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履歴書をメールで送る方法!スマホの場合は?パスワードは必要?

JOBSHIL編集部
パソコンを開き履歴書を送ろうとしている女性
この記事のポイント
  • 履歴書はPCかアプリで作成するのがオススメ
  • 添付ファイルにはパスワードを設定しよう
  • 鍵をつけたファイルとパスワードは別々のメールで送ろう

目次

登場人物紹介

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
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転職サイト「転職ナビ」のキャリアアドバイザー。優しく、時に厳しく、丁寧なアドバイスで求職者さんをサポート。
求職者さん
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初めての転職で不安いっぱい。優柔不断で、引っ込み思案なのを気にしている。アドバイスを基に、転職成功をめざす!

履歴書を送ることは、企業への最初のアピールポイントですから、ここで失敗はしたくはないですよね。
せっかく中身がよくても、メールの送付方法が適当だと印象はガタ落ちです…。

以前は郵送することが多かった履歴書ですが、最近ではメールからの送付やWEB履歴書での応募が主流となっています。

そこで今回は、メールで履歴書を送る場合に気をつけたいビジネスマナーを、メール例文も交えてご紹介していきます。

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履歴書は手書き?パソコンで作成?

現在、履歴書作成はパソコンやスマホアプリを使うのが一般的です。

「履歴書はやっぱり手書きがよいのでは?」と思う方もいるかもしれませんが、安心してください。
最近は「パソコンで作ったから、手書きだから」という理由が合否に影響することはほとんどありません

一方で、手書きの場合、字が汚かったり、漢字が間違っていたりすると、マイナスポイントになってしまうことも…。

採用担当者の読みやすさを考えるなら、パソコンで作った履歴書がおすすめです。

まれに、手書き指定の企業がありますので、その場合は手書きにしましょう。
また、字の綺麗さをアピールしたい場合は、あえて手書きにするという方法もあります。

履歴書形式はJIS規格を選ぶ

履歴書を書き始める前に、使いやすい履歴書の選び方をご紹介します。

一口に履歴書といっても、自由記述欄が広いもの、経歴欄が広いもの、趣味や特技など細かく欄が区切られたものなど、さまざまな種類があります。

企業側から指定がない限りは、転職回数などに応じて、ご自身で好きなものを選んでいただいて大丈夫です。
どれにしようか迷ったときは、JIS規格と表記があるものを選べば、間違いありません

【JIS規格履歴書見本】

JIS規格履歴書見本
 
基本項目

記入日・氏名・生年月日・性別・現住所・電話番号・メールアドレス・学歴・職歴

連絡先や経歴など、あなたの基本的な情報を、間違いのないように書きましょう。

 
アピール項目

資格・免許・志望動機・特技・好きな学科・アピールポイント・通勤時間・配偶者・配偶者の扶養義務・扶養家族・本人希望欄

履歴書見本のように自由記述の場合は、志望動機や自己PRをメインで書きましょう。
好きな学科や特技などの項目は新卒者やアルバイト向けなので、転職の場合は記載しなくてもOKです。

手書きの場合はコンビニでも買えますし、履歴書用のテンプレートデータは、さまざまなサイトでダウンロードできますので、あなたの使いやすい履歴書を選びましょう。
以下の記事からも、履歴書を無料ダウンロードすることができます。

手書きで履歴書をつくる

手書きの履歴書をメールで送る場合は、データ化する必要があります。
方法はそれほど難しくはないのでご安心ください。
家庭用の複合プリンターやスキャナーでも、簡単にスキャンすることができます。

この時、解像度は300〜400dpiを目安に設定すると、読みやすくなります
スキャンしたらPDF形式でデータを保存しましょう。

また、ご家庭に機材がない場合は、以下の施設でスキャンしてPDFにすることが可能です。

 
スキャンができる施設例
  • 大手コンビニエンスストア
  • 漫画喫茶・ネットカフェ(一部店舗のみ)
  • 一般利用可の印刷専門店

保存するにはUSBメモリやスマホなどの保存用機器を持参する必要があります。
各店舗で対応している記録媒体が違いますが、基本的にはUSBメモリには対応していますので、忘れず持っていきましょう。

一般利用可の印刷専門店・キンコーズのホームページはこちら
キンコーズ

パソコンで履歴書をつくる

まずは、パソコンで履歴書を作成する場合の流れを簡単にご紹介します。

パソコンでの履歴書作成の流れ
  1. 履歴書のテンプレートをダウンロード
  2. 証明写真を準備
  3. 証明写真を履歴書データに添付
  4. 入力が終わったらPDF化して保存

それぞれ詳細を見ていきましょう。

①履歴書のテンプレートをダウンロード

パソコンで作る場合は、JOBSHILなどのサイトからWordやExcel形式のテンプレートをダウンロードし、情報を入力していきます。

履歴書に向いたフォントは、明朝体またはゴシック体です。

②証明写真を準備

内容を打ち込み終わったら、次は証明写真を準備しましょう。

証明写真は以下のような方法で撮影することができます。

 
証明写真の撮影方法
  • 写真館で撮影してもらう
  • 証明写真機で撮影する

やはり、写真館でプロに撮影してもらうと、キレイに写るもの。
さらに、撮影した写真をデータ化して渡してくれるので、WordやExcelに用に加工しやすくなるので便利ですよ。

予約無しで撮影可能な写真館
カメラのキタムラ

とはいえ、写真館に行く時間がない場合は、駅などにある証明写真機を使いましょう。
最新機種では、プリクラのように撮影した写真をスマホに保存できる機種もありますので、お近くにある方は活用してみてください。

スマホにデータ転送できる証明写真機
証明写真機Ki-Re-i
証明写真機検索
証明写真MAP

③証明写真を履歴書データに貼付

WordやExcelにデータを添付する手順を見ていきましょう。

 
写真を貼り付ける手順
  1. 画面の左上にある「挿入」をクリック、「画像」を選択
  2. 「挿入したい画像」を選択し、「挿入」をクリック
  3. 履歴書の写真の欄に合わせて貼り付ける
エクセルで画像を貼り付ける方法

写真がWordやExcel上に表示されたら、履歴書の規定に合わせて大きさを合わせなくてはいけません。
サイズは横30mm✕縦40mmが一般的です。
画像をダブルクリックするとウィンドウの右上に出てくる「サイズ」で幅と高さを調整しましょう。

④入力が終わったらPDF化して保存

写真を貼り終わったら、データを保存をしましょう。

Word・Excelファイルでの提出を求められた場合は、保存するファイルの種類に注意してください。
ファイルの最後につく「.~」拡張子の部分、 Wordは「.doc」、Excelは「.xls」にして保存しましょう。

企業側からWord・Excelのまま送付するように指示がない場合は、PDF化をしてから送付するのが基本です。

 
Word・ExcelからのPDF化手順
  1. ウィンドウの左上にある「ファイル」をクリック、「名前をつけて保存」を選択
  2. デスクトップを保存先に選択(わかりやすいように)
  3. ウィンドウ下部のファイル名を「履歴書_名前_日付」、ファイルの種類をPDFに変える
  4. 保存をクリック
PDFの保存方法

やってみるとわかりますが、簡単にPDF化できますよ。

スマホで履歴書をつくる

パソコンをお持ちでない場合は、スマホからでも履歴書作成が可能です。

スマホにはWord・Excelなどのソフトが付いていないので、アプリを使うか、WEB上で完結できるサービスを利用しましょう。

最近では、履歴書作成に特化したアプリもいくつかあります。
コンビニでの印刷可能な機能が付いているものを選べば、自宅にプリンターがなくても簡単に印刷ができますよ。
アプリ内で操作が完結するので、データをダウンロードしなくて良いのも嬉しいポイントです。

また、スマホで履歴書を作成するには、オンラインサービスを利用する方法も。
サイトにアクセスし、名前や職歴をフォームに入力するだけで履歴書が完成します。

「もっと簡単に履歴書が作れるといいのに…」という方は、転職ナビを利用してみてはいかがでしょうか?
転職ナビでは、会員登録することで、項目記入済みの履歴書を無料でダウンロードすることができます。

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履歴書を書き終わったら、送る前に内容の添削をしてもらうと安心です。
添削のポイントについては、以下の記事にまとめてあるのでチェックしてみてください!

ドメイン指定・表示名を確認する

最近ではGmailやYahoo!メールなどのフリーメールを転職活動に使う方も増えています。

フリーアドレスを使うなら注意しておきたいポイントを以下にまとめましたので、チェックしていきましょう。

 
メールの設定チェック
  1. メールフィルターでドメイン設定している場合は解除しておく
  2. 自身のメール設定に表示名やニックネームが設定されている場合は、本名に変更、または解除しておく
  3. 新しくメールアドレスを作る場合は、「名前@~」がベスト

ドメイン設定(受信制限)をしたままだと、企業からの返信メールを受信できない可能性がありますので、特に注意が必要です。

また、転職活動で使うアドレス名は、自分の苗字と名前を使用したシンプルなものがベスト
好きな芸能人や趣味、あだ名などを反映したアドレスは幼い印象になり、採用担当者から「この人はビジネスマナーを知らないのかな?」と思われてしまう可能性があるので、避けた方が無難です。

転職活動中は、企業とのメールのやりとりが多くなります。
連絡の見落としを予防するために、転職活動用の新しいメールアドレスを作るのもひとつの手です。

履歴書にパスワードを設定しよう

履歴書はあなたの個人情報が詰まっている書類です。
もしメールアドレスを間違えてしまって、赤の他人に届いてしまったら大変ですよね。
そういった事故を防ぐためにも、履歴書にはパスワードをかけることをおすすめします。

また、個人情報が入っている書類にパスワードを付けることは、ビジネスマナーでもあります。
パスワードを設定することで、セキュリティ意識がきちんとあることをアピールする機会にもなりますよ。

 
パスワードの設定方法
  1. Lhaplus のインストール
  2. パスワードをかけたいファイル上で右クリック
  3. 圧縮→.zip(pass)を選択
  4. パスワードを設定→OKをクリック

ファイルにパスワードをかける場合は、ファイルをZIP化(圧縮)する必要があります。
パスワード付きZIPファイルの作成には、「Lhaplus」などの圧縮ソフトが便利です。まずはインストールしておきましょう。

▽無料フリーソフト「Lhaplus」のダウンロードページはこちら!

メールで送る場合、パスワードはかけたほうがいいのですが、中小企業では書類にパスワードをかける文化がない企業もまだまだあります。 心配な場合は、履歴書を送るように言われたときに、パスワードをつけてよいか確認してみましょう。

メール例文

パスワードを設定したら、いよいよメール作成にうつります。

パスワードを設定したファイルを送る時は、ファイルとパスワードは必ず別のメールで送ります。
メールを分けて送るのは、万一送信ミスが起こった場合に、受領先で開封されてしまうことを防ぐためです。

パスワードお知らせのためのメールは、新規で立ち上げて作成するようにしましょう。
上書き返信にしてしまうとパスワードをつけた意味がなくなってしまうのでご注意ください。

まずは、ファイルを添付する方のメール例文をご紹介します。

 
ファイル添付メールの例文

〇〇株式会社
総務部 人事課
採用ご担当者 様

はじめまして。
私は、〇〇 〇〇と申します。

この度、〇〇にて、貴社〇〇職の求人を拝見し、応募させていただきました。

私は、◯年間〇〇職として働いております。
これまでの経験を活かし、貴社の〇〇職として、貢献していきたいと思っております。

まずは、履歴書を送付いたしますので、ご査収くださいませ。

なお、履歴書にはパスワードを設定しております。
後ほど、パスワードを記載したメールを送付いたしますので、合わせてご確認ください。

お忙しいとは存じますが、ご確認いただき、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

----------------------
[名前]
xxxx@xxxx.com
080-0000-0000
〒000-0000
東京都品川区〇〇0-00-00
〇〇ハイツ 106号室(建物名まで正確に)
----------------------

履歴書送付のメールにはいくつかポイントがありますので、以下で簡単に確認してみましょう。

 
履歴書送付メールのポイント
  1. 宛先は省略しない ※(株)(有)は使いません
  2. フルネームで自己紹介
  3. 何経由で応募したか・希望職種を記載する
  4. 簡単な経歴や自己PRを入れてもいい
  5. 履歴書にパスワードを設定していること、別メールでパスワードを送ることを伝える
  6. 署名には、名前・連絡先・住所を正確に書く

では次に、パスワードをお知らせするためのメール例文を確認しましょう。

 
パスワード通知メールの例文

〇〇株式会社
総務部 人事課
採用ご担当者 様

お世話になっております。
先程、履歴書を送付させていただいた〇〇 〇〇です。

履歴書のパスワードを送付させていただきます。
パスワード:00000000

先ほどのメールと合わせてご確認ください。

お手数おかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

----------------------
[名前]
xxxx@xxxx.com
080-0000-0000
〒000-0000
東京都品川区〇〇0-00-00
〇〇ハイツ 106号室(建物名まで正確に)
----------------------

メールのタイトルは、「【苗字 名前】履歴書パスワードにつきまして」など、一目で分かるものにしておくと、採用担当者が判別しやすくなります。

送信前には最終チェックをしておこう

企業にメールを送る前には、忘れずに最終チェックをしておきましょう。

せっかく履歴書を満足のいく内容にまとめることができても、小さなミスで採用担当の方からの印象をダウンさせてしまうのはもったいないです。

そうならないために、以下のポイントをきちんと確認するようにしてください。

メール送付前のチェックポイント
  • 添付する履歴書に誤字脱字がないか
  • 履歴書に証明写真は添付されているか
  • 添付ファイルにパスワードをかけているか
  • メールに履歴書データを添付できているか
  • メールの宛先は正しいか
  • メール本文に誤字脱字がないか (特に担当者名に注意!)
  • 署名欄はメールの文末に入っているか
添付漏れ・記入漏れ・送信ミスにご注意くださいね。

まとめ

今回は、メールでの履歴書提出について、ご紹介させていただきました。

企業にあなたの魅力をアピールする機会は、書類の中身だけではありません。
書類の送り方も立派なアピールポイントですから、ビジネスマナーを守って対応していきましょう。

履歴書のメール送付って、やることも確認事項もたくさんあって大変ですね…。
そんな方には、転職ナビがオススメです。

転職ナビなら、WEB上で応募が完結するので、メール作成の手間がありません。
また、履歴書を登録しておけば何度でも利用でき、更新や修正も簡単です。

しかも、キャリアアドバイザーが履歴書を作成代行するサービスもあるんですよ。
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