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【記入例あり】退職の挨拶は手紙で!感謝が伝わる書き方マナー

JOBSHIL編集部
お世話になった課長に退職の手紙を書く女性
この記事のポイント
  • 手紙で退職の挨拶をしたい人に向けた記事
  • 親しい人・社外の方宛の内容を紹介
  • スタンダードな手紙の書き方も説明

目次

登場人物紹介

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
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求職者さん
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退職をするとなったとき、特にお世話になった方には、特別な方法で感謝を伝えたいと思う方もいるのではないでしょうか?

そんなときに思いつく方法の1つが手紙です。

とはいえ、最近ではメールやLINEで連絡することが多く、ちゃんとした手紙を書く機会は少なくなりました。

そのため、
「手紙は書くべき?」
「何を書いたらいいのかわからない」
など、悩む方もいるのではないでしょうか?

そこで今回は、退職する際の手紙について、便箋や封筒の選び方から書き方までご紹介いたします。

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手紙を書くのは必須ではない

そもそも「手紙を書く必要ある?」と、悩んでいる方もいるのではないでしょうか?

実際、最近では仕事の要件はメールで済ませることが増えているので、退職の挨拶は手紙でということはほとんどなくなりました。

とはいえ、書いてはいけないというわけでもありませんし、親しい人から手紙を貰うと、やっぱり嬉しいですよね。

お世話になった人にはあえて手紙で感謝を伝えてみるというのもいいのではないでしょうか。

親しい人には想いのまま手紙に書いてOK

書き方に悩むこともあるかもしれませんが、職場の親しい人に宛てた手紙なら、形式などは気にせず書いても大丈夫です。

照れくさくて直接言えない感謝などを、あえて手紙として送ってみてもいいですね。
形式的なマナーを気にしすぎるよりも、想いを込めて書くことが大切です。

また、渡すタイミングもそれぞれでOKです。
退職前に一緒に食事をしたとき、最終出社日、退職後落ち着いた頃など、事情に合わせて、ベストなタイミングを見計らいましょう。

基本的な手紙のマナーも知っておくと◎

会社の親しい人には気負わずにと言っても、基本的な手紙の書き方も知っておきたいですよね。

ここで、正式な手紙を書くときにも役立つ、手紙の書き方の基本をチェックしておきましょう。

スタンダードな手紙のマナー
  • 便箋・封筒はシンプルなものを
  • 基本は縦書き
  • 縦書きの場合、相手の名前は中央より上に自分は下に
  • 2枚になるときは、2枚目に後付けだけこないように

あとは、肝心の内容ですよね。
例文を作成したので、次で詳しく説明します。

手紙の内容

上司への退職の挨拶

上の図は正しい手紙の例をまとめたものです。

退職の挨拶の場合は、各部分には以下のような内容を入れます。

各項目の内容
  • 前文:「拝啓」と時候の挨拶
  • 主文:退職の概要・お礼や感謝・今後の展望
  • 末文:締めの挨拶と「敬具」
  • 後付け:日付・自分の氏名・宛名

主文については渡すタイミングによって内容を変えたり、具体的なエピソードを書くなど工夫できるといいですね。
退職前に渡すのであれば、退職日を明記しておくことをお忘れなく。

また、ここでご紹介した手紙の基本的な書き方は、社外に向けた退職の挨拶にも応用することができます。

社外に手紙を送るときは?

社外に退職の挨拶を送るときも、基本的には先程の内容をアレンジすればOKです。

社外用退職の挨拶

このように基本の構造は変わりませんが、主文の中身などが変わってきます。
お礼を伝えたあとは、後任など今後の仕事についてをしっかり記載しましょう。
また、前文と末文も企業用に変更します。

とはいえ、退職の挨拶を社外に手紙で送ることも現在はほとんどありません。
こちらもメールが主流です。

ただ、以下のような相手への退職の挨拶は、手紙のほうが好印象な場合もあります。

退職を手紙で伝えたほうがいい相手
  • 伝統のある老舗企業
  • パソコンが得意ではない方が多い企業
  • 社長と親交があるなど、より丁寧に対応したい企業

業務でパソコンをあまり使わないという企業も稀にあります。

そういった企業と取引がある場合は、手紙で対応したほうがいいでしょう。

手書きをするには手紙の枚数が多い場合は、はがきに印刷するという方法もあります。

手紙だからこそ伝わることもある

メールが主流の時代だからこそ、手紙は以前よりも特別なものになっているように思います。

手紙を受け取った相手側も、自分のために時間と手間をかけて感謝を伝えてもらえるのは、やっぱり嬉しいはず。

気持ちをしっかり伝えるために、手紙という選択肢を選んでみてもいいですね。

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