋・封筒を選び終わったら内容についても確認しておきましょう。

手紙の内容

同僚や後輩への手紙では、マナーを気にしすぎるとよそよそしい雰囲気が出てしまうので、あまり気にし過ぎず書くようにしましょう。
しかし、上司や取引先に退職を伝える場合や、退職する上司に送る場合は、通常の手紙マナーに沿って書くことをオススメします。

退職の際の手紙の構成
  1. 前文:頭語「拝啓」・時候の挨拶
  2. 主文1:退職についての概要
  3. 主文2:感謝の言葉
  4. 主文3:今後の展望など
  5. 末文:締めの言葉・結語「敬具」
  6. 後付け:日付・名前

退職についての概要の部分で退職の理由に触れる場合、結婚などの 祝い事以外は「一身上の都合」と書くようにしましょう。

感謝の部分は、上司宛であれば、相手とのエピソードを入れるとより想いが伝わりやすいですね。
取引先に送る場合は、感謝だけでなく後任や引き継ぎについても書いておくと親切です。

「手書きで手紙を書く時間はないかも…」という方はメールで感謝を伝える方法もあります。

②メールを送る

メールは一斉送信ができるので、たくさんの人にメッセージを贈りたい時に向いています。

また、取引先など退職の連絡と合わせて引き継ぎについて触れる場合は、ファイルを添付できるので便利です。

メールを送る際には、社内宛と社外宛で注意点が異なりますので、文面を作成する前にチェックしておきましょう。

社内への退職メールの送り方

社内の人にメールを送る場合は、最終出社日に送るのが一般的です。
事前に文面を用意しておくと、当日慌てることなくメールを送ることができます。

以下のポイントに注意しながら、どのようにメールを送るか考えましょう。

社内向け退職メールのポイント
  • タイトルは「退職の挨拶【名前】」のように簡潔に書く
  • 退職理由は、お祝い事以外は「一身上の都合」と書く
  • 会社や個人への愚痴・嫌味は書かない
  • 退職後の連絡先を書いてもいい
  • 一斉送信の場合は、相手の宛先をBCCに入力する
  • 親しい人やお世話になった人・直属の上司には個別にメールを用意するといい

最後ですから、ネガティブな内容は避け、感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

退職後も連絡を取りたい、連絡を取る必要がある場合は、退職後に繋がる連絡先を書いておくのも忘れずに。

そして、やってしまいがちなのが一斉送信の宛先ミスです。
宛先やCCに入れてしまうと誰に送ったのかわかってしまいますので、一斉送信の場合は相手のメールアドレスはBCCに入力します。ちなみに、一斉送信の際の宛名は「各位」で大丈夫です。

以上のことに気をつけながら、社内のみなさんにメールを送りましょう。

社外への退職メールの送り方

取引先などの社外へ退職の連絡をする場合は、退職日の2〜3週間前には連絡をします。
特に、後任者への引き継ぎが発生する場合は、連絡が遅いとトラブルに繋がる可能性もあります。

以下の点に注意しながら、余裕を持ってメールを送りましょう。

社外向け退職メールのポイント
  • タイトルは名前と社名を入れて簡潔に
  • 退職日をはっきりと書く
  • 後任者や引き継ぎの内容について触れる
  • 退職理由は一身上の都合と書く
  • 私用の連絡先は書かない

社外の人に送る場合は、退職日と後任・引き継ぎについて必ず明記します。

逆に、詳しい退職理由や私的な連絡先を書くことは控えましょう。
あくまで仕事の一環であることを忘れずに、対応しましょう。

③みんなにお菓子を用意する

退職時のお礼の中で一番ポピュラーなのはお菓子ではないでしょうか?
最終出社日に持ってきて、挨拶をしながら渡している光景を見たことがある人も多いはずです。

よく見る光景とはいえ、そもそも配らないといけないのか、どこまで配ればいいのか、どんなお菓子を選べばいいのかも悩みますよね。

退職時のお菓子で迷っている人は、以下のポイントを参考にしてみてください。

お菓子の選び方・渡し方
  • 退職時のお菓子は必須ではない
  • 同じオフィスで働くのが30人以下ならなるべく全員に行き渡るように用意する
  • 予算は1人100円、または全部で2000円〜4000円を目安に
  • 小分け包装されていて、常温保存で日持ちがする商品が好ましい

オススメのお菓子など、退職時のお菓子について詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

④個別にプレゼントを用意する

人数が少ない企業や、特別にお世話になった人にお礼がしたいと考えてる場合は、ちょっとしたプチギフトを送ってみるのも1つの手段です。

お菓子よりもお金はかかりますが、もらったほうはやっぱり嬉しいものですよね。

もちろん、プレゼント必須というわけではないので、あなたの予算と相談しながら贈るか贈らないかを考えましょう。
送る相手は社長や経営陣・お世話になった上司や先輩・仲の良かった同僚や後輩が一般的です。

また、なにを贈るべきか迷っている人は以下の一覧から考えてみてください。

退職時の贈り物候補
  • ハンカチ
  • 紅茶のティーパック
  • コーヒーパック
  • メモ帳などの文房具
  • ハンドクリーム
  • お酒(複数の人に贈る場合は小瓶サイズ)
  • コーヒーショップのカード

その人の好みに合わせたものがベストですが、文房具やコーヒーショップのカードなどは誰でも使いやすいので、迷った時にオススメです。

予算については、予算や人数によって変わってくるので明確な相場といえる規準はありません。
プレゼントを贈る人数が多いのなら、一人数百円でもいいですし、社長や上司にだけに贈る場合は1万円前後の高価なものをあげる人もいます。

高い安いよりも、その人のことを考えて選ぶことが大事ですから、好みなどを事前に知っておくといいですね。

まとめ

退職時のお礼はあくまで気持ちですから、自分のできる範囲でかまいません。

「メールを送って、部署の人にはメッセージシール付きのプチギフトを」
「社長にはとてもお世話になったから手紙を書こう」
「少し人数が多いけど全員に行き渡るようにお菓子を配りたい」

あなたなりの方法で、感謝を伝えてみましょう。

退職は新しい生活への第一歩。
気持ちよく最終出社日が迎えられることを祈っています。

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