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面接辞退は丁寧に!失礼にならない断り方のポイント

JOBSHIL編集部
面接辞退の連絡をする男性
この記事のポイント
  • 面接の丁寧な断り方を紹介
  • 辞退する際のメール・電話での例文付き
  • 理由を詳しく聞かれた時の答え方も解説

目次

登場人物紹介

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
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求職者さん
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「この会社、やっぱりなんかイメージが違う…」
「他の会社から先に内定をもらった!」

このような理由から、面接を辞退したいと思っている人もいるでしょう。

しかし、理由によってはそれを他の企業の担当者に言いにくかったり、どうやって伝えるべきか迷っていしまう方もいるのではないでしょうか?

そこで今回は、相手に失礼ではない面接の断り方について、参考用のフレーズを交えながらご紹介します。
企業への感謝と誠意を忘れずに、円満に面接を辞退する方法をマスターしていきましょう。

面接辞退は日常茶飯事?

「面接辞退をするのは少し怖い…怒られるのでは?」と思って連絡をためらってしまう人もいるのではないでしょうか?

しかし、採用担当者からすれば、面接辞退はよくあることなので、正しく対応すれば怒られることはほとんどありません。
そのため、これから紹介するポイントを守れば、それほど身構える必要はないのです。

では、さっそく面接辞退のポイントから見ていきましょう。

面接を辞退する際のポイント

例文を見る前に、まずは面接を辞退する際に絶対に外せないポイントを確認しておきましょう。

面接辞退のポイント
  • 断ると決めたら出来るだけ早く連絡する
  • 謝罪と感謝の気持ちを忘れない
  • 理由は詳しく伝えなくていい
  • 基本はメール連絡
  • 無断欠席が一番NG

断ると決めたら出来るだけ早く連絡する

一度辞退した企業の選考をもう一度受けることは難しいので、辞退の連絡をする前にはきっちりと決心してから連絡することが大切です。
先方への迷惑にならないためにも、辞退を決めたらあとはできるだけ早めに連絡をしましょう。

謝罪と感謝の気持ちを忘れない

また、謝罪と感謝をきちんと伝えることも大切です。
選考辞退についての謝罪、これまで選考に時間を割いてくれたことへの感謝を丁寧に伝えると、相手も気分が悪くなりにくいですね。

理由は詳しく伝えなくていい

辞退の理由で嘘を付くのはいけませんが、基本は詳しい理由を言う必要はありません。
ただし、場合によっては、詳しく聞かれることもあるでしょう。
その際には、相手への批判や中傷などをしないように考えながら、丁寧に理由を伝えましょう。

後ほど、理由別のフレーズを例に出してご紹介しますので、そちらを参考にしてみてください。

基本はメール連絡

基本的に、辞退の連絡はメールでかまいません。
電話連絡が必要なのは、面接前日や当日に面接を断る場合です。
前日なら、メールを送った上で電話を、当日の場合は、まずは電話で連絡を試みましょう。

無断欠席が一番NG

一番良くないのが、面接を無断欠席してしまうことです。
こうなると、企業側に多大な迷惑をかけることになるので、事前連絡は必ず行います。

ではここからは、面接をお断りするための例文をご紹介していきます。

面接辞退の基本メール&会話例

面接を辞退するためには、次回に控えている面接の時期によって伝え方を変える必要があります。
先程も説明したように、面接の2営業日前までならメール・面接前日や当日は電話メインで辞退の連絡をしましょう。

メールでの断り方

メールの場合は、以下の例文を参考に、自分の状況に置き換えて書いていきましょう。

 
選考辞退メール 例文

件名:〇次面接辞退のご連絡([名前])

本文

株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様

お世話になっております。
◯月◯日◯時から面接のお時間をいただいております〇〇と申します。
この度は、面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

選考にお時間を割いていただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。
また、メールでの連絡となりましたご無礼、お許し下さい。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

------------------

[名前]
xxxx@xxxx.com
080-0000-0000
〒000-0000
東京都品川区〇〇0-00-00
〇〇ハイツ106号室(建物名まで正確に)

------------------

メールで送る際の詳しい送り方は以下の記事にまとめてありますので、参考にしてみてください。

電話での断り方

電話で担当者と話す場合は、慌ててしまうと不要なことを言ってしまうこともあります。
以下の会話例を参考にしながら、落ち着いて連絡してみましょう。

いつもお世話になっております。〇〇と申します。採用面接の件でお電話させていただいたのですが、採用担当の✕✕様はご在席でしょうか?

 

===============
受付担当者:少々お待ちください。
===============

 

お忙しいところ恐れ入ります。◯◯から応募し、◯月◯日の◯時から面接予定の〇〇です。いま、少々お時間よろしいでしょうか?

 

===============
採用担当者:大丈夫です。
===============

 

◯月◯日の面接ですが、第一志望の企業から内定を頂いたため、辞退させていただきたく連絡いたしました。
お忙しい中、選考にお時間を割いていただいたにも関わらず、このような連絡となってしまい、大変申し訳ございません。

 

===============
担当者:残念ですが、かしこまりました。
===============

 

それでは、失礼いたします。

電話をかけるのは面接日が迫っている場合です。
そのため、理由は第一志望からの内定など、緊急性の高さを表す内容であることをきちんと伝えましょう。

また電話が苦手な人は、言うべきことを事前に紙に書いておくなど準備をしておくと安心です。
電話をかける時間帯など、その他のポイントは以下の記事で確認できます。

基本は一身上の都合でいいのですが、中には辞退の理由を詳しく聞かれることもあります。
嘘をつくのはNGですが、伝えていいのか迷う理由の場合、どう伝えればいいのでしょうか?

【詳しく聞かれたら】断るときのフレーズ集

面接の辞退を申し出ると、詳しい理由を聞かせてほしいと言われることがあります。
面接を辞退するだけならば無理に理由を言う必要はありませんが、もしどうしてもと言われた際はきちんと理由を説明しましょう。

面接辞退の場合、その多くは別の会社を選んだという理由でしょうから、素直に理由を伝えてかまいません。

ただし、「面接官の態度が悪かった」など相手を批判するような内容は避けて、「自分の適性を考えた結果、別の会社を選んだ」などオブラートに包んだ表現を使うようにしましょう。

詳しい理由の伝え方は、以下を参考にしてみてください。

大変申し訳ありませんが、自らの適性を考えた結果、他の企業にご縁を感じたため、選考を辞退させていただきたくご連絡しました。
前回の面接で伺った業務内容ですと、私のキャリアでは不十分であると感じました。そこで、よりスキルを活かせる他社の◯◯業務を行うことに決めたため、辞退のご連絡を差し上げました。
お話を伺っていく中で、当初の想定業務より担当範囲が広く感じました。私としては、今後はより専門性を重視した働き方をしたいと考えているため、選考を辞退させていただきたくご連絡しました。

相手のせいではないこと、自分の未来や適正を考えた結果であることを、しっかり伝えましょう。

まとめ:失礼のない面接辞退はあなたのため

面接を辞退するのは、選考の時間を使ってくれた担当者に申し訳ないと思ってしまう方もいるかもしれません。

しかし、1社しか入社できないのであれば、他を断るのは仕方のないこと。
大切なのは、心からの謝罪と感謝をしっかり伝えられるかです。

世間は広いようで意外と狭いもの。どこかで今回の担当者と会うことがあるかもしれません。
だからこそ、最後まで失礼のないようにしっかりと対応しましょう。

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