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正しいマナーで印象もアップ!!メッセージ機能のお手本返信例

JOBSHIL編集部
スマートフォンでメッセージの返信をしている様子
こんにちは。転職ナビのキャリアアドバイザーです。ここでは、あなたと企業をつなぐ転職ナビのメッセージ機能について解説していきます。
①メッセージ機能の紹介
②場面別お手本返信例
③ビジネスメールの基本
の3つに分けて、すぐに活かせるようにカンタンにまとめましたので、参考にしながら、企業あてのメッセージ文面を作成してくださいね。
この記事のポイント
  • 応募企業と直接連絡が取れるメッセージ機能の説明
  • すぐに使えるお手本メール付き!
  • 好印象なメールマナーについて解説

目次

ひとまずお手本返信例を見る

転職ナビのメッセージ機能とは

転職ナビのメッセージ機能では、主に以下のようなやりとりを企業の採用担当者と直接行うことができます。

メッセージ機能での主なやり取り
  • 企業からの応募のお礼
  • 履歴書送付に関する連絡
  • 面接日程の調整
  • 面接参加へのお礼
  • 選考結果の連絡
  • 採用の内定通知
  • 質問に関すること
  • 希望入社日に関するやり取り
転職ナビでは、専用のアプリも用意しています。
今回は見やすさのために、アプリ用の画面でご説明していきますね。
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企業からメッセージが届いている場合は、画面右上にこのような通知がされます。

企業からの重要な連絡を見逃さないためにも、通知はこまめにチェックしましょう。

また、実際のやりとりはこのように表示されます。

履歴書の志望動機や自己PRだけでなく、ここでのやりとりも重要になってきます。好印象なメール文面で、志望企業の内定GETを目指しましょう!

メールのやり取りで志望企業から悪い印象を持たれないために、まずはNGな例からチェックしていきましょう!

こんなメール返信してませんか?

これから会社で働くにあたって、採用担当者はあなたのメールから人柄を判断する必要があります。
そのため、志望企業からの信頼を勝ち取るために、正しいメールのマナーが重要になってくるのです。

まずは、メッセージで企業と連絡を取る際の、よくあるNG例を確認しておきましょう。

メッセージ機能でのNG例
  • 顔文字や絵文字を使っている
  • 誤字脱字がある
  • 言葉遣いが間違っている
  • 改行ができていない
  • 冒頭の挨拶文がない
  • 宛名や署名が抜けている

上記のことをふまえて、具体的なNG例とOK例を比べてみます。

NG例

OK例

メッセージアプリやSNSの使用が日常的になっている現在では、正式なビジネスメールをすることもあまりないかもしれません。
そのため、 無意識にフランクな印象のメッセージを送っている可能性も……。

そんなことのないように、送信する前には以下のことを確認しましょう。

送信前のチェックリスト
  • 宛名は正しい? 例)株式会社◯◯ 人事担当 △△様
  • 冒頭の挨拶文は忘れていない?
  • 誤字脱字は本当にない?
  • 正しい言葉遣いができている?
  • 読みやすく適度に改行している?
  • 最後に自分の署名をつけた?
次に、メッセージ機能でよくされている、場面別のやりとりの例文も用意しました!
返信内容に困った際に、ぜひ参考にしてみてください。

【場合別】返信内容お手本リスト

3つの場面に分けてお手本返信例を用意したので、以下のリンクをクリックして参考にしてみてください。

応募後〜面接期間前
面接期間中
面接期間後
とはいえ、そもそもビジネスメールの作法が不安な方も多いのではないでしょうか?
そんな方のために、おさえておくべきメールのマナーをご紹介しますね。

押さえておきたいビジネスメールの基本

ビジネスメールは、以下のポイントを押さえておくと安心です。

ここだけ押さえて!メールの基本
  1. 宛名の付け方
  2. はじめの挨拶と名乗り方
  3. 使えるクッション言葉
  4. 間違いやすい表現
  5. 締めのことば
  6. 署名の付け方
基本を知っていると、メールの文章を考える際も効率よくできるようになります。ではさっそく、それぞれ見ていきましょう!

宛名の付け方

宛名は省略せず、正式な会社名・部署名で書くことが重要です。

宛名の例文

〇〇株式会社
総務部 人事課
◯◯ ◯◯様

基本は例のように会社・所属部署・名前の順番で書けばOKです。
そのほかにも、相手によって表記が変わるので、以下を参考にして書いてみましょう。

  記入例
役職付きの人に送る 〇〇株式会社
総務部 人事課
部長 ◯◯ ◯◯様
部署宛に送る 〇〇株式会社
総務部 人事課 御中
専門の担当者宛に送る 〇〇株式会社
総務部 人事課
◯◯ご担当者様
「株式会社」の表記も、(株)などと省略しないように注意しましょう。

はじめの挨拶

宛名の次は、挨拶をしてから自分の名前を名乗ります。
挨拶は、以下の中から状況に応じて使うようにしましょう。

メールでの挨拶例
  • お世話になっております。
  • はじめまして。
  • お世話になります。
  • たびたびのご連絡、失礼いたします。

基本は「お世話になっております。」でOKですが、場面ごとに使い分けて、用件とのつながりに違和感がないようにしましょう。

挨拶のあとは自分が何者かを名乗ります。

挨拶の後にフルネーム、もしくは名字を名乗りますが、企業に対して質問や相談があって自分から連絡する場合は、以下のように選考のステータスも伝えると親切です。

自分から連絡するときの名乗り方

お世話になっております。先日採用面接を受けさせていただいた◯◯です。

何度もやり取りが続いている場合は、省略してもかまいません。でも、基本は名乗りを入れたほうが親切ですね。

使えるクッション言葉を活用

お願いしたいことや相談をしたり、断りをいれたりするときは、クッション言葉を使うことで角を立てずに伝えることができます。

以下はよく使われるクッション言葉なので、確認しておきましょう。

  記入例
行動してくれる
ように頼む
恐れ入りますが、
〜をお願いできますでしょうか。
手を煩わせる
ことを頼む
お手数ですが、
〜いただけますと幸いです。
かまわなければ
そうして欲しい
差し支えなければ、
〜いただければ幸いです。
相手の要望を断る ご期待に添えず誠に残念ですが、
〜いたしかねます。
これらは、ビジネスメールで使うことが多い表現です。円滑なコミュニケーションをするために、覚えておくと便利ですよ。

間違いやすい表現をチェック

メールでのやりとりでよく使う言葉の中には、間違いやすいものがいくつかあるのでご紹介します。

間違いやすい表現一覧

NG:了解しました
OK:かしこまりました

NG:取り急ぎ〜まで
OK:まずは、〜申し上げます

NG:ご承知おきください
OK:お含みおきください

NG:できかねます
OK:いたしかねます

NG:とんでもございません
OK:とんでもないことです

これらはあくまで一部にすぎません。
普段使っている表現にも、実は間違っている言葉があるかもしれません。

少しでも不安があれば、送信する前に一度調べてみることをオススメします。

ここで紹介した注意点を意識してみるだけでも、メールの伝わり方は変わります。
お願いや断りの連絡をする際には、特に丁寧に対応しましょう。

締めのことば

締めの言葉は、挨拶と同じように、状況に応じて使い分けましょう。

メールでの締めの言葉例
  • ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
  • ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
  • まずは、要件のみにて失礼いたします。
  • 取り急ぎ、お礼のみにて失礼いたします。
  • お手数ですが、お返事をいただけますと幸いです。

基本は、「よろしくお願いいたします。」で大丈夫です。
その他は、次のアクション(返事が欲しい・確認して返事が欲しい など)に合わせて、締めの言葉を選ぶことが大切です。

署名の付け方

最後に、自分が何者であるかをしっかりと明記しましょう。
転職活動の場合は自分の会社名などは不要なので、以下のように入力します。

個人として送る場合の署名例

-------------------------------
山田太郎
電話番号:080-XXXX-0000
E-mail:nami.ribuse@XXXX.co.jp
-------------------------------

署名があるだけで、しっかりとした人の印象になるので、転職ナビのメッセージ機能でやりとりをする場合にも、必ず付けるようにしてください。

好印象なメールで内定に一歩近づこう!

ささやかなやりとりは軽視してしまいがちです。

しかし採用担当者にとっては、たった一通のメッセージでも、あなたの人柄を知る貴重な判断材料になります。

志望企業への想いがしっかりと届くように、きちんとしたメッセージでのやりとりを心がけていきましょう!

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