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履歴書はPDFにすべき?メール送付の注意点【テンプレートDLあり】

JOBSHIL編集部
この記事のポイント
  • メールで履歴書を送るときの手順をチェック
  • PDF化やパスワード設定の方法を具体的に紹介
  • 履歴書テンプレートをDLできる

目次

登場人物紹介

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
転職サイト「転職ナビ」のキャリアアドバイザー。優しく、時に厳しく、丁寧なアドバイスで求職者さんをサポート。
求職者さん
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初めての転職で不安いっぱい。優柔不断で、引っ込み思案なのを気にしている。アドバイスを基に、転職成功をめざす!

履歴書は企業に最初に見られる書類であり、あなたの第一印象とも言えるので、印象良く見せたいですよね。

もちろん履歴書の内容自体に気を使うのは大切ですが、実は送るときのマナーも見られています

たとえばメールで履歴書を送る場合、

・送るときはPDFにして送る
・個人情報が含まれるのでファイルにパスワードを付ける

などの気をつけたいポイントがありますが、そうなると「他にもポイントがあるのでは?」と不安になる方もいるかもしれません。

さらに、いざ送ろうとすると
PDF化したり、パスワードつけたりってどうやればいいの?
スマホだけでもPDFの履歴書を作って送れる?

といった疑問も湧いてきます。

そこで今回は、履歴書テンプレートのダウンロード(以下、DL)から、そのテンプレート使って書いた履歴書をメールで送るところまでを、まるっとご紹介します!

たかが履歴書と思わず、しっかりマナーを守って印象良くスタートをきりましょう!わからないことは転職ナビのキャリアアドバイザーにご相談くださいね。

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履歴書テンプレートをDLしてみよう

まずは、履歴書のDLから始めてみましょう。
今回ご用意したのは、ExcelWordPDFの三種類です。

手書きの履歴書を郵送などで送る場合は、印刷時にレイアウトが崩れにくいPDFを、パソコンで作りメールなどでデータを送る場合は、ExcelやWordのファイルをダウンロードしてください。

デザインはどれも同じなので、ExcelとWordは使いやすいほうをDLしてみましょう。

履歴書の見本画像 Word(Windows・Mac共用) Excel(Windows) Excel(Mac) PDF(Windows・Mac共用)

※ExcelはOSによってレイアウトが変わるため、Windows用とMac用を用意しています。

WordやExcelがない!スマホしかない!そんなときは?

普段使わないので、パソコンを持っていなくて…どうしたらいいでしょうか?
パソコンをお持ちでない方や、持っていてもWordやExcelが入っていない方は、履歴書作成ツールを使ってサイト上で履歴書を作ってみてはいかがでしょう?
この方法ならネットさえ開ければPDF化までできますよ!

転職ナビに登録して必要事項を入力すると、サイト上の操作だけで履歴書をPDF出力することができるので、是非試してみてください。

無料の履歴書作成ツールで
写真入りの履歴書が出来上がります!

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履歴書記入のポイント

使いやすい履歴書をダウンロードしたら、ここからが本番です!

「アルバイトや就職活動のときに書いたことがあるから、余裕!」と思っている人もいるかもしれませんが、「あれ、ここの書き方は…」と意外なところで手が止まってしまうこともよくあります。

履歴書は書き方に決まりが多いですが、決まりを守ればそれほど難しくはありません。
注意点をしっかり確認しながら、丁寧に仕上げていきましょう。

履歴書記入時の注意点
  • 文字色は黒が基本
  • 空欄を残さない
  • 年号は和暦か西暦どちらかで統一する
  • 言葉は略さない
  • ひらがなと漢字のバランスなど読みやすさを心がける
  • 志望動機や自己PRの使い回しはしない
  • 誤字脱字に気をつける
  • 間違えたら、修正液は使わず最初から書き直す(手書きの場合)

履歴書全体で気をつけたいのは以上のようなポイントですが、それぞれの項目ごとにも気をつけるべき点があります。

以下の記事では、基本情報学歴・職歴免許・資格志望動機自己PR趣味・特技本人希望欄に分けて詳しく説明しているので、参考にしてみてください。

履歴書提出の方法を確認

履歴書が完成したら、履歴書を送る準備を始めましょう。

履歴書の提出方法は、持参・郵送・メールが一般的ですが、企業によって異なるので、提出前にしっかり確認しましょう。
今回は特に多いメールでの送付の方法をご紹介します。

メールでの履歴書送付方法へ進む

持参と郵送についてや、その際の印刷方法は、以下の記事に詳しくまとめてあるので、ご確認ください。

▼持参

▼郵送

▼持参・郵送時の履歴書印刷方法

履歴書をメールで送るための準備

メールで履歴書を送る場合、企業から「Wordで送付してほしい」などの指示がない限りはPDFファイルで送るのが基本です。

まずは、メールで送るときのポイントを簡単に確認しておきましょう。

メール送付時のポイント
  1. PDF化する前に写真を貼っておく
  2. 履歴書をPDF化する
  3. 送るファイルにはパスワードを設定する

では、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

PDF化する前に写真を貼っておく

WordやExcelで内容を書き終わったら、PDFにする前に証明写真のデータを貼ります。

証明写真のデータは、写真館で撮影するともらえるほか、スマホにデータ転送できる証明写真機証明写真機Ki-Re-i)を使って撮影したものを使いましょう。

スマホアプリで撮影したものはダメですか?
証明写真アプリは基本的にアルバイト用なので、転職活動の際にはオススメしません。
採用担当者はたくさんの履歴書を見ているので気づかれる可能性が高いですし、気づいたときに「スマホで撮ったのかな…」と残念に思われてしまう場合もあります。

履歴書をPDF化する

企業側からWord・Excelで送付するように言われた場合を除いて、基本的にはPDF化をしてからメールで送付します。

通常の保存の手順で進み、保存形式をPDFにすればOKです。

PDF保存する際にはファイル名も一緒に設定し、「履歴書_taro.yamada_20190301」のように分かりやすくしておきましょう。

送るファイルにはパスワードを設定する

ビジネスマナーとして、個人情報が入っているファイルにはパスワードを設定するのが基本です。

Windowsのパスワードの付け方
  1. 鍵をかけたいファイル上で右クリック
  2. 圧縮→.zip(pass)を選択
  3. パスワードを設定しOKボタンをクリック
Macのパスワードのかけ方
  1. PDFファイルをプレビューで開く
  2. ファイル→PDFとして書き出すを選択
  3. 詳細を表示し、暗号化にチェックを入れてからパスワードを設定

履歴書も個人情報の塊なので、上記の手順でファイルにパスワードを設定しましょう!

履歴書とパスワードをメールで送って完了!

履歴書のファイルにパスワードを付けたら、あとは送信すればOK。

しかし、ここで一つ気をつけたいポイントがあります。
それは、ファイルとパスワードは別のメールで送るということです。
せっかくパスワードを付けたのに、同じメールで送ってしまっては、ファイルを守っている意味がありませんよね。

それぞれのメールの内容は、以下の例文を参考に書いてみましょう。

 
ファイル添付メールの例文

〇〇株式会社
総務部 人事課
採用ご担当者 様

はじめまして。〇〇 〇〇と申します。

この度、〇〇にて、貴社〇〇職の求人を拝見し、応募させていただきました。

私は◯年間〇〇職として働いており、これまでの経験を活かし、貴社に〇〇職として貢献していきたいと思っております。

まずは、履歴書を送付いたしますので、ご査収くださいませ。

なお、履歴書にはパスワードを設定しております。
後ほど、パスワードを記載したメールを送付いたしますので、合わせてご確認ください。

お忙しいとは存じますが、ご確認いただき、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

------------------
[名前]
xxxx@xxxx.com
080-0000-0000
〒000-0000
東京都品川区〇〇0-00-00
〇〇ハイツ 106号室(建物名まで正確に)
------------------

では次に、パスワードを送るためのメール例文を確認しましょう。

 
パスワード通知メールの例文

〇〇株式会社
総務部 人事課
採用ご担当者 様

お世話になっております。
先程、履歴書を送付させていただいた〇〇 〇〇です。

履歴書のパスワードを送付させていただきます。
パスワード:00000000

先ほどのメールと合わせてご確認ください。

お手数おかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

------------------
署名
------------------

〇〇の部分を自分の情報に書き換えたら、ファイルを添付して送信します。

履歴書を送るときのマナーなど、より詳しい内容は以下の記事にまとめてありますので、チェックしてみてください!

まとめ

最近では、郵送や持参といった提出方法は減り、メールなどを使ったデータでのやり取りがほとんどです。

メールを送るのが当たり前の時代だからこそ、履歴書をメールで送る際のマナーはしっかりおさえておく必要があります。

・履歴書をPDF化する
・送るファイルにはパスワードを設定する

特にこの2つは必須なので、志望企業からの印象を悪くしないためにも、この記事を読みながらしっかり行ってみてください。

自分だけでは不安…という方は転職ナコウドにいつでもご相談くださいね。
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