JOBSHIL [ジョブシル] 転職に役立つノウハウメディア
  1. ビジネスマナー
  2. うっかりさんも安心!履歴書をメールで送るときのマナーと注意点

うっかりさんも安心!履歴書をメールで送るときのマナーと注意点

JOBSHIL編集部
パソコンを開き履歴書を送ろうとしている女性
この記事のポイント
  • メールに添付するのはパソコンで作成した履歴書でOK
  • 履歴書のファイルにはパスワードを設定しよう
  • 鍵をつけたファイルとパスワードは別々のメールで送ろう

目次

登場人物紹介

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
転職サイト「ジョブセンスリンク」のキャリアアドバイザー。優しく、時に厳しく、丁寧なアドバイスで求職者さんをサポート。
求職者さん
求職者さん
初めての転職で不安いっぱい。優柔不断で、引っ込み思案なのを気にしている。アドバイスを基に、転職成功をめざす!

履歴書を送ることは、企業への最初のアピールポイントですから、ここで失敗はしたくはないですよね。
せっかく中身がよくても、送付方法が適当だと印象はガタ落ちです…。

以前は郵送することが多かった履歴書ですが、最近ではメールでの送付やWEB履歴書での応募が主流となっています。
そこで今回は、メールで履歴書を送る場合に気をつけたいビジネスマナーを、メール例文も交えて紹介します。

履歴書は手書き?パソコンで作成?

メールで送るのですから、パソコンで作った履歴書を送るのが一番簡単です。
「履歴書はやっぱり手書きがよいのでは?」と思う方もいるかもしれませんが、安心してください。
最近は「WordやExcelで書いたから、手書きだから」という理由が合否に影響することはほとんどありません。

しかし、手書きの場合は、字が汚かったり、漢字が間違っていたりすると、マイナスポイントになってしまいますから、基本的には、パソコンで作った履歴書をおすすめします。

まれに、手書き指定の企業がありますので、その場合は手書きで書きましょう。 また、字の綺麗さがアピールしたい場合は、あえて手書きにするという手もありますね。

履歴書形式は、迷ったらJIS規格

一口に履歴書といっても、自由記述欄が広いもの、経歴欄が広いもの、趣味や特技など細かく欄が区切られたものなど、さまざまな種類があります。

企業側から指定がない限りは、転職回数などに応じて、ご自身で好きなものを選んでいただいて大丈夫です。
どれにしようか迷ったときは、JIS規格と表記があるものを選べば、間違いありません。

【JIS規格履歴書見本】

JIS規格履歴書見本
 
基本項目

記入日・氏名・生年月日・性別・現住所・電話番号・メールアドレス・学歴・職歴

連絡先や経歴など、あなたの基本的な情報を、間違いのないように書きましょう。

 
アピール項目

資格・免許・志望動機・特技・好きな学科・アピールポイント・通勤時間・配偶者・配偶者の扶養義務・扶養家族・本人希望欄

「資格や免許は何級でも書いていいのか、志望動機はどうしよう…」と悩みがちな項目です。
また、特技や好きな学科は、転職活動の履歴書では、無理に書く必要はありません。
履歴書見本のように自由記述の場合は、志望動機やアピールポイントをメインで書いても大丈夫ですよ。

手書きの場合はコンビニでも買えますし、パソコンでの作成なら、さまざまなサイトでダウンロードできますから、あなたの使いやすい履歴書を選びましょう。

手書き履歴書はスキャンしてPDF化

手書きの履歴書をメールで送る場合は、データ化する必要があります。
家庭用の複合プリンターやスキャナーでも、簡単にスキャンすることができます。

ご家庭に機材がない場合は、以下の施設でスキャンしてPDFにすることが可能です。

 
スキャンができる施設
  • 大手コンビニエンスストア
  • 漫画喫茶・ネットカフェ(一部店舗のみ)
  • キンコーズ

保存するにはUSBメモリやスマホなどの保存用機器を持参する必要があります。
各店舗で対応している記録媒体が違いますが、基本的にはUSBメモリは対応していますので、忘れず持っていきましょう。

キンコーズのホームページはこちら
キンコーズ

パソコン、スマホで履歴書をつくる

パソコンで作る場合は、ハローワークなどのサイトからWordやExcel形式のテンプレートをダウンロードし、入力しましょう。

また、パソコンを持っていない場合はスマホでも作ることが可能です。
履歴書作成ができるスマホアプリも出ていますが、転職サイトのジョブセンスリンクでは、会員登録することで、項目記入済みの履歴書が無料でダウンロードできます。

会員登録をすると、必要項目が入力された
履歴書をダウンロードできます。

会員登録はこちら

写真撮影は写真館がおすすめ

内容を打ち込み終わったら証明写真を貼り付けます。
証明写真は以下のような方法で撮影することができます。

 
証明写真の撮影方法
  • 写真館で撮影してもらう
  • 証明写真機で撮影する
  • スマホアプリで撮影する

写真写りでいえば、写真館で撮影するのがベストです。
さらに、撮影した写真をデータ化して渡してくれるので、WordやExcelにも貼りやすいのも嬉しいですね。

予約無しで撮影可能な写真館
カメラのキタムラ

写真館に行く時間がない場合は、駅などにある証明写真機を使いましょう。
最新機種では、プリクラのように撮影した写真をスマホに保存できる機種もありますので、お近くにある方は活用してみてください。

スマホにデータ転送できる証明写真機
証明写真機Ki-Re-i
証明写真機検索
証明写真MAP

スマホアプリで撮影する方法ですが、これはあくまで「提出期限30分前!どうしよう…」というような緊急時のみ、使用しましょう。

証明写真を貼り付ける方法

WordやExcelの場合は、以下の手順で貼り付けましょう。

 
写真を貼り付ける手順
  1. 画面の左上にある「挿入」をクリック、「画像」を選択
  2. 「挿入したい画像」を選択し、「挿入」をクリック
  3. 履歴書の写真の欄に合わせて貼り付ける
エクセルで画像を貼り付ける方法

写真がWordやExcel上に表示されたら、履歴書の規定に合わせて大きさを合わせなくてはいけません。
サイズは横30mm✕縦40mmが一般的です。
画像をダブルクリックするとウィンドウの右上に出てくる「サイズ」で幅と高さを調整しましょう。

書き終わったら保存・PDF化

写真を貼り終わったら、保存をしましょう。

Word・Excelファイルでの提出を求められた場合は、保存するファイルの種類に注意してください。
ファイルの最後につく「.~」拡張子の部分、 Wordは「.doc」、Excelは「.xls」にして保存しましょう。

企業側からWord・Excelのまま送付するように指示がない場合は、PDF化をしてから送付するのが基本です。

 
Word・ExcelからのPDF化手順
  1. ウィンドウの左上にある「ファイル」をクリック、「名前をつけて保存」を選択
  2. デスクトップを保存先に選択(わかりやすいように)
  3. ウィンドウ下部のファイル名を「履歴書_名前_日付」、ファイルの種類をPDFに変える
  4. 保存をクリック
PDFの保存方法

やってみるとわかりますが、簡単にPDF化できます。

ドメイン指定・表示名を確認

最近ではgmailやyahooなどのフリーメールを就職活動に使う方も増えています。
また、転職活動用に新しくアドレスを作られる方もいらっしゃるかもしれません。

その際に注意したいポイントをまとめましたので、メールを送る前にチェックしてみましょう。

 
メールの設定チェック
  1. メールフィルターでドメイン設定している場合は解除しておく
  2. 自身のメール設定に表示名やニックネームが設定されている場合は、本名に変更、または解除しておく
  3. 新しくメールアドレスを作る場合は、「名前@~」がベスト

ドメイン設定をしたままだと、企業からの返信メールを受信できない可能性がありますので、特に注意が必要です。

メロディーコール・待ちうたはオフに

忘れがちなのがメロディーコールや待ちうたです。

メールで履歴書を送ったからと言って、その後の連絡がメールとは限りません。
採用担当者が電話連絡をしたときに、大音量で音楽やセリフが流れてしまうと、相手を驚かせてしまいますし、悪い印象を与えてしまう可能性もあります。

履歴書に書く電話番号のメロディーコール(待ちうた)は、転職活動中は必ずオフにしておきましょう。

履歴書にパスワードを設定しよう

履歴書はあなたの個人情報が詰まっている書類です。
もしメールアドレスを間違えてしまって、赤の他人に届いてしまったら大変ですよね。
そういった事故を防ぐためにも、履歴書にはパスワードをかけることをおすすめします。

また、個人情報が入っている書類にパスワードを付けることは、個人情報を多く扱う業界であれば常識です。
パスワードを設定することで、セキュリティ意識がきちんとあることをアピールする機会にもなります。

 
パスワードの付け方
  1. 鍵をかけたいファイル上で右クリック
  2. 圧縮→.zip(pass)を選択
  3. パスワードを設定しOK
メールで送る場合、パスワードはかけたほうがいいのですが、中小企業では書類にパスワードをかける文化がない企業もまだまだあります。 心配な場合は、履歴書を送るように言われたときに、パスワードをつけてよいか確認してみましょう。

メール例文

パスワードを設定したら、いよいよメールを送りましょう!

パスワードを設定したファイルを送る時は、ファイルとパスワードは必ず別のメールで送ってください。
一緒に送ってしまっては、パスワードを付けた意味がなくなってしまいますね。

 
ファイル添付メールの例文

〇〇株式会社
総務部 人事課
採用ご担当者 様

はじめまして。
私は、〇〇 〇〇と申します。

この度、〇〇にて、貴社〇〇職の求人を拝見し、応募させていただきました。

私は、◯年間〇〇職として働いております。
これまでの経験を活かし、貴社の〇〇職として、貢献していきたいと思っております。

まずは、履歴書を送付いたしますので、ご査収くださいませ。

なお、履歴書にはパスワードを設定しております。
後ほど、パスワードを記載したメールを送付いたしますので、合わせてご確認ください。

お忙しいとは存じますが、ご確認いただき、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

----------------------
[名前]
xxxx@xxxx.com
080-0000-0000
〒000-0000
東京都品川区〇〇0-00-00
〇〇ハイツ 106号室(建物名まで正確に)
----------------------

履歴書送付のメールにはいくつかポイントがありますので、以下で簡単に確認してみましょう。

 
履歴書送付メールのポイント
  1. 宛先は省略しない
  2. フルネームで自己紹介
  3. 何経由で応募したか・希望職種を記載する
  4. 簡単な経歴や自己PRを入れてもいい
  5. 履歴書にパスワードを設定していること、別メールでパスワードを送ることを伝える
  6. 署名には、名前・連絡先・住所を正確に書く

では次に、パスワードを送るためのメール例文を確認しましょう。

 
パスワード通知メールの例文

〇〇株式会社
総務部 人事課
採用ご担当者 様

お世話になっております。
先程、履歴書を送付させていただいた〇〇 〇〇です。

履歴書のパスワードを送付させていただきます。
パスワード:00000000

先ほどのメールと合わせてご確認ください。

お手数おかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

----------------------
[名前]
xxxx@xxxx.com
080-0000-0000
〒000-0000
東京都品川区〇〇0-00-00
〇〇ハイツ 106号室(建物名まで正確に)
----------------------

パスワードを送るためのメールでは、宛名やあなたの情報部分を変えて送れば問題ありません。

返事が来たらメールを返そう

メールに返信があった場合には、返事を返すようにしましょう。
受取確認の連絡のみだった場合は、「受取のご連絡、ありがとうございます。ご検討よろしくお願いいたします。」というようなことを送れば、問題ありません。

まとめ

今回は、メールでの履歴書提出について、紹介させていただきました。

企業にあなたの魅力をアピールする機会は、書類の中身だけではありません。
書類の送り方も立派なアピールポイントですから、失礼のない方法で対応していきましょう。

無料
転職サポートサービス
書類審査に通りやすい履歴書づくりをお手伝いします!
詳しくはこちら