JOBSHIL [ジョブシル] 転職に役立つノウハウメディア

JOBSHIL [ジョブシル] 転職に役立つノウハウメディア

Powered by

  1. ビジネスマナー
  2. 【例文付き】面接の日程調整メールで気をつけるべきマナー

【例文付き】面接の日程調整メールで気をつけるべきマナー

JOBSHIL編集部
パソコンでスケジュールを見ながら面接の日程調整をする女性の後姿
この記事のポイント
  • 面接日調整メールの返信は、早く簡潔に
  • こちらから日程を提示する時は3つ程度、日程を提示する
  • 忙しい中、面接の時間をとってくれることに関して、感謝を忘れない

目次

登場人物紹介

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
転職サイト「転職ナビ」のキャリアアドバイザー。優しく、時に厳しく、丁寧なアドバイスで求職者さんをサポート。
求職者さん
求職者さん
初めての転職で不安いっぱい。優柔不断で、引っ込み思案なのを気にしている。アドバイスを基に、転職成功をめざす!

面接日の調整は、日程や時間、場所などの確認事項が多いので、メールでやり取りすることもありますよね。
「たかがメールくらい…」と思いがちですが、油断していると評価が下がってしまうかもしれません。

そこで今回は、印象の良い面接設定メールの送り方を紹介します。
面接時間をいただくことへの感謝を忘れず、しっかり対応して内定に近づきましょう!

メール返信でのイメージアップ3ポイント

書類選考を通過した後、「面接のご案内」といったメールをもらったことがある方も多いのではないでしょうか?
このように面接日程の調整をメールで行う場合は、以下の点に気をつけることでイメージアップにつながります。

 
イメージアップポイント
  • 反応(返信)が早い(24時間以内)
  • 簡潔で内容が分かりやすい
  • 読み手への配慮と感謝の気持ちを表せている

この3点は、どんな連絡する場合でも気をつけておくべきことです。
では、面接日設定のやり取りでは、具体的にどんなところに注意したらよいのか見てみましょう。

①反応(返信)が早い

返信が早いことで、採用側が評価を下げることはまずありません。
採用担当者からすれば、「うちを優先してくれているんだな」という良い印象を持ってくれることも。
目安としては24時間以内に返信すれば、問題ないでしょう。
もちろんメールが来てからの返信は早ければ早い程よいです。

しかし、返信を早くしたいがために、「たぶん大丈夫だろう…」という未確定な状態で日程を送ってしまうのはNG
日程の確定が遅くなることよりも、あとから日程を変更するほうが、迷惑がかかってしまいますし、印象もよくありません。

返事を送るまでに時間がかかりそうな場合は、「本日夜に、あらためてメール差し上げます。」と取り急ぎ連絡をしましょう。

下記の例文のように伝えれば大丈夫ですよ。

 
メール例文

お世話になっております。
〇〇 〇〇です。

この度は、面接日調整のご連絡をいただき、ありがとうございます。
現在、スケジュールの調整をしておりますので、本日夜、あらためて連絡を差し上げます。

まずは、メール受取のご報告とお礼を申し上げます。

日程については、自分の予定を明確にしてから送ることが大切ですね。

こんな時どうする?

メールを見落としてしまっていて、気づいたら2日たっていました…。もうだめでしょうか…?
まだ諦めるのは早いですよ!
返信が送れてしまったら、誠意を持って謝ることが大切です。 すぐに日程調整をして「返信が遅れましたこと、大変申し訳ありません。」という謝罪と、日程を一緒に送りましょう。

②簡潔で内容が分かりやすい

面接日程の調整メールは、企業側と面接の約束をするためのもの。
あくまで簡潔に、内容(面接日時)を伝えることが大切です。

自己PRなどは入れずに、「この日のこの時間で面接をお願いします。」というあなたの予定をしっかり伝えましょう。

③相手への配慮と感謝の気持ちを表せている

面接官は、通常業務の合間にあなたとの面接時間を確保してくれます。
また、採用担当者もあなたの面接のために、予定の調整や連絡などを行ってくれています。
そういった、採用に携わる方への配慮と感謝を忘れないようにしましょう。

「お忙しいところ大変恐縮ですが~」
「〇〇していただきありがとうございます」

こういった一言だけでも十分なので、メールでもしっかりと気持ちを表すことが大切です。

メール返信で注意する5つのこと

逆に、印象が悪くなってしまいがちなポイントもあります。
ビジメスメールのマナーや注意点と通ずる部分なので、覚えておくといいですよ。

 
イメージダウンポイント
  • CCに入っている人をCCに入れずに返信
  • 相手の送信内容を消してしまう
  • 返信なのに、件名を変更してしまう
  • 株式会社を(株)と表記したり、マンション名などを省略してしまう
  • 深夜にメールを送ってしまう

なぜ?と思う項目もあるかもしれませんが、これから細かく解説していきますので、確認してみてください!

①CCも含め、すべての人に返信する

企業から送られてくるメールで、「CC」に関係者のメールアドレスが入っているのを見たことはありませんか?
「CC」はカーボンコピーの略で、「宛先(TO)にメールを送ったから、CCの人も一応見ておいて!」というような意味合いで使われます。

相手からのメールに「CC」が入っているときは、「CC」のアドレスにも忘れずに返信しましょう。メインのアドレスはTO・CCに入っていた人は返信するときもCCに入れることをお忘れなく!

②返信では、件名は変更せず「Re:」を使って返信

>相手のメールに返信しようとすると、件名に「Re:相手が送ってきた件名」のように表示されます。
相手からのメールに返信する場合、件名の書き方には諸説ありますが、件名は変えずに返信するのが無難です。

迷ってしまうのが、何度かメールのやり取りをするうちに「Re:Re:Re:」というように「Re:」がたくさん続いてしまった時ですよね。 その場合は、「Re:」を2つ程度に減らして送るようにしましょう。

③宛名・署名は省略せず間違いなく書く

>ビジネスメールでは、宛名の部分を省略しないことがマナーです。
「(株)」などの表記を使わず、「株式会社」としっかり明記しましょう。

>また、署名部分も部屋番号まで正しく記入するのがベストです。
間違いがあると困りますので、定型文を作って保存しておくと便利ですよ。

④相手の送信内容は消さない

相手から送られたメールに返信しようとすると、相手の送信内容が下に表示されることがあります。
「表示内容が邪魔だな」と思う方もいるかもしれませんが、相手の送信内容は消さないようにしてください。

送信内容が残っていることで、返信メールを見た採用担当者が「自分がどんな内容を送って、相手がこう返してきた」という一連の流れを、そのメールだけで確認することができるからです。

⑤深夜にメールを送らない

社用のメールアドレスは、自宅にいれば通知が来ないことも多いので、何時に送っても相手に迷惑がかかるということはありません。
しかし万が一、携帯に通知が来るようになっていたら…。
また、深夜などに送ってしまうと「こんな時間まで起きてる…生活リズムは大丈夫かな?」と採用担当者に思われてしまうかもしれません。

シフトのお仕事でない限りは昼間に働くことが一般的なので、規則正しい生活をできているかを気にする担当者もいます。

どうしても夜の12時以降にしかメールが送れない方は、予約送信機能を使ってみましょう。
Gmailを使っている方なら、以下の拡張機能を利用すると簡単に予約送信ができますよ。

Gmail × Chromeで予約送信する方法
Right Inbox for Gmail
※無料版には使用範囲に制限がありますのでご注意ください。

以下の記事では、ビジネスメールの書き方について詳しく説明しているので、不安な方はチェックしてみてください。

面接日には有給を使うのがベター

仕事しながら転職活動をする方の中には、面接時間の調整に悩んでいる方もいるのではないでしょうか?
志望企業の営業時間と自分が働いている時間が重なっていると、自分が休むか、相手に残業してもらうのか…悩ましいですよね。

そんなときは、私用という理由で有給をとって面接に行くのがベターです。
体調不良で直前に欠勤というのは周りに迷惑がかかるので避けるべきですし、面接も私用ではあるので、嘘にはならないからです。

繁忙期などで休みがとりにくい場合は、夜8時くらいからや、土曜日に面接ができないか、企業側に相談してみましょう。
仕事をおろそかにしない姿勢は、マイナスにはなりにくいですよ。

例文:企業から送られてきた場合(行ける)

まずは、企業側から面接候補日が送られてきた場合を考えてみましょう。
提示された日程に行けるのであれば、その旨を伝えます。

以下の例文と転職ナコウドからのアドバイスをチェックして、メールを書いてみましょう。

 
返信メール例文

件名:Re:◯次面接のご案内

本文

株式会社〇〇
〇〇部〇〇課
〇〇 様

お世話になっております。
〇〇 〇〇です。

この度は、◯次面接の候補日をいただき、誠にありがとうございます。
下記日程で、面接にお伺いします。

面接場所:〇〇株式会社 本社ビル
面接日時:◯月◯日(◯曜日) 15:00~

面接のお時間をいただけましたこと、大変嬉しく思います。
当日は、よろしくお願いいたします。

------------------
[名前]
xxxx@xxxx.com
080-0000-0000
〒000-0000
東京都品川区〇〇0-00-00
〇〇ハイツ106号室(建物名まで正確に)
------------------

企業側からいただいた面接日程で問題ない場合は、面接の機会をいただいたことへのお礼、面接場所、日時を必ず記入しましょう。 また、企業からいただいた候補日が1日だけの場合も、確認のために日時を書いておきます。

例文:企業から送られてきた場合(日程変更をしたい)

つぎに、企業から候補日が送られてきたけれど、その日程に行くことができない場合です。
どう返していいのか迷う方もいるのではないでしょうか?
この場合は、日程変更したいことを企業に伝え、代理の候補日程をこちらから提示することが大切です。

「その日程では難しい」とだけ伝えると、企業側から再度日程を出してもらうことになってしまいます。
企業側に手間をかけさせることは、極力避けましょう。

 
返信メール例文

件名:Re:◯次面接のご案内

本文

株式会社〇〇
〇〇部〇〇課
〇〇 様

お世話になっております。
〇〇 〇〇です。

この度は、◯次面接の日程候補日をいただき、誠にありがとうございます。
ぜひ、面接にお伺いしたいと思っております。

しかし、現職の都合で、いただいた日程に伺うことができません。
恐れ入りますが、日程の調整をお願いすることは可能でしょうか。

以下の日程でしたら、貴社に伺うことが可能です。

◯月◯日(◯曜日) ~15:00
◯月◯日(◯曜日) 終日可能
◯月◯日(◯曜日) 13:00~

もし、上記日程で難しい場合は、再度調整いたしますので、ご連絡いただけますと幸いです。
お手数をおかけしてしまい大変恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

------------------
署名
------------------

例文のように「面接には行きたいが、どうしても日程が合わない。」という伝え方をすると、相手もやる気を感じてくれそうですね。 候補日は少なくとも3日以上出し、なるべく時間を長めに提示しましょう!

例文:都合のいい日程を聞かれた場合(行ける)

「都合のいい日を教えてください」といった内容のメールが届いた場合は、自分から日程を提示します。
その際は、先程と同様に、候補日を3日以上出し、時間も長めに提示しましょう。

 
返信メール例文

件名:Re:書類選考通過のご連絡と次回先行について

本文

株式会社〇〇
〇〇部〇〇課
〇〇 様

お世話になっております。
〇〇 〇〇です。

この度は、書類選考通過のご連絡、および次回面接のご連絡を頂き、ありがとうございます。
ぜひ、面接に伺わせていただければと思っております。

以下の日程でしたら、貴社に伺うことが可能です。
お手数ですが、日程の調整をお願いいたします。

◯月◯日(◯曜日) ~15:00
◯月◯日(◯曜日) 終日可能
◯月◯日(◯曜日) 13:00~

もし、上記日程で難しい場合は、再度調整いたしますので、ご連絡いただけますと幸いです。
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

------------------
署名
------------------

この場合も、「面接可能な日時はなるべく幅広く!」これが鉄則です。
例文では、日程変更が難しい場合への配慮がしてあるのもいいですね。

例文:都合のいい日程を聞かれた場合(行けない)

最後に、企業から候補日が送られてきたけれど、どうしても行くことができない場合です。

現職の仕事がとても忙しかったり、家庭の事情で面接に行く時間が確保できない時があるかもしれません。

残念ではありますが、そのように直近での日程変更の目処が立てられない場合は、面接をお断りすることになります。

面接辞退を決めたら、なるべく早く企業に連絡を取りましょう。
無断で欠席するのはNGです。

また、面接辞退のメール件名は、RE(リターン)ではなく、人事担当者が内容を把握しやすい件名に書き換えましょう。

 
返信メール例文

件名:面接辞退のお詫び

本文

株式会社〇〇
〇〇部〇〇課
〇〇 様

お世話になっております。
◯月◯日◯時から面接のお時間をいただいております〇〇と申します。

1次面接について、一身上の都合により面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
選考にお時間をさいていただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

また、メールでの連絡となりましたご無礼、お許し下さい。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

------------------
署名
------------------

選考辞退メールの正しい送り方はこちらの記事でも詳しくご紹介しています。

せっかく面接のチャンスをいただいたのに、諸事情のために面接を断らざるを得ないのは、とても残念ですよね…。
でも、ここで転職活動が終わってしまうわけではありません!状況が戻ったら、転職ナビで転職活動を再開しませんか?

番外編:面接決定後に行けなくなった場合

まず前提として、日程決定後の変更は、よっぽどの理由がないかぎりは避けましょう。
もし、どうしても面接日程の再調整が必要な場合は、謝罪をしてから、面接可能な日程を提示します。

また、この場合は返信ではありませんので、例文のように分かりやすい件名を自分でつけるようにしましょう。

 
返信メール例文

件名:面接日時変更のお願い

本文

株式会社〇〇
〇〇部〇〇課
〇〇 様

お世話になっております。
◯月◯日◯時から面接のお時間をいただいております〇〇と申します。

大変申し訳ありませんが、家庭の事情で上記日程にお伺いすることが難しくなってしまいました。
誠に恐れ入りますが、日程をご調整いただくことは可能でしょうか。

以下の日程でしたら貴社に伺うことが可能ですので、ご検討いただけますと幸いです。

◯月◯日(◯曜日) ~15:00
◯月◯日(◯曜日) 終日可能
◯月◯日(◯曜日) 13:00~

もし、上記日程で難しい場合は、再度調整いたしますので、ご連絡いただけますと幸いです。
お手数をおかけし大変申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いいたします。

------------------
署名
------------------

身内の不幸などがあった場合は、その後の予定もあるので、正直に伝えて大丈夫です。
また、面接日前日や当日の場合は、電話連絡をするようにしましょう。

明言する必要はありませんが、家庭の事情、現職の事情など、伝えられる範囲で理由をつけてあげると丁寧ですね。

送る前に!メール内容の最終チェック

メールを書き終わったことに安心しているかもしれませんが、人間だれにでも間違いはあるもの。

とくに誤字脱字などは書いているときは気づきにくいので、最後に内容を確認してから送るのが安心です。

確認をする際には、誤字脱字以外にも以下のようなことに気をつけながら見直しましょう。

メール送信前のチェックポイント
  • 宛先のメールアドレスに間違いはないか
  • 1文1文は適切な長さで読みやすいか(1文は60字以内が基本)
  • 本文全体のレイアウト(改行など)は見やすいか
  • 記入した日程などにミスはないか

チェックを行ったら、送信ボタンを押して完了です。
最後まで気を抜かず、印象のよいメールを送りましょう。

まとめ

面接の日程調整といっても、気をつけるべきポイントは意外と多いですよね。

しかし、どのポイントも相手を気遣っているという点は変わりません。
メールを受け取る人に分かりやすく、余計な手間をかけさせない、相手がどう思うか考える。
印象の良いメールを送るための基本として、これらのことを心がけるようにしましょう!

分からないことだらけのはじめての転職。不安になったら私たち転職ナコウドにお気軽にご連絡ください。あなたの転職をサポートいたします。
無料業界最大級・祝い金つきの転職求人サイト
掲載企業のロゴ

就職・転職を成功された方に、もれなく「転職祝い金」をお支払いします。

会員登録(無料)

関連する記事はこちら

CLOSEMENU