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【例文付き】面接の日程調整メールで気をつけるべきマナー

JOBSHIL編集部
パソコンでスケジュールを見ながら面接の日程調整をする女性の後姿
この記事のポイント
  • 面接日調整メールの返信は、早く簡潔に
  • こちらから日程を提示する時は3つ程度、日程を提示する
  • 忙しい中、面接の時間をとってくれることに関して、感謝を忘れない

目次

登場人物紹介

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
転職サイト「ジョブセンスリンク」のキャリアアドバイザー。優しく、時に厳しく、丁寧なアドバイスで求職者さんをサポート。
求職者さん
求職者さん
初めての転職で不安いっぱい。優柔不断で、引っ込み思案なのを気にしている。アドバイスを基に、転職成功をめざす!

面接日の調整は、日程や時間、場所などの確認事項が多いことから、メールでやり取りすることが多いですよね。
「たかがメールくらい…」と思っていると、思わぬところで評価が下がってしまうかもしれません。

今回は、印象の良い面接設定メールの送り方を紹介します。
面接時間をいただくことへの感謝を忘れず、しっかり対応して行きましょう!

メール返信でのイメージアップ3ポイント

書類選考を通過した後、「面接のご案内」といったメールを頂いた方も多いのではないでしょうか?
面接日程の調整をメールで行う場合は、以下の点に気をつけることでイメージアップに繋がります。

 
イメージアップポイント
  • 反応(返信)が早い
  • 簡潔で内容が分かりやすい
  • 読み手への配慮と感謝の気持ちを表せている

この3点は、どんな連絡する場合でも気をつけておくべきことです。
では、面接日設定のやり取りでは、具体的にどんなところに注意したらよいのか見てみましょう。

①反応(返信)が早い

返信が早いことで、評価を下げることはまずありません。
採用担当者からすれば、「うちを優先してくれてるんだな」という良い印象を持ってくれることも。
目安としては24時間以内に返信すれば、問題ないでしょう。
もちろんメールが来てからの返信は早ければ早い程よいです。

しかし、返信を早くしたいがために、「たぶん大丈夫だろう…」という未確定な状態で日程を送ってしまうのはNGです。
日程の確定が遅くなることよりも、あとから日程を変更するほうが、迷惑がかかってしまいますし、印象もよくありません。

返事を送るまでに時間がかかりそうな場合は、「本日夜に、あらためてメール差し上げます。」と取り急ぎ連絡をしましょう。

下記の例文のように伝えれば大丈夫ですよ。

 
メール例文

お世話になっております。
〇〇 〇〇です。

この度は、面接日調整のご連絡をいただき、ありがとうございます。
現在、スケジュールの調整をしておりますので、本日夜、あらためて連絡を差し上げます。

まずは、メール受取のご報告とお礼を申し上げます。

日程については、自分の予定を明確にしてから送ることが大切ですね。

こんな時どうする?

メールを見落としてしまっていて、きづいたら2日たっていました…。もうだめです…。
まだ諦めるのは早いですよ!
返信が送れてしまったら、誠意を持って謝ることが大切です。 すぐに日程調整をして「返信が遅れましたこと、大変申し訳ありません。」という謝罪と、日程を一緒に送りましょう。

②簡潔で内容が分かりやすい

面接日程の調整メールは、企業側と面接の約束をするためのもの。
あくまで簡潔に、内容(面接日時)を伝えることが大切です。

自己PRなど入れずに、「この日のこの時間で面接をお願いします。」というあなたの予定をしっかり伝えましょう。

③相手への配慮と感謝の気持ちを表せている

面接官は、通常業務の合間にあなたとの面接時間を確保してくれます。
また、採用担当者もあなたの面接のために、予定の調整や連絡などを行ってくれています。
そういった、あなたの採用に携わる方への配慮と感謝を忘れないようにしましょう。

「お忙しいところ大変恐縮ですが~」
「〇〇していただきありがとうございます」

こういった一言だけでも十分ですから、しっかりメールに気持ちを表しましょう。

メール返信で注意する5つのこと

これをするとイメージアップという部分もありますが、逆にあんまり印象が良くないというポイントもあります。
今後も使えるビジメスメールのマナーや注意点ですから、覚えておくといいですよ。

 
イメージダウンポイント
  • Ccに入っている人をCcに入れずに返信
  • 相手の送信内容を消してしまう
  • 返信なのに、件名を変更してしまう
  • 株式会社を(株)と表記したり、マンション名などを省略してしまう
  • 深夜にメールを送ってしまう

なぜ?と思う項目もあるかもしれません。これから細かく解説していきますので、確認してみましょう!

①Ccも含め、すべての人に返信する

企業から送られてくるメールで、「Cc」に関係者のメールアドレスが入っているのを見たことはありませんか?
「Cc」はカーボンコピーの略で、「宛先(To)にメールを送ったから、Ccの人も一応見ておいて!」というような意味合いで使われます。

相手からのメールに「Cc」が入っているときは、「Cc」のアドレスにも忘れずに返信しましょう。メインのアドレスは「To」、Ccに入っていた人は返信するときもCcに入れることをお忘れなく!

②返信では、件名は変更せず「Re:」を使って返信

相手のメールに返信しようとすると、件名に「Re:相手が送ってきた件名」のように表示されます。
相手からのメールに返信する場合、件名の書き方には諸説ありますが、件名は変えずに返信するのが無難です。

迷ってしまうのが、なんどかメールのやり取りをするうちに「Re:Re:Re:」というように「Re:」がたくさん続いてしまった時ですよね。 その場合は、「Re:」を2つ程度に減らして送るようにしましょう。

③宛名・署名は省略せず間違いなく書く

ビジネスメールでは、宛名の部分を省略しないことがマナーです。
「(株)」などの表記を使わず、「株式会社」としっかり明記しましょう。

また、署名部分も部屋番号まで正しく記入するのがベストです。
間違いがあると困りますので、定型文を作って保存しておくと便利ですよ。

④相手の送信内容は消さない

相手から送られたメールに返信しようとすると、相手の送信内容が下に表示されることがあります。
「表示内容が邪魔だな」と思う方もいるかもしれませんが、相手の送信内容は消さないようにしてください。

送信内容が残っていることで、返信メールを見た採用担当者が「自分がどんな内容を送って、相手がこう返してきた」という一連の流れを、そのメールだけで確認することができるからです。

⑤深夜にメールを送らない

メールですから、何時に送っても相手に迷惑がかかるということはありません。
しかし、深夜などに送ってしまうと「こんな時間まで起きてる…生活リズム大丈夫かな?」と採用担当者に思われてしまうかもしれません。

シフトのお仕事でない限りは昼間に働くことが普通ですから、きちんと健康的な生活をできるかを気にする担当者もいます。

どうしても夜の12時以降にしかメールが送れない方は、予約送信機能をつかってみましょう。
Gmailを使っている方なら、以下の拡張機能を利用すると簡単に予約送信ができますよ。

Gmail × Chromeで予約送信する方法
Right Inbox for Gmail
※無料版には使用範囲に制限がありますのでご注意ください。

面接日には有給を使うのがベター

仕事しながら転職活動をする方の中には、面接時間の調整に悩んでいる方もいるのではないでしょうか?
志望企業の営業時間と自分が働いている時間が重なっていると、自分が休むか、相手に残業してもらうのか・・・悩ましいですよね。

そんなときは、私用という理由で有給をとって面接に行くのがベターです。
体調不良で直前に欠勤というのは、周りに迷惑がかかりますし、面接も私用ではあるので、嘘にもならないからです。

繁忙期などで休みがとりにくい場合は、夜8時くらいからや、土曜日に面接ができないか、企業側に相談してみましょう。
仕事をおろそかにしない姿勢は、マイナスにはなりにくいですよ。

例文:企業から送られてきた場合(行ける)

まずは、企業側から面接候補日が送られてきた場合を考えてみましょう。
提示された日程に行けるのであれば、その旨を伝えます。

以下の例文とナコウドさんのアドバイスをチェックして、メールを書いてみましょう。

 
返信メール例文

件名:Re:◯次面接のご案内

本文

株式会社〇〇
〇〇部〇〇課
〇〇 様

お世話になっております。
〇〇 〇〇です。

この度は、◯次面接の候補日をいただき、誠にありがとうございます。
下記日程で、面接にうかがわせていただきます。

面接場所:〇〇株式会社 本社ビル
面接日時:◯月◯日(◯曜日) 15:00~

面接のお時間をいただけましたこと、大変嬉しく思います。
当日は、よろしくお願いいたします。

------------------
[名前]
xxxx@xxxx.com
080-0000-0000
〒000-0000
東京都品川区〇〇0-00-00
〇〇ハイツ106号室(建物名まで正確に)
------------------

企業側からいただいた面接日程で問題ない場合は、面接の機会をいただいたことへのお礼、面接場所、日時を必ず記入しましょう。 企業から候補日を1日だけいただいた場合も、確認のために日時を書いておきます。

例文:企業から送られてきた場合(行けない)

つぎに、企業から候補日が送られてきたけれど、その日程に行くことができない場合です。
どう返していいのか迷う方もいるのではないでしょうか?
この場合は、日程をこちらから提示することが大切です。

「その日程では難しい」とだけ伝えると、企業側から再度日程を出してもらうことになってしまいます。
企業側に手間をかけさせるようなことは、極力避けるようにしましょう。

 
返信メール例文

件名:Re:◯次面接のご案内

本文

株式会社〇〇
〇〇部〇〇課
〇〇 様

お世話になっております。
〇〇 〇〇です。

この度は、◯次面接の日程候補日をいただき、誠にありがとうございます。
ぜひ、面接にうかがわせていただければと思っております。

しかし、現職の都合で、いただいた日程に伺うことができません。
お手数ですが、日程の調整をお願いすることは可能でしょうか。

以下の日程でしたら、貴社に伺うことが可能です。

◯月◯日(◯曜日) ~15:00
◯月◯日(◯曜日) 終日可能
◯月◯日(◯曜日) 13:00~

もし、上記日程で難しい場合は、再度調整いたしますので、ご連絡いただけますと幸いです。
お手数をおかけしてしまい大変恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

------------------
署名省略
------------------

例文のように「面接には行きたいが、どうしても日程が合わない。」という伝え方をすると、相手もやる気を感じてくれそうですね。 候補日は、少なくとも3日以上出し、なるべく時間を長めに提示しましょう!

例文:都合のいい日程を聞かれた場合

「都合のいい日を教えてください」といった内容のメールが届いた場合は、自分から日程を提示します。

 
返信メール例文

件名:Re:書類選考通過のご連絡と次回先行について

本文

株式会社〇〇
〇〇部〇〇課
〇〇 様

お世話になっております。
〇〇 〇〇です。

この度は、書類選考通過のご連絡、および次回面接のご連絡を頂き、ありがとうございます。
ぜひ、面接にうかがわせていただければと思っております。

以下の日程でしたら、貴社に伺うことが可能です。
お手数ですが、日程の調整をお願いいたします。

◯月◯日(◯曜日) ~15:00
◯月◯日(◯曜日) 終日可能
◯月◯日(◯曜日) 13:00~

もし、上記日程で難しい場合は、再度調整いたしますので、ご連絡いただけますと幸いです。
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

------------------
署名省略
------------------

この場合も、「面接可能な日時はなるべく幅広く!」これが鉄則です。
例文では、日程が難しい場合への配慮がしてあるのもいいですね。

番外編:面接決定後に行けなくなった場合

まず前提として、日程決定後の変更は、よっぽどの理由がないかぎりは避けましょう。
もし、どうしても面接日程の再調整が必要な場合は、謝罪をしてから、面接可能な日程を提示します。

また、この場合は返信ではありませんので、例文のように分かりやすい件名を自分でつけるようにしましょう。

 
返信メール例文

件名:面接日時変更のお願い

本文

株式会社〇〇
〇〇部〇〇課
〇〇 様

お世話になっております。
◯月◯日◯時から面接のお時間をいただいております〇〇と申します。

大変申し訳ありませんが、家庭の事情で上記日程にお伺いすることが難しくなってしまいました。
大変恐縮ですが、日程の調整は可能でしょうか。

以下の日程でしたら、貴社に伺うことが可能ですので、ご検討いただけますと幸いです。

◯月◯日(◯曜日) ~15:00
◯月◯日(◯曜日) 終日可能
◯月◯日(◯曜日) 13:00~

もし、上記日程で難しい場合は、再度調整いたしますので、ご連絡いただけますと幸いです。
お手数をおかけし大変申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いいたします。

------------------
署名省略
------------------

身内の不幸などがあった場合は、その後の予定もあるので、正直に伝えて大丈夫です。
また、面接日前日や当日の場合は、電話連絡をするようにしましょう。

理由は、はっきりと明言する必要はありませんが、家庭の事情、現職の事情など、伝えられる範囲で理由をつけてあげると丁寧ですね。

まとめ

面接の日程調整といっても、気をつけるべきポイントは結構あるのです。

しかし、どのポイントも相手を気遣っているという点は変わりません。
メールを受け取る人にわかりやすくする、余計な手間をかけさせない、相手がどう思うか考える。
印象の良いメールを送るための基本として、これらのことを心がけるようにしましょう!

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