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提出前に最終チェック!書類選考で落ちる履歴書・職務経歴書の共通点

JOBSHIL編集部
たくさんの不採用履歴書を思い浮かべて、悩むスーツの男性
この記事のポイント
  • 「読みにくい、読みたくない」と思われない書類づくりが、書類選考の第一歩
  • 具体性を出し、わかりやすくすることで、読む人の負担を減らす
  • 選考の結果がこなくても、こちらから催促の連絡はしない

目次

登場人物紹介

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
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求職者さん
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初めての転職で不安いっぱい。優柔不断で、引っ込み思案なのを気にしている。アドバイスを基に、転職成功をめざす!

「書類審査がなかなか通らない…何がだめなんだろう」
「同じ書類でも受かったり受からなかったりする…どうして?」

そういったお悩みを持っている方は、もしかしたら、書き方や伝え方で損をしているかもしれません!

転職の選考では、不合格でも、何が悪かったのか教えてもらえないので、改善しにくいですよね。

今回は、転職活動の書類選考について、履歴書・職務経歴書それぞれの間違いやすいポイントや、結果がなかなか来ない時の対応についてご紹介します。

書類選考で気をつけるべきこと

選考用の書類は中身がとても重要です。
しかし、読んでもらうためには、企業側に、読みたいと思ってもらえる書類になっているかどうかが大切です。

読みたくないと思われてしまえば、いくら良い実績を書いていたとしても、意味がありません。 また、読んでもらったとしても「読みにくいな…」と思われて、途中までしか読んでもらえない可能性もあります。

では、読んでもらえない書類とは一体どんなものなのでしょうか?

 
読んでもらえない応募書類の共通点
  • 情報量が多すぎる
  • 誤字脱字・誤変換
  • 段落がない
  • 西暦と和暦が混ざっている
  • フォントにばらつきがある(パソコン作成)
  • 字が汚い(手書きの場合)

まず、一つ目の関門は「情報量が適切であるか?」という部分です。
伝えたい事を簡潔にまとめることも、ビジネススキルの一つです。ただ、何枚もだらだらと書類を書いていることは決していいことではありません。

また、読みやすい書類はリズムが重要です。
誤字脱字は、文章のリズムを途切れさせますし、段落がないと、リズムを整える場所がわかりにくくなってしまいます。
また、西暦と和暦の混在や、フォントのばらつき、手書きの際の文字の汚さは、文章の規則性を乱してしまいます。

読みやすさを考えて書類をつくることが、書類選考の第一歩です。

落ちやすい履歴書の特徴

まずは履歴書からチェックしていきましょう。

氏名・住所・連絡先欄

「自分の基本情報を間違うなんてありえない!」と思う方もいるかも知れませんが、気を抜いてはいけません。
サラサラ書ける部分が一番間違いに気づきにくいということを覚えておきましょう。

 
氏名・住所・連絡先欄でよくあるミス
  • 地名の漢字を間違えている
  • 番地や電話番号を間違えている
  • 建物名を記載していない

地名の漢字ミス

地名には通常では使用する機会の少ない漢字が使われていることも多くあります。

例えば新潟の「潟」は手書きの際にミスが多い漢字ですし、「茨城」と「茨木」はパソコンで変換で間違えてしまうことがよくあります。
千葉の「下総」という地名は「しもうさ」と読みますが、読み仮名を勘違いして覚えてしまう可能性が高いので、こういった漢字や読み仮名には注意が必要です。

番地や電話番号の書き間違い

数字のミスは、特に注意が必要です。
「電話で連絡しようと思ったら別の人に繋がった」なんて洒落になりませんから、電話番号や住所の番地は書き終わった後にもう1度確認しましょう。

建物名を記載していない

意外に多いのがアパートやマンションの記載忘れです。
住所を間違ったり、記載忘れがあると、届くまでに時間がかかったり、最悪の場合、書類が届かない可能性もありますので、必ず正式名称を記載しましょう。

学歴・職歴欄

学歴や職歴は形式に沿って書けば、基本的には問題ありません。
しかし、 決まりがある分、ちょっとしたミスも目立ってしまいます。

 
学歴・職歴欄でよくあるミス
  • 年月の記載を間違えている
  • 義務教育まで書いている
  • 社名を略している
  • 最後に「以上」が書かれていない

年月を間違えている

留学や、休学などで卒業年が通常と異なっている場合は、大学の入学年、卒業年、初めての会社の入社年月に影響してきます。
実際の年数とずれがないか、計算しながら書くようにしましょう。

休学・休職の場合は、マイナスイメージをもたれやすいので、理由を書いておいたほうがいいですね。体調面が理由の場合は、現在は仕事に支障がないことをしっかり明記しましょう。

義務教育まで書いている

学生アルバイトや新卒の際は、中学卒業から学歴を記入したと記憶している方も多いのではないでしょうか?
しかし、転職活動の場合、学歴は最終学歴の一つ前から書くのが一般的です。
大卒の場合は、高校から書くようにしましょう。
高卒の場合は、中学卒業から書いても問題ありません。

社名を略している

履歴書や職務経歴書は、略称で記載するのはNGです。
株式会社を(株)、有限会社を(有)と書いたりするのは、マナー違反ですから注意しましょう!

最後に「以上」が書かれていない

すべての学歴、職歴を書き終わったら、右下に必ず「以上」と記載しましょう。
「これで学歴・職歴はおわりです」という意味ですから、書き終わった次の行の右端に書きましょう。

資格・免許欄

資格や免許は意外と書き方にポイントの多い項目です。
まずは、よくあるミス例から見てみましょう。

 
資格・免許欄でよくあるミス
  • 資格の名前を省略している
  • 低すぎるスコア・級・段を書いている
  • 資格を持っていないから空欄にしている
  • 級や段があるのに書いていない

資格の名前を省略している

資格の名前は必ず、正式名称で記入しましょう。
また、取得したときから名称が変わっている場合は、取得時の名称を記入します。

低すぎるスコア・級・段を書いている

TOEICなどの語学テストは、受けさえすればスコアを記入することができます。
しかし、大卒(大卒レベルは600点前後)にもかかわらず中学レベルの点数を書いてしまっては、むしろ評価はマイナスです。

資格を持っていないから空欄にしている

資格・免許欄に書ける資格がない場合は、空欄ではなく、「特になし」と記載しましょう。
近々、受験予定の資格がある場合は、「〇〇資格勉強中(◯月受験予定)」などと記載してもかまいません。

級や段があるのに書いていない

英検や、秘書検定など、多くの資格・検定には、◯級や◯段といったレベルが設定されています。
どのレベルかによってできることも違いますので、しっかり記入しましょう。

履歴書の資格・免許欄については、以下の記事に詳しくまとめてあります。ぜひ、ご覧ください。
履歴書の資格・免許欄の書き方マニュアル【名称一覧あり!】

本人希望欄

本人希望欄は入社可能日や職種、勤務時間、勤務地といった、あなたの希望条件を書く欄です。
どなたでも何かしらの希望はあると思いますが、どこまで書いてしまっていいのか、書き方に困りますよね。
希望がある場合はもちろんですが、希望がないときでも気をつけたい点があるので、チェックしていきましょう。

 
本人希望欄でよくあるミス
  • 希望をみっちり書いている
  • 空白のまま提出している
  • 書いておくべきことが書かれていない

希望をみっちり書いている

本人希望欄は、その名のとおり、あなたの希望を書く部分です。
しかし、だからといって何をかいてもよいわけではありません。
欄いっぱいに希望が書かれていると「この人は自分の要望ばかり言ってくる」と、悪い印象を与える可能性があるので、多くても8割以下におさえましょう。

空白のまま提出している

希望を書きすぎるのは良くないからといって、何も書かずに出してしまうのもNGです。
特に希望がない場合は「貴社の規定に従います」と書いておきましょう。

書くべきことが書かれていない

企業から「希望職種を書くように」と言われているのに書いていない。
連絡希望時間を書いていなかったため、何時に電話してよいのか担当者が迷ってしまう。
このように、書くべき事項や、書いておいたほうがいい事項を書き忘れてしまうのも、印象を悪くするの原因の一つです。

本人希望欄の書き方ついては、以下の記事に詳しくまとめてありますので、ご覧ください。
その不安、解決します。履歴書の本人希望欄の正しい書き方

落ちやすい職務経歴書の特徴

新卒のときにはなかった書類選考に「職務経歴書」があります。
これはいままでどのような仕事してきたかを、履歴書よりも詳しく伝えるための書類です。

履歴書とは違い、形式が決まっているわけではないので、書く際に迷いますし、本当にこの職務経歴書で大丈夫なのかと、不安に感じている方も多いのではないでしょうか?

ここでは、職務経歴書のNGポイントについて、書類の形式と内容に分けて解説していきます。

形式・表記

まずは書類の形式について確認します。

 
職務経歴書でよくある形式ミス
  • 超大作過ぎる(長過ぎる)
  • 短すぎる
  • 会社ごとに書き方がバラバラ
  • 雇用形態を書いていない

超大作過ぎる(長過ぎる)

職務経歴書はA4で1~2枚にまとめるのがベストです。しかし、転職回数が多い場合は3枚までなら許容範囲内。

最初にも書きましたが、読みたくないと思わせる書類は論外です。
ページ数が多すぎることで、読んでもらえないという悲しいことがないようにしましょう。

転職回数が多く、3枚以内に収まらない場合は、志望企業や職種に関係のない部分の記載を減らすなどして対応しましょう。

最低限の実績数字などを記載し、エピソードなどは記載を控えるなどの工夫をしてみるといいですね。

短すぎる

また、今までの仕事について詳しく伝えるための書類ですから、内容が薄すぎるものもNGです。
どんな仕事をしてきたか、それによってどんな成果をあげたかを入れて、A4用紙1枚分は埋めるようにしましょう。

会社ごとに書き方がバラバラ

職務経歴書の中では、統一感のあるまとめ方をするのがベストです。
1社目は【〇〇株式会社】としているのに、2社目は「株式会社〇〇」としているなどの、内容や表記のばらつきは、読み手の負担を大きくします。 表記や記載項目は必ず統一するようにしましょう。

雇用形態を書いていない

アルバイト・契約社員・正社員では責任の重さが違います。 誤解を招く可能性があるので、アルバイトや契約社員といった雇用形態は必ず記載するようにしましょう。

プロジェクトリーダーや時間帯責任者など、責任あるポジションについていた場合は、アピールになるのでその旨を記載しておきましょう!

内容

職務経歴書では、あなたの魅力を効率良く伝えることが大切です。
以下のようなミスをしていないか、ご自身の職務経歴書をチェックしてみましょう。

 
職務経歴書でよくある内容ミス
  • 正社員歴があるのにアルバイト歴をプッシュしすぎている
  • 抽象的なことしか書いてない
  • あきらかな機密事項を書いている
  • 前職の社内用語を使っている
  • できて当たり前なスキルが羅列されている

正社員歴があるのにアルバイト歴をプッシュしすぎている

アルバイト経験も、もちろん立派な職歴です。 しかし、正社員歴が長いのにアルバイト時の経験をプッシュしすぎているのは、少しもったいない。

正社員とアルバイトでは責任の重さが違うと考える担当者も多いので、正社員としての実績を優先して書くようにしましょう。
ただ、アルバイト時代に接客で賞を取ったなど、人とは違う実績がある場合は、プッシュしても問題ないですよ!

抽象的なことしか書いてない

職務経歴書だけでなく、転職活動では曖昧な回答はマイナス評価に繋がりやすいので注意しましょう。
「たくさんの」「すごく」「すぐに」「素晴らしい」といった表現だけでは、内容が伝わりません。
「100人を超えるたくさんのお客様」や「売上目標120%達成の素晴らしいイベント」など 具体的な表現を使いましょう。

あきらかな機密事項を書いている

どの企業にも他社には知られたくない機密事項は存在します。
新商品についてであったり、独自技術についてであったりと様々ですが、前職で社外に漏らせない仕事に関わっていたり、実績の内容が機密事項に触れる場合は、そのまま伝えるのはNGです。
自社の機密事項を簡単に話してしまう人間を、採用したい会社はありません。

表に出せない名称やデータは表現を濁すなどし、面接で聞かれた場合は、「社外秘のため詳しくは言えませんが」と伝えてから、言える範囲で成果を伝えるようにしましょう。

前職の社内用語を使っている

前職のことを知らない人に、自分の仕事を説明するのが「職務経歴書」ですから、前職の人にしか伝わらない言葉を使うのはアウトです。
一般的な言い方に直すか、適当な言葉がない場合は注釈をつけるなどして、伝える工夫をしましょう。

できて当たり前なスキルが羅列されている

たとえば、10年事務をしてきた人が「電話対応や来客対応ができます!」と書いてきても、面接官には響きません。
10年働いているのですから、できて当たり前のことを羅列するのは、逆に成長が無いと思われてしまう可能性があります。

選考結果が遅い時の対応

選考用の書類を送ったのに返事が来ないと、不安ですよね。
書類選考の結果は1週間前後~1ヶ月ほどと企業によって様々ですが、人気企業や大企業は選考期間が比較的長いと言われています。

また、業界や企業の繁忙期に当たっていたり、予想以上の応募数が来ていたりすると遅れることもあります。
企業側にも事情がありますので、選考結果の連絡がないという場合は、なるべくはこちらからはアクションを起こさないほうがいいでしょう。

ただ、履歴書や職務経歴書を送った後に連絡があり、追加資料(これまでの作品など)の提出をしている場合は、連絡してみても良いでしょう。
その場合は、「追加資料を送ったのですが届いていないでしょうか?もし、届いていなかったら申し訳ありません」というように伝えてから、話し始めましょう。

書類選考を辞退したい時の対処法

書類を送ったけど、辞退したいと思っています…。まだ選考結果が来ていないけど、どうしたら…。
書類選考の辞退なら、メールで大丈夫ですよ。 気が引けるかもしれませんが、担当者にとっては日常茶飯事ですから、あまり気負わず、早めに連絡しましょう。
ただ、既に面接日が決まり、日程が迫っている場合は、電話で連絡してくださいね。

選考辞退の際の対処法については 以下の記事に詳しくまとめてありますので、ぜひご覧ください。
転職のプロに聞く!選考辞退メールの正しい送り方

まとめ

今回は書類選考で使われる履歴書や職務経歴書で、ミスしやすい部分を解説しました。
書類選考がなかなかうまくいかないという方は、今回の記事で紹介した点をもう1度チェックしてみましょう。

履歴書や職務経歴書は、企業とあなたをつなぐ、最初のの接点です。
第一印象を良くするためにも、書類であなたの魅力を最大限に伝えてみましょう!

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