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【見本あり】完ペキな退職願にするための書き方・提出マナー

JOBSHIL編集部
退職願を書いている人
この記事のポイント
  • 退職願の役割を詳しく解説
  • 退職願の書き方と提出方法を紹介
  • 提出のタイミングも重要

目次

登場人物紹介

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
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求職者さん
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退職を決意して上司へ相談しようというときに、「そういえば退職願はどうしたら…」と悩むことありませんか?
なかなか書くことのない書類なので、何を書くべきかどういったフォーマットにすればいいのか渡し方のマナーがあるのかなど、疑問がたくさんわいてきてもおかしくありません。

そこで今回は、退職願の書き方・封筒のマナー、渡し方について、例も交えながら詳しく説明します。

最終出社日までトラブル無く過ごすためにも、退職願について提出前にしっかり確認しておきましょう。

退職願とは?退職届との違い

退職する際に提出する退職願ですが、退職届という似たような書類があります。

この二つ、内容はあまり変わらないのですが、書類の性質は大きく異なります。

  退職願 退職届
企業側との合意 合意なし 合意あり
撤回 可能(※) 不可

※ただし撤回すると、その後の業務に支障がでる場合もあります。

退職願は企業に「退職したい」とお願いする書類なので、多少タイミングにズレがあったとしてもそれほど大きな問題にはなりません。
一方、退職届は「退職します」と言い切る書類なので、提出のタイミングを間違うと相手の反感を買ってしまうこともあります。

相談の際に提出するのが退職願相談後に退職日が決定したら提出するのが退職届と覚えておき、書類提出のタイミングを間違わないようにしましょう。

退職願は、自分から辞めたいと申し出る書類なので、自己都合の場合に提出しますが、退職届は会社都合の場合も求められる場合があります。

退職願を提出するタイミング

退職願は退職の相談をする際に提出しますが、必須というわけではありません。
口頭説明で済むのであれば、無理に提出する必要はないので、企業の就業規則に従いましょう。

企業によっては就業規則に「退職日の1ヶ月以上前に退職願を提出」などと提出するタイミングが書いてある場合もあります。

退職願の提出に必要なもの

退職願を提出する必要がある場合は、書く前にまず、用意するものをチェックしておくと安心です。

退職届の提出に必要なもの

用紙
PCで書く場合:白無地のA4サイズのコピー用紙
手書きの場合:白無地or罫線付きのB5サイズ便箋

封筒
白無地
用紙がA4サイズ:白無地長形3号
用紙がB5サイズ:白無地長形4号

ペン
黒インクのボールペン

印鑑
認印(銀行印・実印・シャチハタは避ける)

基本は、白無地の紙に黒インクで書けば大丈夫です。

必要な道具をチェックしたら、いよいよ退職願の書き方を見ていきましょう。

退職願の書き方

退職願とひとことで言っても、縦書き・横書き、手書きやPCで書いたものもあり、どれが正しいのか迷うかもしれません。

基本はどれも間違いではありませんが、手書きの場合はB5サイズの便箋に縦書きで書くのが一般的です。

逆にPCの場合は、A4用紙がよく使われます。縦書き・横書きはどちらでもOKです。

まずは、縦書き・横書きそれぞれの見本をチェックしてみましょう。

退職願の見本

基本は、上の見本のように書いていけば問題ありません。
それでは、各項目について細かく見ていきましょう。

退職届の内容

①タイトル
他の文字より少し大きめに「退職願」と書きます。

②私議
「私事で申し訳ありませんが」という意味で使われます。

③本文
退職理由・退職予定日・退職したいという意思を記入します。
退職理由は一身上の都合でOKです。

④提出日
会社に提出する日、郵送の場合は発送日を書けば問題ありません。

⑤所属名前
部署名と名前を記入し、下・または横に印鑑を押しましょう。

⑥宛名
勤め先の社名と最高執行責任者(一般的には代表取締役社長)を書きます。

⑦以上
横書きの場合は、最後に「以上」と書きます。
これは「内容はこれですべてです」という意味です。

書類の内容は縦書き・横書きでほぼ変わりませんが、それぞれの項目を書く順番が前後します。

記入する項目の順番
  • 縦書きの場合
    ①→②→③→④→⑤→⑥
  • 横書きの場合
    ①→④→⑥→⑤→③→⑦

難しく考えすぎず、先程の見本を自分の内容に変えて書いてみましょう。

退職願の渡し方

退職願は、封筒に入れて提出するのが一般的です。

その際は以下の図のように三つ折りにして、封筒へ入れましょう。

退職願の封筒への入れ方

退職願は手渡しをする場合が多いため、封筒には宛名ではなく「退職願」と表に書きます。

裏は、以下の図を参考に会社での所属(部署名から)と名前を記入しましょう。

退職願の封筒の書き方

手渡しが難しい場合は、郵送で送ります。

その際には、普通の郵送と同じように表に宛名、裏には自分の住所と名前を書きましょう。

また、郵送の場合は添え状をつけるのがマナーです。退職願の上に重ねて、一緒に三つ折りにします。

添え状については、以下の例文を参考に作成してみてください。

 
添え状例文

平成◯年◯月◯日

◯◯株式会社
代表取締役社長 ◯◯ ◯◯様

◯◯部◯◯課
[名前]

退職願送付のお知らせ

拝啓
●●の候、貴社ますますご発展のこととお喜び申し上げます。

さて、表題の通り、以下書類を同封いたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具

退職願・・・ 1部

以上

正しいマナーで、企業側に失礼のないように提出しましょう。

まとめ

企業側にとって、社員が退職するということは、残念なことでもあります。
だからこそ、少しでも印象よく、お互いにとって不満のない状態で退職するためには、退職願を提出する際のマナーが重要です。
ここでしっかり対応できれば、退職までがスムーズに進みやすくなります。

マナーを守って、正しい方法で退職願を提出し、気持ちのよい退職を目指しましょう!

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