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書類提出って意外と難関!印象アップのマナーって?

JOBSHIL編集部
書類提出の様々な方法を解説している画像
この記事のポイント
  • 書類提出の方法はひとつじゃない
  • 場合別の提出マナーを紹介
  • 正しいマナーで印象アップ!

目次

登場人物紹介

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
転職サイト「転職ナビ」のキャリアアドバイザー。優しく、時に厳しく、丁寧なアドバイスで求職者さんをサポート。
求職者さん
求職者さん
初めての転職で不安いっぱい。優柔不断で、引っ込み思案なのを気にしている。アドバイスを基に、転職成功をめざす!

転職活動の第一関門といえば、面接に進む前の書類提出

しかし、転職活動に慣れていない人にとって、 書類提出のマナーは分からないことだらけですよね。

封筒の書き方って?

メールで送るときの文面は?

面接に持参する場合はどうするの?

なんて疑問も出てくるでしょう。

志望企業によって、方法が異なる書類提出。

そこで今回は、転職活動時に必要となるさまざまな方法の書類提出のマナーをまとめました。

場合別にご紹介していくので、あなたの志望企業に該当する箇所をチェックしてみてください。

書類提出方法は大きく分けて3種類

転職活動で発生する書類提出の方法は、大きく分けて以下の3パターンです。

書類提出のパターン
  • 郵送
  • メール、転職サイト上でのチャット
  • 面接会場での手渡し
転職活動の場合、求職者さんはビジネスマナーができていて当然と思っている採用担当者さんもいるはずです。基本のマナーをしっかり守って、内定に一歩近づきましょう!

ではここで、それぞれのパターンを詳しく解説していきます。

①郵送の場合

応募書類を郵送する場合は、以下のポイントに注意しましょう。

郵送時に気をつけること
  • 封筒の書き方
  • 添え状をつける
  • 中に入れる書類の順番

それぞれ具体的に見ていきます。

  

封筒の書き方

  

応募書類を郵送するときは、以下のように封筒に記入していきます。

  

【表面】

履歴書送付用封筒の表書き
宛名記入のポイント
  • (株)などは使わず、会社名は正式名称で書く
  • 宛名に「御中」と「様」は併用しない
  • 宛名は封筒の中心を基準に書く
  • 役職名が長い場合は、名前の右横に書く

【裏面】

履歴書送付用封筒の裏
宛名記入のポイント
  • 表より小さな字で、左下に住所・名前を記入
  • 左上に提出日(郵送なら発送日・手渡しなら持参日)を記入
  • 住所と名前の上には、郵便番号を忘れずに入れる

また、企業名が英語の場合は、以下のどちらかを参考に記入してみてください。

英語表記の会社の宛名例

▼封筒のより詳しい内容は、以下の記事をご覧ください

  

添え状の書き方

  

郵送の際に忘れてはいけないのが添え状です。

  

添え状は、封筒の中に入っている書類の内容を伝え、送付漏れがないことを送り先に伝えるために重要なもの。

パソコンで作成した文書を印刷すればOKなので、以下の例文を参考に作成してみてください。

 
添え状テンプレート

平成◯年◯月◯日

〇〇株式会社
総務部 人事課
採用ご担当者様

〒000-0000
東京都品川区〇〇0丁目0番地0号
〇〇ハイツ 000号室
電話:080-0000-0000
メール:xxx@xxx.xx.jp
〇〇 〇〇

 

求人応募書類の送付について

 

拝啓

〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。


この度、〇〇(サイト名)にて貴社〇〇職の求人募集を拝見し、応募させていただきました。

私は、◯年間〇〇職として働いております。これまでの経験を活かし、貴社の〇〇職として、貢献していきたいと思っております。

つきましては、応募書類を送付させていただきます。
ご多忙のところ恐縮ですが、書類をご確認いただき、面接の機会をいただけますと幸いです。
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

敬具

 

履歴書・・・1部
職務経歴書・・・1部

以上

▼添え状のより詳しい内容は、以下の記事をご覧ください。

  
  

中に入れる書類の順番

  

封筒の中に入れる書類の順番にも、実は決まりがあります。

  

上のように

①添え状

②履歴書

③職務経歴書

④その他の応募書類

の順番でクリアファイルにはさみ、封筒の表面を前にして入れます。

クリアファイルに入れておけば、中の書類が折れたり曲がったりするのを防ぐことができ、郵送途中に万が一封筒が濡れてしまった場合にも、中の書類は汚れずに済みます

そのほか、郵送マナーやよくある疑問に関しては、以下の記事を参考にしてみてください。

  

②メール・チャットの場合

最近では、メールや転職サービスのサイト上でのチャット形式など、オンライン上での書類提出が多くなっています。

オンラインのやりとりの際には、ビジネスメールの基礎的なマナーを知っておくと便利。 応募書類の送付マナーを確認する前に、以下の記事でメールの作法をおさらいしておきましょう

実際にメールで応募書類を送付する場合は、以下の2つに注意します。

ドメイン指定・表示名を確認
履歴書にパスワードを設定

ドメイン指定とは、受信するメールアドレスを指定できる設定のこと。

迷惑メールを避けるために設定されている場合もありますが、ドメイン設定をしたままだと、企業からの返信メールを受信できない可能性があります。

自分で設定しない限り、あらかじめドメイン指定がされていることはあまりないのですが、過去に自分で設定していたことがないか、改めて確認しておきましょう。

また、添付書類にはパスワードを設定するのがマナーです。

応募書類は、あなたの個人情報が詰まったもの。
きちんとパスワードを掛けて送付することで、志望企業に「この人はセキュリティ意識がしっかりしているな」と安心してもらえることにもつながるので、忘れないようにしましょう。

以上の2点を確認したら、以下の例文を参考に提出メールを作成しましょう。

 
ファイル添付メールの例文

〇〇株式会社
総務部 人事課
採用ご担当者 様

はじめまして。
私は、〇〇 〇〇と申します。

この度、〇〇にて、貴社〇〇職の求人を拝見し、応募させていただきました。

私は、◯年間〇〇職として働いております。
これまでの経験を活かし、貴社の〇〇職として、貢献していきたいと思っております。

まずは、履歴書を送付いたしますので、ご査収くださいませ。

なお、履歴書にはパスワードを設定しております。
後ほど、パスワードを記載したメールを送付いたしますので、合わせてご確認ください。

お忙しいとは存じますが、ご確認いただき、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

----------------------
[名前]
xxxx@xxxx.com
080-0000-0000
〒000-0000
東京都品川区〇〇0-00-00
〇〇ハイツ 106号室(建物名まで正確に)
----------------------

パスワードの設定方法などもまとまっているので、より詳しいメールでの書類送付については、こちらの記事を参考にしてみてください。

また、転職サービスを利用している人は、サイトやアプリ上のメッセージ機能で採用担当者と連絡を取ることも少なくありません。

チャットでのやり取りはメールとは少し異なるので、以下の記事を参考にしてもらえると分かりやすいです。

③手渡しの場合

書類選考と面接選考が同時に行われる場合などは、面接会場で応募書類を手渡しすることもあります。

その場合も、郵送時と同じくクリアファイルと封筒に書類をまとめておきましょう。
宛名などは書かず、封筒は以下のようにします。

履歴書持参時の封筒の書き方

また、手渡しの場合は、受付で係の人に事前に渡すパターンと、面接官に直接渡すパターンがあります。

それぞれのポイントは以下です。

受付で渡す場合

封筒に入れたまま、「本日はよろしくお願いします」と挨拶をし、相手の方を向けて両手で差し出す。

面接官に渡す場合

面接官から指示があったら封筒から履歴書を出し、書類をクリアファイルに入れたまま封筒の上に重ね、面接官の読みやすい向きで差し出して「本日はよろしくお願いします」と両手で渡す。

直接渡すからこそ、あなたの思いが動作に出やすくなります。
そのため、丁寧な態度を心がけるようにしましょう。

提出前にチェック!書類内容のチェックリスト

ここまで書類提出のマナーについてご紹介してきましたが、何より大事なのは応募書類の中身です!

せっかくきちんとしたマナーで書類提出ができたとしても、肝心の内容に誤字脱字や抜け漏れがあったらマイナス評価に…

そんなことにならないよう、提出する前に以下の点を最終チェックしておきましょう。

応募書類最終チェックリスト
  • 誤字脱字はないか
  • ふりがなやその他項目に空欄はないか
  • (株)などの略称が使われていないか
  • 写真は曲がっていないか
  • 年の表記が統一されているか
  • 入学・卒業・入社・退社の時期に間違いはないか
  • 履歴書枠外の日付は、持参日または郵送日になっているか
応募書類はコピーを取っておいて、提出後も自分で内容をチェックできるようにしておきましょう。そうすると、面接前などに読み直して伝えることを整理できますよ。

些細なマナーが信頼につながる!

大事なのは応募書類の中身とはいえ、提出時のマナーは少なからず採用担当者にチェックされていると思いましょう。

きちんとマナーを知っている人は、採用側からしても安心して仕事を任せられる人材ですよね。

些細なマナーでも、あなたの印象に大きな影響を与えることもあるので、この機会にしっかり身につけておくといいですね。

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