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ドタキャンでもあわてない!当日の面接キャンセル方法

JOBSHIL編集部
面接をドタキャンしてしまい慌てる男性
この記事のポイント
  • 面接を当日キャンセルする方法を紹介
  • 面接時間後にすっぽかしたことに気づいた時の連絡法も解説
  • すぐに活かせる会話例つき

目次

登場人物紹介

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
転職サイト「転職ナビ」のキャリアアドバイザー。優しく、時に厳しく、丁寧なアドバイスで求職者さんをサポート。
営業事務
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転職サイト「転職ナビ」の営業事務。名前は「伊東あおい」。
おっとりしているがしっかり者で、求職者さんの条件に合う求人を見つけるのが得意。
求職者さん
求職者さん
初めての転職で不安いっぱい。優柔不断で、引っ込み思案なのを気にしている。アドバイスを基に、転職成功をめざす!

面接の当日に「急用で行けない!」「時間を勘違いして過ぎてる!」など、あわてた経験がある方もいるのではないでしょうか?
当日で、しかも予定していた面接時間を過ぎていたりすると、「ドタキャンとか絶対怒られる…」と考えてしまい、企業に連絡するのを躊躇してしまいますよね。

しかし、連絡なしに約束を破るのは、社会人として絶対にやってはいけません。
当日だからこそ、丁寧にしっかり対応することが大切なのです。

そこで今回は、直前で面接をキャンセルする時、意図せず面接をドタキャンしてしまったときの対処法について解説していきます。

場合によっては、再度チャンスが貰えることもあるので、誠意を持って対応しましょう。その他にも、転職活動について誰かに相談したい!と思ったら転職ナビのキャリアアドバイザーにご相談ください。

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自分のためにキャンセル連絡をしよう

「面接の当日キャンセルは迷惑なのでは?」と考えると、連絡するのが怖いという方も多いのではないでしょうか?

転職ナビにも似たような相談が来ることがあります。

すみません!高熱が出てしまい面接に行けそうにありません。
体調を崩してしまうのはだれにでもあることです。
企業の人にうつしてしまうと悪いので、早めに連絡をしましょう。
でも、どうせドタキャンだし、もう選考は諦めたほうがいいですよね…
そうとは限りません!理由がきちんとしていれば、企業の担当者さんも理解をしてくれるでしょう。
当日であっても連絡があれば、その時間を別の作業に使うことができるので、企業にとっては連絡があったほうがいいんですよ。
そうなんですね…!
そして、連絡することで面接の予定をリスケジュールできる可能性もあるので、あなたにとってもメリットがありますよ!
誠意を持ってしっかり対応しましょう。

企業にとってもあなたにとっても、面接のキャンセル連絡はメリットがあるので、それほど心配することはありません。

また、意図せず面接をすっぽかしてしまった場合でも、連絡をするとしないでは、雲泥の差です。
企業によっては再度面接のチャンスをくれることもあるので、連絡は必ずしましょう。

では、丁寧な連絡をするためにはどんなことに気をつければいいのでしょうか?

当日キャンセルで大切な4つの心得

言いにくいことだと、つい言い訳を話してしまったり、連絡が遅くなってしまうこともあるのではないでしょうか?

しかし、こういった連絡だからこそ慎重に対応することが大切です。
面接を当日キャンセルする場合は、以下に注意して連絡しましょう。

キャンセル連絡の4つの心得
  1. 当日の連絡は電話で行う
  2. なるべく早く連絡する
  3. 内容は簡潔に伝える
  4. 自分の都合より相手への気遣い・敬意を優先

メールだと相手が時間までに見てくれる保障がないため、当日連絡の場合は、必ず電話で行いましょう。

ただ、相手が席を外していることもあるかもしれません。
その場合、あなたが予定していた面接の時間まで余裕があるならば、相手の在席時間を聞いて再度連絡をしましょう。

面接の時間ぎりぎりまで席を外している場合は、メールを送ったあと、面接時間直前に再度、電話連絡をしてみましょう。

面接キャンセル時に伝えること

さきほどの注意点にあったように、面接当日にキャンセルをする際には、電話で要件を簡潔に伝える必要があります。

そこで、電話で何を伝えればいいのかを確認しておくことが大切です。

キャンセルの際に伝えること
  • 応募経路
  • 利用サービス名
  • 面接日時
  • 名前
  • キャンセルの謝罪
  • キャンセル理由
  • 日を改めて選考に参加したい意思

面接キャンセルの連絡は「早く終わらせたい」という思いから焦りがちです。

しかし、焦ってしまうと言うべきことを言い忘れてしまい、誤解を生んでしまう可能性もあります。
上記の項目を抜けのないように伝えることが大切です。

なお、面接のリスケジュールではなく、選考を辞退したい場合は、以下の記事をご覧ください。

当日キャンセルの場合の電話例

伝えることがわかっても、具体的にどうやって伝えればいいのか迷いますよね。
相手にきちんと誠意を伝えるために、電話での話の流れを確認しておきましょう。

面接キャンセルの話の進め方
  1. 名前を名乗り、用件と担当者名を伝える
  2. 担当者に繋いでもらったら、面接の予約日時と名前を名乗る
  3. 相手の都合を確認
  4. すぐに本題(面接キャンセル)を切り出す
  5. 誠意をこめてお詫びやキャンセル理由を伝える
  6. 日程の再調整ができないか打診する
  7. 最後に「失礼いたします」と言って、静かに電話を切る

この流れに沿って、

①面接前にキャンセルする場合
②面接後に面接に行けなかったこと気づいて連絡をする場合

上記2パターンの、求職者さんと採用担当者の会話をご紹介します。

①面接前にキャンセルの電話をする場合

まずは、用事が入ってしまった、体調不良などの理由で、面接前にキャンセルの電話をする場合です。

以下の会話例を参考に、自分だったらどう言うか考えてみましょう。

お世話になっております。〇〇と申します。採用面接の件でお電話させていただいたのですが、採用担当の✕✕様はお席にいらっしゃいますか?
少々お待ちください。
お忙しいところ恐れ入ります。◯◯から応募し、本日の◯時から面接予定の〇〇です。いま、少々お時間よろしいでしょうか?
営業事務:伊東あおい
大丈夫です。
本日の面接ですが、体調不良によりお伺いすることが難しい状態です。
急なお願いで大変申し訳ございませんが、面接の日程をずらしていただくことは可能でしょうか?
営業事務:伊東あおい
そうですか。面接日の再設定は可能ですが、日程の希望はございますか?
私の方からメールにて日程を送らせていただきますので、そちらをご確認の上ご調整いただいてもよろしいでしょうか?
営業事務:伊東あおい
大丈夫ですよ。ではメールをお待ちしております。
ありがとうございます。本日はご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ありませんが、引き続きよろしくお願いいたします。
それでは失礼いたします。

直前とはいえ、事前キャンセルの場合は、やむを得ない事情であれば日程の調整が可能なことも多くあります。
誠意を持って謝罪し、面接日の再設定をお願いしてみましょう。

また、日程の設定は、電話での口約束よりもメールで行ったほうが確実です。
電話の後に具体的なメールで送ることをオススメします。

②面接時間を過ぎてキャンセルする場合

だれしも勘違いや間違いはあるものです。
中には、面接時間を勘違いして「あ!時間が過ぎてる!」と焦った経験がある方もいるのではないでしょうか?

この場合、連絡するのは怖いですし、相手の反応がリアルタイムに分かる電話だとなおさらですよね。

しかし、こんな場合でも面接が再設定できることもあるので、可能性を逃さないためにしっかりと謝罪の連絡をしましょう。

お世話になっております。〇〇と申します。採用面接の件で電話させていただいたのですが、採用担当の✕✕様はお席にいらっしゃいますか?
少々お待ちください。
お忙しいところ恐れ入ります。◯◯から応募し、本日の◯時から面接予定だった〇〇です。いま、少々お時間よろしいでしょうか?
営業事務:伊東あおい
大丈夫です。
本日の面接ですが、日程を勘違いしており伺うことが出来ず、大変申し訳ございませんでした。
私の不注意は承知の上で無理を申し上げますが、もう一度、面接のチャンスをいただけないでしょうか?
営業事務:伊東あおい
本来であれば難しいのですが、一度検討させていただきます。
ありがとうございます。私の方からメールにて日程を送らせていただきますので、そちらをご確認のうえ、ご検討いただけますと幸いです。
営業事務:伊東あおい
わかりました。
ありがとうございます。本日はご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ありませんでした。
引き続きよろしくお願いいたします。
それでは失礼いたします。

このようにスムーズに行くとは限りませんし、もしかすると面接の再設定が難しい場合もあるでしょう。
そういった場合も、自分の非を認めてしっかりと謝罪することを最後まで忘れないことが大切です。

もし、面接のチャンスをもらえることになったら、当日は謝罪と感謝をしっかりと伝えましょう。

まとめ

面接を当日キャンセルする場合、「印象が悪いならこのまま逃げ切ってしまおう」と連絡をしない人も少なくありません。

しかし、連絡しないのはせっかくのチャンスを逃すことになります。

事情はそれぞれですし、人間ですから間違うこともあるでしょう。
そんなときだからこそ、相手に対して丁寧な説明と謝罪をすることで、自分の頭や心の中を整理することもできます。

モヤモヤした気持ちで転職活動を続けることにならないためにも、誠実な姿勢を大切にしましょう。

こんなときどうしたら良い?と不安なときに話せる相手として転職ナビのキャリアアドバイザーはぴったりです。その不安、私たちに話してください。
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