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送付状や封筒は必要?履歴書を持参する時の渡し方マナー

JOBSHIL編集部
履歴書などの応募書類を封筒と一緒に持参した女性
この記事のポイント
  • 応募書類はクリアファイルに挟んで封筒に入れる
  • 白無地・角2の封筒を使う
  • 「応募書類在中」と「自分の住所・名前」を封筒に記入

目次

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キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
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面接の時に「履歴書を持ってきてしてほしい」と言われることがありますよね。

しかし、実際に持っていくとなると、

「封筒に入れるべき?」
「封筒に入れたまま渡していいの?」
「封筒にはなにか書いたほうがいい?」

など、どうすればいいのか悩みます。

そこで今回は、履歴書を採用担当者に手渡す場合の丁寧な渡し方について、詳しく解説します。

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持参する履歴書は日付に注意

履歴書を直接渡す場合も、履歴書自体の内容は郵送やメールで送る時と同じです。

しかし、1点だけ注意していただきたいのが、履歴書の枠外に書く日付です。
この日付は「履歴書の記入日」ではなく、必ず「履歴書の持参日」にしてください。

ちなみに、郵送やメールの場合は発送日にしましょうね。

それ以外にも、履歴書を書く際は注意することが多いので、不安になりますよね。

不安になりながら提出するより、一度第三者に履歴書を添削してもらったみてはいかがでしょうか?

こちらの記事では、履歴書の添削をお願いする相手の選び方などをご紹介しているので、チェックしてみてください。

応募書類は封筒に入れて持参する

履歴書や応募書類を手渡す時は、封筒に入れて持っていくべきなのでしょうか?
封筒に入れたほうが、丁寧で印象はいいですよ。封筒に入れる前にクリアファイルに書類を挟むことをお忘れなく!
クリアファイルと封筒どちらもできたら120点です!

封筒に入れるだけといっても、ただ書類を突っ込めばいいわけではありません。
入れる順番や書類の向きなどいくつか注意点があります。

履歴書持参時の書類の入れ方
 
書類を入れる際の注意点【持参する場合】
  • 履歴書・職務経歴書・その他書類の順番に重ねる
  • 重ねた書類はクリアファイルで挟む
  • 送付状(添え状)はつけなくていい
  • 封筒と書類の表裏・上下を合わせる
  • 封筒は糊付けしない

書類の順番は、履歴書を一番上に、その下に職務経歴書と続けて重ねましょう。

そして、無地で透明なクリアファイルを用意して、書類を挟みます。
これは、雨などの水滴から書類を守るため、そして書類が折れないようにするためです。

送付状については「つけたほうが丁寧なのでは?」と思う方もいるかもしれません。</br/>しかし、送付状はあくまで郵送時のマナーなので、手渡しの際には必要ありません。

イージーミスしやすいのが、封筒に入れる際の書類の向きです。
画像のように、宛名などを書く封筒の表面と、書類の表面を合わせて入れれば問題ありません。もちろん、書類の上下を合わせるのも忘れないようにしましょう。

封筒は白・角2サイズを使用

封筒は今回の主役ではありませんが、だからといってどんな封筒でもいいわけではありません。
きれいな封筒で受け取ったほうが、採用担当者も気持ちよく受け取れますよね。

では、気持ちよく受け取れる封筒とはどんなものでしょうか?

 
履歴書向き封筒
  • 白無地
  • 厚手で中身が透けない
  • A4が折らずに入るサイズ(角2)

色は白、柄は無地がベストです。
茶封筒はどちらかと言えば社内でのやり取りなどに利用されることが多いので、白のほうがより丁寧な印象を与えます。

ただし、白い封筒は紙が薄いと中身が透けてしまいます。
履歴書は個人情報の塊ですし、文字が透けていると見た目も悪く、安っぽく見えてしまうことも。
大切な書類ですから、すこし高くても、透けない封筒を使うようにしましょう。

また、封筒を選ぶ際には、郵便番号欄の無い白無地がオススメです。
郵便番号枠の印刷がない封筒だと、より「履歴書在中」の文字が目立ちます。
間違っても、現在お勤めの会社の封筒は使わないようにしましょう。

サイズは、A4が折らずに入るサイズを選びます。
履歴書を持参する場合は、面接の場ですぐに読まれることも。
封筒から出した履歴書が折られていると、机の上に広げにくい、ファイリングしにくいなど、採用担当者や面接官に迷惑をかけてしまう可能性があります。
A4の書類を挟んだクリアファイルが、スッと入る角2という大きさを選ぶようにしましょう。

封筒には「履歴書在中」と「自分の住所・名前」を記入

封筒を用意したら、次は封筒に住所や名前などを記入していきます。

履歴書を持参する場合、宛名は必要ありません。
まずは、画像で記入例をチェックしてみましょう。

履歴書持参時の封筒の書き方

表面には「履歴書在中」「応募書類在中」などの文字を赤で書き、その周りを直線で囲みます。

文房具店に行くと専用のスタンプが売っていますが、手書きでも問題ありません。手書きの場合は、定規を使い線が曲がらないよう丁寧に書きましょう。
ちなみに、履歴書を面接などに持参する場合、宛名は必要ありません。

裏面は、郵送時と同じように自分の住所と名前を左下に記入します。
持参する際は、糊付けをしませんので、「〆」などの表記は必要ありません。

郵送時のような宛名は必要ないでしょうか?
書類を持参する場合は、基本的に宛名は必要ありません。

持ち運び時は封筒の濡れ・汚れに注意

書類をすべて封筒に入れたら、いよいよカバンの中に入れて持っていきます。
ここで注意したいのが、封筒のよれや汚れです。

例えば夏場に飲む冷たい飲み物。
温度の変化によって結露が発生するため、冷たい飲み物が封筒の近くにあると封筒が濡れてしまうかもしれません。

また、女性の場合、化粧品の蓋がいつの間にか開いてしまうことってありませんか?
化粧品の蓋が開いてしまってファンデーションやグロスが封筒につくと、取れにくく、見た目もよくありません。

文字が滲んだシワシワの封筒や汚れた封筒を渡されても、手に取るのをためらいますよね。

冷たい飲み物はドリンクホルダーに入れる、化粧品が入っているポーチの蓋はしっかり閉めるなど、カバンの中を整理して、取り出しやすい位置に封筒を入れておきましょう。

それでも心配な場合は、封筒の上からクリアファイルをかぶせておくと、封筒がきれいなまま持っていけますよ!

【パターン別】手渡すときの注意点

最後に、履歴書の手渡し方についてもご紹介します。

履歴書を持参する場合、

・ 面接官に直接渡す
・ 受付などに預ける

の2パターンが考えられます。

面接官に直接渡す

面接のために会社に行き面接官に手渡す場合は、封筒からクリアファイルごと取り出し、クリアファイルから出した書類を封筒の上に重ねた状態で手渡します。

履歴書を手渡しする時の渡し方

先に面接室に通され、あとで面接官が入ってくる場合は、事前に封筒から出した状態で机の上に準備しておきます

面接官と一緒に面接室に入室する場合、書類を出すタイミングは面接官から指示を受けたときでかまいません。
もし、持参してほしいと言われたのに、指示がない場合は、「応募書類はいかがいたしましょうか?」と、尋ねてみましょう。

手渡す際には、図の順番で重ねた書類を両手で持ちながら、相手の目を見て渡しましょう
その際には、「こちら履歴書です。本日はよろしくお願いいたします」など、一言添えると丁寧です。

封筒やクリアファイルは持ち帰るように言われた場合は、書類のみ渡して封筒やクリアファイルは持ち帰ってかまいません。

受付などに預ける

この場合は、封筒に入れたまま渡します。

封筒を渡す際には、担当者の部署名や名前をしっかりと伝えましょう。
受け取ってくれる方は採用担当者ではありませんが、印象が悪いと担当者に伝わってしまう可能性もあります。

面接官や採用担当者に直接渡す時と同じように、両手で封筒を持って「よろしくお願いいたします」と言いながら渡しましょう。

まとめ

書類の内容や面接でのやり取りだけでなく、あなたの対応からも社会人としての適性が見られています。

一生懸命書いた書類だからこそ、履歴書や職務経歴書はきれいな状態のまま好印象で相手の手元に届けたいものですよね。

そんなときは、今回紹介した注意点や方法を実践して、より良い印象を目指してみてください。

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