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マナーを押さえてトラブル回避!転職活動でスムーズに内定を辞退する方法

JOBSHIL編集部
内定辞退時の必須マナー
この記事のポイント
  • みんなどんな理由で内定辞退してる?
  • 角が立たない内定の断り方
  • 実際に使える!内定辞退の例文

目次

登場人物紹介

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
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求職者さん
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転職活動では様々な企業の採用選考を受けるもの。

いざ面接を受けてみたら社風が合わなかったということや、自分のやりたい仕事ができないかもと違和感を抱くことも正直ありますよね。

そんな企業から内定をもらったとしても、複雑な気持ちになってしまうのも無理のないことです。

企業の意向に応えたいという気持ちもあるかもしれませんが、自分の気持ちを偽って入社しても、結局長続きしないもの。

当然ですが、内定を辞退することは、あなたの正当な権利です。

しかし、内定を辞退にする際にはおさえるべきルールがあります。

この記事では、角を立てずに内定を辞退する方法を紹介していきます。

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みんなの内定辞退事情

せっかくもらった内定を辞退するのは、勇気がいりますよね。

入社できない旨を伝えて、ひどい扱いを受けたらどうしよう…と、不安になる方もいるかもしれません。

しかし、職業選択の自由は憲法で守られた権利です。

つまり内定を承諾するもしないも、選ぶ権利はあなたにあります。

実は転職経験者のうち、約7割が内定辞退を経験していると報告する調査結果も。

とはいえ、自分の判断が正しいかを知るためにも、周りはどんな理由で内定を辞退しているのか気になりますよね。みんなの内定辞退理由を紹介するので、参考にしてみてください。
内定辞退の理由一覧
  • 条件面(給与や勤務地など)の折り合いが付かなかった
  • 社風が合わないと感じた
  • 他社の内定をもらった/他社の選考が進んでいた
  • 求人情報の条件と面接時の条件が違っていた
  • 面接官の行動や態度が良くなかった

電話編:内定辞退の伝え方

基本的に内定を辞退する旨は、採用担当者に電話で伝えるのがマナーです。

内定辞退を伝える企業先の就業時間を確認した上で、採用担当者の出勤・退勤間際の時間は避けて連絡しましょう。

【電話編】内定辞退の例文

この度は、内定を頂きまして誠にありがとうございます。

非常に申し上げにくいのですが検討させて頂いた結果、
御社より頂いた内定を辞退させて頂きたく、ご連絡差し上げました。

御社から頂いた条件もとても魅力的なのですが、
転職をするにあたり自分が今後どのように社会に貢献したいかを考えた時に、別の会社にご縁を感じ、そちらに入社することを決めました。

本来なら直接お詫びに伺いべきところですが、採用活動のご迷惑にならないよう取り急ぎお電話にてご連絡差し上げました。

御社のご好意に対してこのような形でのお返事となってしまい、
本当に申し訳ございません。

上記の例文のように、他の企業に入社する旨を伝えることもあるかと思います。

しかし、他の企業の方が魅力的であっても、内定をもらった企業を悪く言うことは絶対に避けましょう。

メール編:内定辞退の伝え方

本来であれば内定辞退は電話で伝えるべきですが、採用担当者との電話が繋がらない場合は、メールで連絡を取りましょう。

伝え方は電話の時とあまり変わりなく、誠意を持って謝罪することが大切です。

【メール編】内定辞退の例文

株式会社〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
先日内定通知を頂きました(苗字 名前)と申します。
先程お電話を差し上げましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼致します。

この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
このような嬉しいお知らせを頂きながら誠に恐縮なのですが、
改めて検討させて頂きまして、内定を辞退させて頂きたいと思い、こうしてご連絡差し上げました。

これまで私の履歴書などの書類にお目通し頂いたり、貴重なお時間を私との面接に割いて頂いたりと、
親切にご対応頂きまして、誠にありがとうございました。
貴社のご好意に対して、このような形でご迷惑をおかけすること、大変心苦しく感じております。

本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをすべき所ではございますが、メールでのご連絡になりますこと、何卒ご容赦頂きたくお願い申し上げます。

最後にはなりますが、貴社のますますの発展を心よりお祈り申し上げます。

内定辞退のマナー

もちろん、「内定を出した応募者には、全員入社してほしい」というのが、採用担当者の正直な気持ちでしょう。

しかし応募者が転職活動で複数社の選考を受けていることも把握しているので、一定数の内定辞退があることは仕方がないとも考えています。

だからと言って、入社するか否かの返事を長期間保留にするのはマナー違反です。

というのも、社内ではあなたを迎え入れるために、研修資料の準備や、任せたい仕事の整理をしています。

返事が遅くなってしまうことでそれらの準備が全て無駄になったら、先方に迷惑がかかってしまいますよね。

最悪のパターンは、あなたに内定を出す代わりに他の有力な候補者に不採用通知を出してしまった場合です。

代わりの人材を探すべく、費用や時間を投じて採用をやり直す場合、損害賠償に発展する可能性もあります。

そのため、内定通知に対して入社するかしないかの返答通知から1週間以内を目安に行いましょう。

特に「正直入社したくない」と感じている企業であれば、早急に内定を辞退するに越したことはありません。

辞退する際にトラブルを起こさないためにも、内定には応じられない意向を、誠意を持って伝えることが大切です。

第一志望の結果を待ちたい場合

一方で、第一志望の企業の選考結果を待って返答したいという場合もありますよね。

そんな時は採用担当者に連絡をして、入社諾否の返答を待ってもらうようにお願いするのも手段の一つです。

しかしこの場合も、返答期間は内定通知から1週間以内が目安です。

また、第一志望の選考結果を待ちたいと素直に伝えることは、先方の心証を悪くしかねないため、得策ではありません。

ここは家族と相談したいからなど、無難な理由を伝えておきましょう。

入社諾否の返事を待ってもらう際のメール例文を紹介するので、使ってみてください。

内定諾否を待ってもらうメール

お世話になっております。
先日最終面接を受けました(苗字 名前)と申します。

この度は採用のご連絡を頂きまして、誠にありがとうございます。
大変光栄にございます。

早速、入社諾否のお返事を差し上げるべきなのですが、
誠に恐縮ではございますが、
返答につきまして〇月〇日まで猶予を頂けませんでしょうか。

折角頂いた内定ですので、一旦家族とも相談をさせて頂きたいと考えております。

こちらの都合で申し訳ございませんが、ご検討の程、何卒宜しくお願い致します。

エージェント経由で内定通知をもらった場合

中には転職エージェントのサービスを利用して転職活動を行っていた方もいるかと思います。

担任のエージェントと二人三脚で掴んだ内定を辞退するのは惜しいことですが、やはり入社諾否の連絡はなるべく早いうちに行うのが賢明です。

この場合は直接企業とやりとりせず、内定に応じられない旨をエージェントに伝えましょう。

このときに重要なのは、内定を辞退する理由を詳細に伝えることです。

臆することなく素直に伝えることで、エージェントは今後、あなたの希望に合った企業を紹介しやすくなります。

また、仮に給与などの条件面で内定を辞退する場合、エージェントが企業に交渉してくれることがあります。

いずれにしてもエージェントには、辞退理由を正直に答えるに越したことはありません。

入社承諾後に内定を辞退したい場合

一度良い返事をしてしまった後で、やっぱり入社を見送りたい場合もありますよね。

「一旦入社を承諾したらもう断れないのでは?」と考えてしまいますが、法的には入社日の前であれば内定を辞退することは可能です。

断り方は、承諾前と変わりません。

出来るだけ早急に、可能な限り誠意を持って謝罪し辞退の旨を伝えることで、トラブルを最小に抑えられます。

しかし、入社前であればいつでも内定を辞退できるからといって、一旦内定を承諾してから入社するか否かを決めようと考えるのは、社会人としてのマナー違反です。

まとめ

内定辞退は、企業の為にもあなたの為にも早急に伝えることがベターです。

せっかく得た内定を断るのは気が引けることですが、精一杯の誠意を持って伝えれば、採用担当者の理解も得られるはずです。

とはいえ、本当に内定を辞退すべきかも含めて、誰かにアドバイスをもらいたい時もあるかと思います。

そんな時は転職ナコウドに相談してみてはいかがでしょうか。

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