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退職挨拶メールの作成ポイント集!【すぐに使える例文付き】

JOBSHIL編集部
退職メールを送ろうとしている人
この記事のポイント
  • 退職までに直接会えない人には必ずメールで挨拶を送る
  • 一斉送信でもよいが、お世話になった人には個別にメールを送る
  • ネガティブなことは書かず、感謝の気持ちを強く伝える内容がベスト

目次

登場人物紹介

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
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転職サイト「転職ナビ」のキャリアアドバイザー。優しく、時に厳しく、丁寧なアドバイスで求職者さんをサポート。
求職者さん
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退職が決まると、引き継ぎなどの準備で忙しくなりますよね。
そんなときでも忘れてはいけないのが、社内や社外・取引先に向けての退職の挨拶です。
とはいえ、全ての人に会って挨拶をするのはなかなか難しいのが現実。

そんなときには、メールで退職の挨拶をするのが大人のマナーです。

今回は、メールで退職の挨拶をする際の書き方・送り方のポイントや、メールの例文をご紹介します!

退職の挨拶をメールでしてもいい?

退職の挨拶は、今までお世話になった方への感謝を伝えるためのもの。
「メールで済ませてしまって大丈夫かな?」と不安に感じる人もいるかもしれません。

もちろん直接会って挨拶するに越したことはありませんが、最近は仕事の連絡はメールで行うことがほとんどなので、メールでの退職の挨拶も失礼ではありません。
直接会えない人には、メールで今までお世話になった感謝の気持ちを伝えましょう。

ちなみに、退職時の挨拶メールは必須なんでしょうか?
最近は退職時に挨拶メールを送ることが一般的になってきています。
もちろん強制ではありませんので、自己判断してくださいね。

退職メール作成のポイント解説!

退職時のメールといっても、基本は一般的なビジネスメールの書き方と一緒です。
特に、以下の項目に気をつけるとよいでしょう。

ポイントまとめ
  1. 宛先(TO,CC,BCC)の使い分けに注意しよう
  2. 一斉送信にはBCCを使おう
  3. 送信タイミングはいつがいい?
  4. 「各位」を使いこなそう

宛先(TO,CC,BCC)の使い分けに注意しよう

送信時に気をつけたいのが、TO,CC,BCCの使い方です。
それぞれの違いを見ていきましょう。

TO:TOにはメイン受信者を入力します。個人宛にメール送信する場合に使用します。

CC:メイン受信者ではないけれど念のために確認してもらいたい相手をCCに含めます。
メール受信者全員にメールアドレスが開示されるので、使用時には注意が必要です。

BCC:誰に共有したか伏せておきたい場合に使用されるのがBCCです。
メールアドレスが他の受信者に開示されることはないため、社外取引先を複数入力したい場合に役立ちます。

一斉送信にはBCCを使おう

一斉送信の場合は、宛先のTOに自分のメールアドレスを入力し、BCCに送信相手のアドレスを入力するようにしましょう。

そうしないと誰に送ったのかがわかってしまうので、不要なトラブルを招くことがあります。

送信タイミングはいつがいい?

社内向けの場合は最終出社日に、社外向けの場合は退職の2〜3週間前に送るのが一般的です。

ただし、企業によっては挨拶メールの送信時期に独自のルールが存在することもあるので、不安な場合は上司に確認しておくことをオススメします。

時間帯は社内向け・社外向けどちらも退社時間の1時間前から終業直前くらいの業務に支障の出ないタイミングが良いとされています。

「各位」を使いこなそう

ビジネスメールでよく使うけれど、意外と知らない「各位」について解説していきます。

各位とは?

「各位」とは2人以上の複数人に対して使う敬称で、そこに含まれる一人ひとりに敬意を表す語です。

各位自体が敬称のため、各位様や各位殿のような表記は二重敬語になってしまいNGです。

各位と皆様のちがいは?

各位と皆様は同意義です。

各位のほうがかしこまっており、皆様は比較するとややカジュアルな印象になります。

目上の人に各位を使うのは失礼?

各位は相手を敬った呼び方であるため、目上の人に使っても失礼にあたりません。

ビジネスメールの書き方については、以下の記事に詳しくまとめてありますので、興味のある方は読んでみてくださいね。

それでは、ここからはより詳しく退職時のメールについてご紹介します。

【社内向け】退職メールのポイント

まずは、社内向けの退職メールを書く際に気をつけたいポイントについてチェックしていきましょう。

社内向け退職メールの書き方
  • タイトルは「退職の挨拶【名前】」のように簡潔に書く
  • 一斉送信の場合の宛名は「各位」でOK
  • 退職理由は、お祝い事以外は「一身上の都合」と書く
  • 直接挨拶ができなかった場合は、メールでの挨拶になることを一言詫びる
  • 会社や個人への愚痴・嫌味は書かない
  • 個別送信の場合は、その人とのエピソードを書くと印象がいい
  • 退職後の連絡先を書いてもいい

大切なのは、ネガティブなことは言わず感謝の気持ちを強調して伝えることです。
間違っても会社の愚痴などは書かず、退職の理由は「一身上の都合」と書きます。

ただし、結婚などのおめでたい理由の場合は、書いてもOKです。

退職後の連絡先については、退職後も連絡をとる可能性がある場合は書いておいたほうが良いですが、一斉送信の場合は無理をして書く必要はありません。
一部の人にのみ連絡先を伝えたい場合は、個別メールで伝えるようにしましょう。

では実際に、以下の例文を参考にしてメールを書いていきましょう。

一斉送信の場合のポイントと例文

先程のポイントをふまえて、まずは一斉送信の例文からご紹介をします。

一斉送信用メール例文

タイトル:退職のご挨拶【利部瀬 太郎】

各位

お疲れ様です。営業部の利部瀬 太郎です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により◯月末で退職することになり、
本日が最終出社日となりました。

本来であれば一人ひとりご挨拶に伺うべきところ、
メールでのご挨拶となり申し訳ございません。

入社から◯年間、至らぬ点もあったとは思いますが、
いつもあたたかく激励をいただき、本当にありがとうございました。
前向きな気持ちで仕事に取り組めたのは、
気にかけてくだる皆様がいらっしゃったからです。本当に感謝しています。
この会社での経験を活かし、これからも頑張っていきたいと思います。

最後になりましたが、皆様のますますのご活躍をお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。

ーーーーーーーーーーーーー
署名

内容は、感謝の気持ちと、これまでの経験を活かして頑張っていきたい旨を簡単に伝えれば問題ありません。

では、次に上司などお世話になった人への送り方を確認していきます。

個別に送る場合のポイントと例文

上司やお世話になった方に、個別に挨拶を送りたい方もいらっしゃるのではないでしょうか。

下記の例文にあるように、メールの内容は基本的に一斉送信とそれほど変わりませんが、個人宛に送る場合はその人との思い出深いエピソードなどを盛り込むと感謝の気持ちがより伝わりやすくなります。

個別に退職メール送る場合は、事前に文面を考えて用意しておくことで、いざ送るとなったときにあわてずにすみますよ。

以下の例文を参考にしてみてください。

個別メール例文

タイトル:退職のご挨拶【利部瀬 太郎】

◯◯営業部長

お疲れ様です。営業部の利部瀬 太郎です。
この度、一身上の都合により◯月末で退職することになり、
本日が最終出社日となりました。

本来ならば直接ご挨拶に伺うべきところですが、メールにて失礼いたします。

在職中は営業としての知識だけでなく、
社会人としての心得など多くのことを教えていただき、
大変お世話になりました。

2年目の10月のことは忘れられません。
トラブルでずっと電話をしていた私に、
根気強く対処法をアドバイスしてくださったこと。
そして、どうしても解決が難しいとなった時に、
「頑張ったね。後は僕がやるから見てて」と電話を変わってくださいました。
あの時、私もいつか◯◯部長のような対応ができるようになりたいと
強く心に思いました。

◯◯部長から教えていただいたことを活かし、これからも頑張っていきたいと思います。

退職後の連絡先は以下になりますので、
何かありましたらご連絡いただけますと幸いです。
メール:xxxxxxx@xxxxxxxxx
携帯:090-0000-xxxxx

最後になりましたが、◯◯部長のますますのご活躍をお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。

ーーーーーーーーーーーーー
署名

ご年配の方の中には、メールだけの挨拶を好まれない方もいらっしゃいます。

そうしたときには、手紙を渡すか事前に直接ご挨拶したうえでメールを送るなどの配慮があるとより好印象です。

社内のお世話になった人だからこそ、今までの感謝の気持ちをしっかり伝えられると良いですね。

【社外向け】退職メールのポイント

社外向けの退職メールには、後継者への橋渡しなど取引先へ安心感を与える目的で送ります。

会社同士の今後の信頼関係にもつながるので、無責任だと思われないように誠意を持って対応しましょう。

では、社外向け退職メールの書き方のポイントをご紹介します。

社外向け退職メールの書き方
  • タイトルは「退職のご挨拶【株式会社◯◯ 名前】」のように簡潔に書く
  • 退職日をはっきりと書く
  • 後任者や引き継ぎの内容について触れる
  • 退職理由は一身上の都合と書く
  • 会社や個人への愚痴・嫌味は書かない
  • 私用の連絡先は書かない
  • 退職までに直接会えない場合は、お詫びを伝える

社外向けの退職の挨拶では、後任の担当者など仕事に関することについても伝える必要があるので、記録として残るメールで送ると安心です。
そして、社外の場合は直接ご挨拶に伺う場合にも、事前にメールで退職する旨を伝えておくことをオススメします。

もちろん、今までお世話になったことへのお礼も忘れずに書きましょう。

また、親しい間柄の相手には個人的な連絡先を伝えておこうと思う方もいるかもしれませんが、退職の挨拶はあくまでビジネスメールなので、個人的な連絡先を書くことはNGです。

それらに注意しながら、以下の例文を参考に書いてみましょう。

個別メール例文

タイトル:退職のご挨拶【株式会社◯◯ 利部瀬 太郎】

株式会社△△ 総務部
□□ □□ 様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の利部瀬 太郎でございます。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により◯月◯日をもって
株式会社◯◯を退職することとなりました。

□□様には、いろいろとお力添えいただきましたこと、
あらためて御礼申し上げます。

後任は同じ営業部の××が務めさせていただきます。
後日あたらめて××がご挨拶に伺いますので、
変わらぬご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。

本来ならば直接ご挨拶するべきところ、
メールでのご挨拶となりますこと、心からお詫び申し上げます。

最後になりましたが、貴社のご発展と
□□様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーー
署名

お礼とともに、退職日や自分がいなくなった後のことについてもしっかり書きましょう。

後任者と一緒に引き継ぎの挨拶に行く場合は、「後日あらためて××と共にご挨拶に伺いますので、〜」と書き、メールのみでの挨拶となるお詫びを削除すればOKです。

あなたが退職した後も企業間の取引は続くので、失礼のないよう最後までしっかりと対応することが大切です。

退職メールに返信がきたらどうする?

退職メールを送った後、返信をもらう場合があるかもしれません。
そんなとき、「返信に返信をしたほうがいいの?」と困ってしまいますよね。

マナーの観点から言えば、再返信しなくても失礼にはあたりません。

しかし、メッセージをくれた方はきっとあなたと親しかったり、あなたのことを想ってくれる方でしょう。

今後もお付き合いをしていきたいのなら、返信してみてはいかがでしょうか。

まとめ:退職メールは感謝の気持ちを伝えるチャンス

退職メールは、事務的な連絡だけでなく、感謝の気持ちを伝えるためにもとても有効です。

辞めるからこそ、これまで伝えられなかった具体的なお礼をするチャンスでもあります。

お互いが気持ちよく退職の日を過ごすことができるよう、正しいメールのマナーで有終の美を飾りましょう。

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