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書類選考は怖くない!応募前に読みたい基礎知識と対策まとめ

JOBSHIL編集部
書類選考についての悩みに答える女性
この記事のポイント
  • 書類選考は、企業が会って話をしたいかしたくないかを判断する選考
  • 落とされる応募書類には共通点がある
  • 書類送付時のビジネスマナーも選考対象になる

目次

登場人物紹介

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
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求職者さん
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「中途の書類選考ってどんなかんじだろう?」
「何が見られているんだろう…」
「結果がこないけど連絡していいのかな…?」

転職活動の最初の関門とも言える書類選考。 大切な書類だからこそ不安も多いのではないでしょうか?
書類選考で「会ってみたい」と思ってもらえないと、面接すらしてもらえないのですから、悩むのは当然のこと。

書類作成は憂鬱に感じるかもしれませんが、選考用の書類は、限られた時間で行う面接と違い、自由に時間を使って、作成することができます。
準備を早く始めれば、最良の状態まで作り上げて提出することも夢ではありません!

今回は、「書類選考とは」という基本的な部分から、なにが見られているのかや、フォーマット・記入・送り方といった部分をまとめてご紹介いたします。

書類選考とは

書類選考は、面接で直接会う前に、会って話すべき人なのか否かを提出書類で判断する選考です。

面接となると会議室を取って、時間を確保して…と準備することも多いため、すべての志望者を面接をすることが難しい企業もあります。そのため、面接に来てもらうかどうか判断するために、履歴書や職務経歴書を見て選考を行います。

書類選考で提出する書類

書類選考でどのような書類を提出する必要があるのかも、確認しておきましょう。
中途採用における書類選考では、基本セットは以下の3つです。

 
選考書類の基本セット
  • 履歴書
  • 職務経歴書
  • 送付状(添え状)

それぞれの内容については、以下の部分で解説していますので、そちらをご覧ください。

書類選考について詳しく知る

履歴書のフォーマット・書き方へスキップ 職務経歴書のフォーマット・書き方へスキップ 書類送付のマナー(送付状)へスキップ

その他に、職種によっては過去の作品集(ポートフォリオ)や、商品の企画書の提出を、別途求められることもあります。
応募前に募集要項を確認し、必要書類の準備しておきましょう。

落とされる応募書類の特徴

企業によって書類選考の基準はさまざまですが、大きく分ければ、「会いたい人を選ぶ」か「会いたくない人を落とす」の2パターンに分類されるでしょう。

一概には言えませんが、大手企業や人気企業、または応募者が多い企業では、会いたい人を選ぶパターンが多く、選考基準は厳しめです。
逆に中小企業や、応募が少なめの企業では、最低限の基準をクリアできていれば、あとは面接で判断する企業も多くあります。

会いたい人を選ぶ基準は、企業によってかなりの差がありますが、会いたくない人を落とす基準は、どの企業でも似たような基準となることが多いです。
では、会いたくないと思わせてしまう書類とはどんなものなのでしょうか?

 
落ちやすい応募書類の特徴
  • 必須事項が書かれていない
  • 応募条件を満たしていない(専門卒以上なのに高卒)
  • 証明写真以外の写真が貼られている(プリクラなど)
  • 字が丁寧に書かれていない
  • 誤字脱字が多い
  • 言葉や名称を略している

これらはあくまで一例ですが、基本的な決まりが守れていない、気配りがたりない書類は、書類選考で落とされてしまう可能性が高いので、注意が必要です。

書類選考で落とされやすい応募書類については、以下の記事で詳しく解説していますので、すでに書かれている方は、送る前にもう1度チェックしてみましょう!

提出前に最終チェック!書類選考で落ちる履歴書・職務経歴書の共通点

履歴書のフォーマット・書き方

履歴書は、アルバイトや新卒のときに書いたことがある方がほとんどでしょう。
決められた場所に決められた情報を埋めていくだけなので、内容というよりは形式や表記方法に注意して書きましょう。

フォーマット

「履歴書 フォーマット」や「履歴書 書き方」と検索すると非常にたくさんのサイトが表示されます。
これだけ多いとどんなフォーマットが良いか悩んでしまいますよね。

そんなときは、「JIS規格」と表記のある履歴書を選べば問題ありません。
JIS規格は履歴書の基準とも言えるフォーマットですから、企業から指定がない限りは、ほとんどの企業で使うことができます。

ただし、JIS規格の履歴書は、自己PRや志望動機を記入する欄が少なめです。
「履歴書でもアピールをしっかりしたい!」という方は、自己PR欄や志望動機欄のスペースが大きいデザインのものを選びましょう。

書き方

履歴書は職務経歴書に比べて自由記述部分が少ないので、決まった形式に沿って書いていきます。

最近はエクセルやワードで書くことが一般的ですから、企業から手書き指定がない限りは、基本的にパソコンで作成して大丈夫です。

手書きの場合は、黒ペンを使い、丁寧な字で記入します。
間違ってしまった場合は、修正液は使わず、新しいもので書き直しましょう。
書き間違いをなくすためにも、鉛筆などで薄めに下書きをしておくといいですよ。
下書きを消すときは、十分に乾かしてくださいね。

ここからは各項目を詳しく見ていきましょう。

 
履歴書記入項目リスト
  1. 証明写真・氏名・住所・連絡先
  2. 学歴・職歴
  3. 資格・免許
  4. 志望動機
  5. 自己PR
  6. 本人希望欄
履歴書全体

※図の履歴書はJIS規格ではありません。履歴書の項目としてよく見られる項目をわかりやすく表示するために、このような形式にしております。

JIS規格の履歴書見本はこちら→JIS規格の履歴書見本

①証明写真・氏名・住所・連絡先

ここは自分の住所や連絡先を記入する欄です。

提出年月日は郵送日、または持参日を記入

枠外にある年月日は郵送日か持参日を書きます。
以前に作った書類を再利用する場合は、以前の日付のままになっていないか、必ず確認しましょう。使い回していることがわかってしまうと、たとえ内容が良くても印象が悪くなってしまいます。

写真はビジネス用の格好で撮影したものを使う

服装や髪型は面接の時だけ気をつければいいわけではありません。
履歴書の写真も面接と同じような格好で撮影したものを添付しましょう。

住所の番地は「◯番◯号」と表記する

「〇〇町0-0-0」のように住所を略して使うことがあります。その書き方でもいいのですが、「〇〇町0丁目0番0号」のほうがより丁寧です。

②学歴・職歴

学歴と職歴は同じ欄内に記入しますが、わかりやすくするために、分けて記入しましょう。

学校名や会社名は正式名称で書く

「(株)」や「〇〇高校」と略さず、「株式会社」「〇〇高等学校」というように、正式名称を記入しましょう。
また、名称が変わっている場合は、当時の名称を書き、右横に(現、株式会社◯◯)というように記入します。

学歴は最終学歴の一つ前から記入が基本

大卒や短大卒の方が転職する場合は、高校から書けば問題ありません。
最終学歴が高卒の場合は、中学卒業年から記入するようにしましょう。

職歴は入社年月と退社年月を記入する

基本的に、入社と退社の年月は記入しましょう。
入社だけだと、仕事をしていなかった期間があった場合に、働いていたと誤解されて後々トラブルになる可能性があるためです。

職歴は配属部署名や仕事内容を追記してもOK

職歴は基本的に、入社と退社の年月だけでもいいのですが、仕事内容がアピールになる場合は「営業部配属」などを記入してもかまいません。
ただ、職務経歴書も一緒に提出する場合は、詳しいことは職務経歴書に記入しましょう。

③資格・免許

持っている資格を記入するところですが、レベルが高くない級やスコアを書く時は注意が必要です。

資格・免許の名称は正式名称で書く

資格や免許には、似たような名称も多く、略称を使うことで別の資格と誤解を受ける可能性があります。
簿記や医療事務などは実施団体が異なる資格がいくつか存在しますので、特に注意が必要です。

取得順が一般的だが、志望職種への関連順で書いてもいい

記入順は、取得した順番で問題ありません。
しかし、多くの資格を持つ場合などは、仕事に役立ちそうな資格(アピールしたい資格)から書いていく方法でも大丈夫です。

仕事に役立つ資格は2級以上だと評価されやすい

簿記や秘書検定など多くの資格は2級以上であると評価対象になりやすいと言われています。
もちろん、3級でも書くことは可能ですが、英検4級などは書いても評価されにくいでしょう。

TOEICは、低めの点数の場合は書かないほうがいい

大卒レベルが600点と言われているTOEIC。
受験すれば誰でも点数は付きますので、何点でも書くことは可能です。しかし、レベルが低すぎる点数を書くとマイナス評価になってしまう可能性がありますので、注意しましょう。

資格を持っていない場合は、「特になし」と書く

資格をお持ちでない場合は、「特になし」と書きましょう。
また、現在勉強中で試験をうけることが決まっている場合は、「○月取得に向けて勉強中」と書いてもかまいません。

資格欄については、以下の記事でさらに詳しく説明しています。

履歴書の資格・免許欄の書き方マニュアル【名称一覧あり!】

④志望動機

志望動機には、志望した理由だけでなく、将来この会社でなにをしたいのか、どうなりたいのかを書きましょう。

結論→理由の順に書く

「私が貴社を志望した理由は2つあります。1つ目は~」といったように、最初に結論を書くようにしましょう。

将来の抱負やビジョンを書く

過去の経験を元にした志望動機に加えて、「この会社でこういうことがしたい!」という思いを書くと、より熱意が伝わりやすくなります。
ただ、企業側の考え方とミスマッチしているとマイナス効果ですから、企業研究をした上で書くようにしましょう。

8割以上記入する

志望動機は、「この会社に入りたい」という気持ちを表現する部分です。気持ちをしっかり表すためにも、8割以上は記入をしましょう。

⑤自己PR

自己PRは、あなたが入ることで、志望企業にどのような利益をもたらすことができるかを軸に書いていきます。

アピールポイント→その理由の順で書く

最初に「私は〇〇です。」とアピールポイントを述べた上で、理由や具体的なエピソードを記入しましょう。

志望企業で役立つスキルを記入する

いくらアピールしても、その会社や職種で役立つ能力でなければ意味がありません。
志望企業や職種の特徴をしっかりおさえて、自己PRを書くようにしましょう。

8割以上記入する

基本的に8割以上のスペースを埋めるようにしましょう。
半分が白紙の自己PRでは「あまりやる気がないのかな?」と思われてしまうかもしれません。

自己PRを魅力的にするための方法を、以下の記事にまとめていますので、ぜひご覧ください。

面接に自信のない方必見!自己PRを魅力的にする3つのポイント

⑥本人希望欄

本人希望欄は、あなたが働く上で絶対に譲れない条件を書く場所です。
「こうだったらいいな~」ではなく、「この条件が満たされないと入社しない」というものだけを書きましょう。

多くても枠の8割以下に

他の欄と違い、本人希望欄の文量は8割以下におさえましょう。
びっしり書かれた本人希望欄は「自分の希望ばかり言っている」という印象を与えかねません。

連絡可能時間・入社可能日はなるべく記入する

連絡可能時間を書くことで、企業側との電話連絡のすれ違いが起きにくくなります。
入社可能日を書く場合は、なるべく幅をもたせ、「◯月◯日より勤務可能」といった表記をしましょう。

「特になし」は「貴社規定に従います」と書く

「特になし」よりも、「貴社規定に従います。」のほうが、社会人らしくスマートな印象を与えます。

本人希望欄に希望を書く場合は、以下の記事を参考に書いて見ましょう。

その不安、解決します。履歴書の本人希望欄の正しい書き方

職務経歴書のフォーマット・書き方

転職活動で初めて登場する応募書類が、職務経歴書です。
今までの仕事にについてを詳しくまとめたもので、A4サイズで1~2枚にまとめるのが良いとされています。
しかし、転職回数が多い場合は3枚までであれば、許容範囲内でしょう。

フォーマット

職務経歴書は大きく分けて2つのフォーマットがあります。

編年体形式

最もポピュラーなフォーマットは編年体形式です。
時系列に所属企業や部署を並べて、どのような成果をあげたかなどを書いていく形式で、どんな職業でもまとめやすいので、オススメです。

キャリア形式

もう1つのフォーマットがキャリア形式です。
こちらは、担当したプロジェクトごとにまとめていくもので、技術職や専門的な職種の方向けの形式です。
時間の経過がわかりにくく、編年体形式に比べてまとめにくいのが難点です。
しかし、アピールしたい経験をまとめて書くことができますし、転職回数の多さをカバーしやすいという利点もあります。

どちらで書くべきか迷ったら、編年体形式を選べば問題ありません。

書き方

職務経歴書にはいくつかの形式がありますが、書き方が変わるのは「職務経歴の詳細」部分がメインです。
その他は、共通部分も多いため、まずは共通点からチェックしていきましょう。

 
職務経歴書記入項目リスト
  1. 職務要約
  2. 企業情報
  3. 業務内容
  4. スキル
  5. 資格
  6. 自己PR

職務経歴書

①職務要約

職務要約は、1社ごとに所属部署やそこでの仕事内容を簡単にまとめます。
1社につき100~150字程度でまとめるようにしましょう。

②企業情報

企業情報の部分には、あなたの在籍期間、事業内容、資本金、売上高、従業員数、上場・非上場といった情報を在籍時のデータで記入します。
在籍期間の中で一番最近のデータが望ましいですが、もしわからなければ現在のものでもかまいません。
最後に、何年度の情報なのかを括弧書きで記載しましょう。

③職務経歴・業務内容

職務経歴をより詳しく書く部分です。この部分には、詳しい業務内容の他に、業務実績(売上や改善率などの数字)を入れる必要があります。
書き方ポイントについては編年体形式とキャリア形式に分けて、解説していきます。

編年体形式の書き方

時系列に従って書いていきます。

見出しは年月となり、その横に入社や移動などのイベントと、そこでの仕事内容、実績を記入します。

キャリア形式の書き方

キャリア形式は仕事のキャリアやプロジェクトごとにまとめて書きます。

見出しはキャリアやプロジェクト名。
例えば、サービス業志望の方が、A社で事務、B社とC社でサービス業を経験している場合、先にB社とC社の経歴をまとめて記入し、次にA社の経歴を記入します。

キャリア形式は時系列がわかりにくいので、同じキャリアの中では時系列に並べるなど、編年体形式とミックスさせると、わかりやすくなりますよ。

④活かせるスキル

ここは箇条書きで記入してあげると分かりやすくなります。
アピールしたいスキルが数が多い方は箇条書き、少なめの方は、1つのテーマについて2文程度で簡単に解説を加えてもいいでしょう。

⑤保有資格

ここは、資格の正式名称と取得年月を記入します。資格の名前を最初に書き、右横に(2005年11月)のように括弧書きで取得年月をかけば大丈夫です。

⑥自己PR

職務経歴書の自己PRは枠が決まっていないので、自由度も高く自分の良さを伝える絶好の機会です。
文章が長くなる場合は、見出しをつけて読みやすくするなど、工夫をしてみましょう。

書類送付もマナーが大切

「書類の中身は完璧!」と安心している方、書類の送り方も完璧ですか?
実は書類の送り方も、書類選考の結果に影響する可能性があるのです。

郵送の場合

郵送の場合は、きれいなクリアファイルに書類をはさみ、送付状をつけて送りましょう。
送付状は、以下の項目がすぐに伝わるように、簡潔に書くことが大切です。

 
送付状(添え状)で伝えること
  • 誰から誰宛なのか?
  • 何の書類を何枚、同封しているのか
  • 何のために送ったのか

以上の3点を1枚にまとめて書類に添えます。
書類をクリアファイルに入れたら、封筒に入れて郵送します。

 
郵送の際に注意すること
  • 白・厚手(中身が透けない程度)の封筒を選ぶ
  • なるべく郵便局から、速達で発送する
  • 封筒に赤字で「応募書類在中」と明記する

料金不足や郵送事故は、せっかくのチャンスを棒に振ってしまう可能性があるので、郵便局から書類を送るようにしましょう。

更に詳しい送付状の例文や作成ポイント、封筒の書き方、郵送の際の注意点は、以下の記事に記載してありますので、ご確認ください。

【いますぐ使える】履歴書郵送時の添え状作成マニュアル

メールの場合

最近はメールで応募書類を送付することが増えています。
メールの場合は送付状はつけられませんので、タイトルと本文に以下のような内容を記入します。

 
メールの件名と内容に記入すること
  • メールを送った目的
  • 宛名(採用担当者)
  • 応募経緯
  • 希望職種
  • 添付書類
  • 署名(自分の名前・住所・連絡先)

履歴書や職務経歴書はワードやエクセルで作ることが多いと思いますが、企業に送る場合は、PDF形式に保存してから送付するようにしましょう。

メールの例文や、PDFにする方法など、詳しくは以下の記事をご覧ください。

うっかりさんも安心!履歴書をメールで送るときのマナーと注意点

まとめ

書類選考とはなにか、どんな書類を書けばいいのか、履歴書と職務経歴書の書き方ポイント、送付方法などをまとめてご紹介しました。
これから書こうと思っている人、書類選考がうまくいかず悩んでいる方は、是非、活用してみてください!

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