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【未経験でもOK】競争率の高い事務職への転職を勝ち抜く!志望動機の書き方

JOBSHIL編集部
事務職になるための志望動機を考える女性
この記事のポイント
  • 志望動機の考え方の基本を確認
  • 志望企業と事務職について詳しく知る
  • 事務職の志望動機のポイントをチェック

目次

登場人物紹介

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
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求職者さん
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初めての転職で不安いっぱい。優柔不断で、引っ込み思案なのを気にしている。アドバイスを基に、転職成功をめざす!

「事務職をやってみたい!」

そう思って転職活動をしている人もいるのでは?

しかし、事務職は人気の業種なので、内定をゲットするには念入りな準備をする必要があります。
選考の面接などでは様々な質問をされますが、事務職を希望する場合、特に力を入れたいのが志望動機です。

しかし「志望動機と言われても…あんまりいい答えが思いつかない」と回答に悩む方も少なくありません。

そこで今回は、事務職の志望動機の書き方について、アピールすべきポイントや答え方を例文を交えてご紹介します。

志望動機を考える上で大切なこと

これはどの業界・職種でも言えることですが、志望動機を考えるにあたってまずやるべきは、業界研究・企業研究志望職種の仕事内容を知ることです。

業界研究では、業界ごとの売上規模やその業界にどんな会社があるのか、そしてどんな業界と関連しているのかなどを調べていきます。
そして企業研究は、志望企業の売上や雰囲気・業務内容について調べたり、 同業他社との違いや欲しい人材像を理解するのが目的です。

詳しい研究方法は、以下の記事で詳しく説明していますので、読みながら調べてみましょう。

また、企業研究・業界研究にプラスして、志望企業で想定される仕事内容を知ることも重要です。

ということで、次の章では事務職の仕事についてチェックしていきます。

事務職の仕事とは

事務職と一言でまとめられることが多いですが、実はその種類は多岐にわたります。

よく聞く一般事務営業事務の他にも、経理事務総務事務など専門的な仕事を担当する事務職もあります。
また、社員数の多い企業の場合、事務でも部署によって仕事内容が違うこともありますし、中小企業の場合は経理から営業事務まで事務全般をすべて担当する場合もあります。

会社や専門にもよりますが、多くの企業では以下のような業務を任されることが多くあります。

事務のお仕事内容
  • 来客応対
  • メール・電話・郵便物応対
  • データ入力・チェック
  • データ整理
  • 書類・資料の作成・整理
  • 部門間調整

例えば営業事務を例にすると、営業担当が外部から取ってきた仕事の事務処理といった仕事もあるでしょうし、契約に際して他部署との調整といった業務を行うこともあります。

このように、事務職の人がいないと仕事が回らない場合もあるほど、縁の下の力持ちとして重要なポジションであり、やりがいのあるお仕事です。

志望動機の考え方

企業や業界、仕事内容について知識を深めたら、さっそく志望動機を考えていきましょう。

思いが伝わる志望動機の考え方
  • 志望動機の評価ポイントをチェック
  • 熱意を伝えるためのポイントを確認
  • 面接での話の流れのまとめ方を知る

一つ目に大切なのは、「志望動機から採用担当者や面接官が何を知りたいのか」を理解することです。
評価のポイントが何なのかわからないままでは、せっかくの志望動機も相手の心に刺さりません。

次に、「この会社だから入りたい」という熱意の伝え方をマスターしておきましょう。

「こんな理由があるから一緒に働きたい!」
「入社したらこんなふうに役立てます!」

と、志望企業に熱意が本気であることを伝えるのが大切です。

そして最後に、わかりやすい伝え方についても確認しておきましょう。

志望動機を伝えるステップ
  • その企業を選んだ理由
  • 具体的なエピソード
  • 自分はどんな貢献ができるか

この順番で話すと結論がわかりやすく、採用側に伝えたい部分を的確に表現することができます。

志望動機の考え方について詳しく知りたい方は、以下の記事にまとめてある内容を確認してみましょう。

事務職でアピールできるスキル

企業によってアピールすべきポイントが違うのはもちろん、職種によっても効果的なアピールポイントは違います。

事務職の場合、特に注目されやすいのは以下の3つのスキルです。

事務職でアピールできるスキル
  1. 実務経験
    事務職としての経験がある場合は大きな強みになるので、必ずアピールしましょう。
  2. PCスキル
    専門事務、一般事務にかかわらず、オフィスソフトの知識は強い武器になります。
    また、タイピングのスピードや正確さもアピールすることができます。
  3. コミュニケーション能力
    事務は周りの人と常にコミュニケーションを取りながら仕事を行います。
    そのため、仕事を円滑に進められるコミュニケーション能力はアピールポイントになります。

この他にも、社内の様々な情報を扱う事務職は、守秘義務に対する高い意識を持っているなどもアピールポイントになることがあります。
志望企業や事務職についてしっかりと調べて、相手の求める能力で自分が持っているものはどれかを見極めていきましょう。

事務職の志望動機例文

ポイントを押さえたら、事務職を目指す場合に、面接で伝える志望動機を見ていきましょう!
今回は事務経験者事務未経験者に分けてご紹介します。

事務経験者の例文

志望動機の例文

私が御社を志望した理由は2つあります。
事務経験が活かせること、そして社員の成長を大切にする御社の社風に惹かれたからです。

これまで、オフィスソフトでの契約書・請求書といった書類作成やデータ整理などをメインに行ってきたので、即戦力として活躍できると思います。
現在は会社の方針で事務はそれぞれに決まった仕事を行うため、成長するために新しいチャンスを得ることに限界を感じておりました。
そんなときに出会ったのが御社です。

御社の求人を拝見し、一般的な事務に比べて業務が多岐にわたることを知り、簡単にこなせることではないと思う反面、挑戦してみたいという気持ちが強くなり、志望いたしました。

新しい仕事にも積極的に挑戦し、社会人としてさらに成長し、そして会社を支えられる事務として活躍したいと考えています。

前職の仕事で得意だった作業やスキルは積極的にアピールします。

また、中途採用となれば頼まれたことをやるだけでなく、自ら行動できる能力も必要です。
そういった積極的に仕事向かう姿勢をアピールできると、さらに印象アップにつながるでしょう。

事務未経験者の例文

志望動機の例文

現在、営業職として勤務をしておりますが、前々より人をサポートする仕事がしたいと考えておりました。
そんなときに、長年愛用している〇〇を生産する御社の求人を拝見し、営業事務の仕事を志望しました。

営業ではありますが、取引先へ出す資料などを自ら作成したり、入力に時間がかかっていた表に関数を使って一部自動化し、20%の作業時間削減に貢献するなど、オフィスソフトを活用してきました。

また、事務職の方に仕事を依頼する立場も経験しているからこそ、依頼者側の思考や効率を考えた仕事ができると考えています。

新しい仕事にも積極的に挑戦し、社会人としてさらに成長し、そして会社を支えられる事務として活躍していければと思います。

未経験の場合、前職の経験で事務職に役立ちそうなものがあれば、積極的にアピールしていきましょう。

とくにパソコンスキルは持っていてマイナスになることはありません。自主的に勉強している内容も含め、「ただやりたいのではなく、事務職で役立つスキルを習得するくらい真剣です!」と伝えることが大切です。

まとめ

同じ事務職であっても、業界や企業によっても求められるスキルは変わってきます。
ただ、裏方として会社を支えていくことや、パソコンスキルが重宝されることはどの会社でも共通します。

そういった部分を意識しつつ、今までの経験をふまえたオリジナリティのある志望動機を考えていきましょう。

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