JOBSHIL [ジョブシル] 転職に役立つノウハウメディア

JOBSHIL [ジョブシル] 転職に役立つノウハウメディア

Powered by

  1. ビジネスマナー
  2. 【例文あり!】面接関連メールの返信で気をつけるべきポイント

【例文あり!】面接関連メールの返信で気をつけるべきポイント

JOBSHIL編集部
面接についてのメールの返信を考える女性
この記事のポイント
  • ビジネスメール返信の基本を確認
  • 内容別の返信例文を紹介
  • 間違いやすい言葉をチェック

目次

登場人物紹介

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
転職サイト「転職ナビ」のキャリアアドバイザー。優しく、時に厳しく、丁寧なアドバイスで求職者さんをサポート。
求職者さん
求職者さん
初めての転職で不安いっぱい。優柔不断で、引っ込み思案なのを気にしている。アドバイスを基に、転職成功をめざす!

面接前の日程調整や面接後のやり取りの多くはメールで行われますよね。

しかし、いざ送ろうとすると

「この言葉遣いでいいんだっけ?」
「こんな時、どう言えば印象が良いんだろう…」

と悩んでしまう方もいるのではないでしょうか?

そこで今回は、面接に関する様々なシチュエーション別に、メール返信の例文をご紹介します!

感情や思いが伝わりにくいメールだからこそ、マナーを守って気持ちの良いやり取りを目指しましょう。

転職活動でのメールの基本

中途採用では、社会人としての基本的な能力も評価基準の一つです。

いくら面接での受け答えがしっかりしていても、ビジネスマナーが守られていないメールを送ってしまうと印象がダウンしてしまうことも。

そうならないためにも、まずは企業から来たメールへの返信時に気をつけたいポイントを確認しましょう。

覚えておきたい返信マナー
  • Ccも含め、すべての人に返信する
  • 返信では件名変更せず「Re:」を使って返信
  • 宛名・署名は省略せず間違いなく書く
  • 相手の送信内容は消さない
  • 深夜にメールを送らない

また、最低限のメールマナーができている方は、以下のようなイメージアップを狙えるポイントを意識して返信してみましょう。

イメージアップポイント
  • 簡潔で内容が分かりやすい
  • 読み手への配慮と感謝の気持ちを表せている
  • 反応(返信)が早い

「この表現はわかりにくくないかな?」と常に意識し、メールを受け取る相手のことを考えて書くのがポイントです。

また、返信が必要なメールに返信がないと「届いてないのかな…どうしたのかな…」と採用担当者に心配をかけてしまうので、早めの返信は必須です。

しかし、内容によってはすぐに回答できない場合もあるでしょう。
その場合は、受け取ったことを一旦連絡し、あとから正式なメールを送るようにしましょう。

その他、面接関連のメール返信については、以下の記事に詳しくまとめていますので、ぜひご覧ください。

基本的には出だしや、署名は変わらないので、今回は以下の画像の部分のみを抜粋して、ご紹介します。

それでは、ここからは各パターンのメール例文を見ていきましょう。

①日程を提示された(日程OKの場合)

相手から提示された日程でOKあれば、確認のために面接の場所と日時をしっかりと明記して返信しましょう。

こうすることで、面接日時などの間違いを防止することができます。

メール返信例

この度は、◯次面接の候補日をいただき、誠にありがとうございます。
下記日程で面接に伺います。

面接場所:〇〇株式会社 本社ビル
面接日時:◯月◯日(◯曜日) 15:00~

面接のお時間をいただけましたこと、大変嬉しく思います。
当日は、よろしくお願いいたします。

②日程を提示された(日程NGの場合)

企業側から提示された日程にどうしても行けない場合は、こちらから候補日を提示してみましょう。

日程を提示する際には、候補日を3つほど提案しておけば、企業側も調整しやすいでしょう。

メール返信例

この度は、◯次面接の日程候補日をいただき、誠にありがとうございます。
ぜひ、面接に伺いたく存じます。

しかし、現職の都合で、いただいた日程に伺うことができません。
大変恐縮ですが、日程の調整をお願いすることは可能でしょうか。

以下の日程でしたら、貴社に伺うことが可能です。

◯月◯日(◯曜日) ~15:00
◯月◯日(◯曜日) 終日可能
◯月◯日(◯曜日) 13:00~

もし、上記日程で難しい場合は再度調整いたしますので、ご連絡いただけますと幸いです。
お手数をおかけしてしまい申し訳ございません。
何卒、よろしくお願いいたします。

③都合の良い日程を聞かれた

都合の良い日程を聞かれた場合も、候補日を3つ提案しましょう。

その日程で難しい場合は対応する旨もひとこと書いておくと、より丁寧な印象を与えることができます。

メール返信例

この度は、書類選考通過のご連絡、および一次面接のご連絡を頂き、ありがとうございます。
ぜひ、面接に伺わせてください。

直近ですと、以下の日程でしたら調整が可能なのですが、ご都合はいかがでしょうか。

◯月◯日(◯曜日) ~15:00
◯月◯日(◯曜日) 終日可能
◯月◯日(◯曜日) 13:00~

もし、上記日程で難しい場合は再度調整いたしますので、ご連絡いただけますと幸いです。
お手数をおかけいたしますが、引き続きよろしくお願いいたします。

④面接不合格の連絡が来た

不採用通知がメールで届いた場合は、基本的に返信をする必要はありません

ただし、最終面接での不採用や、採用担当者に個人的にお世話になった場合などは、以下のような返信メールを送ってみるのもいいでしょう。

メール返信例

先日はご多忙の中、面接のお時間をいただき、誠にありがとうございました。

私の力不足で不採用となり誠に残念ではありますが、謙虚に受け止め、前向きに励んでいきたいと思います。

末筆ながら、貴社の益々のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。

⑤採用の内定通知が来た

内定通知が届くと嬉しい気持ちでついつい舞い上がってしまいますが、落ち着いて失礼のないように返信を書くことが大切です。

入社に向けた抱負などを書いておくと、やる気があって前向きな印象を与えることができます。

メール返信例

先日は面接(または面談)のお時間をいただき、誠にありがとうございました。
この度、内定をいただき大変嬉しく思うと同時に、あらためて身の引き締まる思いでございます。

入社までに○○などの知識をさらに深め、一日でも早くお役に立てるように精進してまいります。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
まずは、採用の御礼を申し上げます。

ビジネスメールで注意したい言葉

ビジネスメールでは、言葉の使い方によって受け取る側に与える印象が変わってしまうこともあります。

ここでは、間違いやすい言葉や言い回し、印象を柔らかくするクッション言葉を紹介します。

間違いやすい言い回し

普段なんとなく使っている言葉や言い回しでも、実は間違っているものがいくつもあります。
正しい言葉で送れるように、間違いやすい言葉や言い回しをチェックしておきましょう。

間違いやすい言い回し①

了解しました → かしこまりました・承知しました

「了解」は、立場が上の人から下の人へ向けて使う言葉です。「かしこまりました」や「承知しました」に言い換えて、相手を立てるように心がけましょう。

間違いやすい言い回し②

お世話になります → お世話になっております

すでにメールの相手との仕事が進行中だったり、すでに直接会ったことがある場合は、未来系の「お世話になります」だと正しくありません。

いつもありがとう、という感謝の気持ちを込めて「お世話になっております」と言い換えましょう。

ただし、直接会う前や商談成立後のメールなど、これからお世話になる状況であれば「お世話になります」でもOKです。

間違いやすい言い回し③

とりあえず → 取り急ぎ・まずは・ひとまず

「とりあえず」という響きは、優先順位が低かったり、軽く見られているような印象を与えがち。

それよりも親身に物事を進めようとしている姿勢を表現するためには「取り急ぎ」や「まず・ひとまず」に言い換えてみましょう。

間違いやすい言い回し④

御社 → 貴社

相手の会社を丁寧に表現する時に「御社」と表現するのは間違いではありませんが、これは口頭の場合です。

メールなどの文面では「貴社」とするのが基本なので、履歴書作成の場合にも気をつけましょう。

間違いやすい言い回し⑤

よろしかったでしょうか? → よろしいでしょうか?・よろしいですか?

過去ではないことをついつい「よろしかった」と表現しがちですが、これは間違いです。

学生がアルバイトの時に使ってしまうような「バイト敬語」などといって、低評価の対象になってしまうので、注意が必要です。

間違いやすい言い回し⑤

大丈夫です → 〇〇することが可能です

都合をたずねられた時などに「大丈夫です」と答えると、上から目線のような印象を与えてしまうことも。

ビジネスの場では、「◯◯することが可能です」と明言するとイメージダウンを避けることができます。

普段からついつい使ってしまっていたものがあったら、これを機に直しておきましょう。

敬語の基本マナーに関しては、以下の記事で詳しくご紹介しています。

クッション言葉

言いにくいことを伝えたり、何かをお願いしたりする場合には、クッション言葉を使ってきつい印象を和らげるのがオススメです。
クッション言葉には例えば以下のようなものがあります。

  記入例
行動してくれる
ように頼む
恐れ入りますが、
〜をお願いいたします。
手を煩わせる
ことを頼む
お手数ですが、
〜いただければ幸いです。
来てもらう
ように頼む
ご足労をおかけしますが、
〜をお願いいたします。
かまわなければ
そうして欲しい
差し支えなければ、
〜いただければ幸いです。
相手の要望を断る ご期待に添えず誠に残念ですが、
〜いたしかねます。
メールは感情が伝わりにくい分、普通に書くと少しきつい印象になりがちです。
そんな時こそクッション言葉を使うことで、お互い気持ちよくコミュニケーションを取ることができます。

メールの言葉遣いを始めとするビジネスメールの基本については、以下の記事に詳しくまとめていますので、参考にしてみてください。

まとめ

ビジネスメールはマナーや決まりなどがあるので、「少し面倒だな…」と感じる方もいるかもしれません。

しかし、ビジネスメールのマナーが身につけば、どの会社でも必ず役に立ちます
この機会をチャンスと捉えて、ご紹介したマナーに気をつけながら、返信メールを送ってみましょう。

無料業界最大級・祝い金つきの転職求人サイト
掲載企業のロゴ

就職・転職を成功された方に、もれなく「転職祝い金」をお支払いします。

会員登録(無料)

関連する記事はこちら

CLOSEMENU