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「仕事が終わらない…」を解決!作業効率UPのコツ

JOBSHIL編集部
仕事が終わらなくて悩む女性
この記事のポイント
  • 仕事が終わらないと心身ともに悪影響
  • 仕事が終わらない原因を知る
  • 仕事を早く終わらせるコツを紹介

目次

登場人物紹介

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
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求職者さん
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次から次へと舞い込む仕事。
会議続きで山積みになる書類。
電話対応に追われて手付かずのタスク。

仕事が終わらなくて毎日毎日残業…もう帰りたい…

このようなストレスを抱えている方も多いのではないでしょうか?

出来ることなら早く終わらせて趣味に時間を使ったり、家族と一緒に過ごしたいものですが、どうすれば仕事が早く終わるんだろう…と悩みますよね。

そこで今回は、仕事が終わらない原因や、どうすれば現状を解決できるのかをご紹介します。

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仕事が終わらない状態が続くと…?

仕事が終わらないと、残業休日出勤が増えて、体を休める時間が少なくなります。

また、終わらない仕事が辛いと感じるようになったり、仕事が終わらなくて「上司に怒られるのでは?」と怯えたりして精神的にも疲労がたまりますよね。

しかし、弊害はそれだけではありません。

心身の疲れから、以下のようなことが起こる可能性があります。

心身の疲れから起こる問題
  • 作業効率の低下
  • 提出物の完成度低下
  • 納期遅れ

このような問題に発展すると、あなたの評価が下がったり、取引先に影響が出てしまう可能性も。

では、そもそもなぜ仕事が終わらない状況に陥ってしまうのでしょうか?

仕事が終わらない原因とは?

仕事が終わらない原因は、外的要因内的要因の2つに分けられます。

外的要因

ここで言う外的要因とは、主に仕事量が多いことを指します。

外的要因の原因例
  1. 採用活動がうまく行かず1人の仕事量が多い
  2. 上司の業務割り振りにムラがある
  3. 経営状態が良くない
  4. 繁忙期等による業務量の増加

これらは、あなたの努力や工夫で解決できない ことも多いものです。

繁忙期など一時的なものであれば、その期間をなんとか乗り切ることもできますが、会社や上司の問題で仕事量が多い場合はそう簡単ではありません。

会社や上司に業務改善案や人材育成案を提出するなど、体制そのものの改善が難しい場合は、転職も一つの手段として考えておきましょう。

▼まずはどんな仕事があるか見てみる

ただし、内的要因の場合は自身の努力や工夫で改善出来る可能性もあるので、外的要因の可能性が低い場合は、この先を読み進めてみてください。

内定要因

この場合の内的要因とは、自分の考え方や行動を改善することで仕事を早く終わらせられる可能性がある原因です。

たとえば、以下のような原因が考えられるので、心当たりがないか確認しながら見ていきましょう。

内的要因の原因例
  1. 作業効率が悪い(ツールを使いこなせていないなど)
  2. 時間管理が下手(作業時間の見積もりがうまくできないなど)
  3. 優先順位がつけられない(めんどくさい仕事を後回しにしがち・どの仕事からやればいいのか迷ってしまうなど)
  4. 集中力がない(ついスマホを見てしまうなど)
  5. 頼るのが下手(断れない・人に任せられないなど)

「前からこの方法でやってきたから」と効率の悪い方法を続けていたり、「電話対応!メール返信!」と目先のことだけを考えていたら、予定までに仕事が終わらなくなってしまったり…。

原因は人によって様々です。

しかし、これらの原因はどれも改善の余地があるので、これから紹介する解決策をぜひ試してみてください。

時間内に仕事を終えるために

原因はいろいろあれど、仕事が終わらない状態を放置しておくわけにはいきません。
仕事を早く終わらせるためには、原因への対策として以下のような方法を試してみるのがオススメです。

終わらない仕事を片付ける方法

それでは、一つずつ詳しく見ていきましょう。

To Doリストを活用する

あれもこれも…やることが多すぎて何をやっているのかわからなくなってきた…

作業が多いとどの作業がどのくらい進んでいるのかも頭では管理しきれなくなります。
そうなると、同じ作業をやってしまったり、どの作業をすればいいのか考えたりと時間を無駄にしてしまうことも。

基本といえば基本ですが、そんなときはTo Doリストを作成してみましょう。
何をやって、何をやっていないのか可視化することで、作業の抜け漏れを防ぐことができます。

To Doリストを一つずつチェックしていくと達成感も味わえますし、作業内容と一緒に進捗状況もメモしておけば、続きの仕事もスムーズに進めることができます。

Googleアカウントがあれば利用できるtrelloというサービスが気軽に利用しやすく、作業の進捗も分かりやすいのでぜひ利用してみてください。

優先順位の基準をはっきりさせる

優先順位をつけるべきなのは分かっているけど、優先順位の付け方がわからない

このような悩みを抱えているのなら、まずは優先順位の基準付けからはじめてみましょう。

仕事の優先順位をつける上で大切なのが重要度と緊急性です。
この2つの観点からそれぞれの仕事を見て、以下のように優先順位をつけていきましょう。

優先順位の付け方
  1. 重要かつ緊急
  2. 重要度は低いが緊急
  3. 緊急度は低いが重要
  4. 重要でも緊急でもない

もし、判断が難しい場合は、まずは上司に意見を聞いて判断するところからはじめてみましょう。

5分調べて(考えて)分からないことはすぐに聞く

ココがわからないけど、同僚や上司に聞きにくい…

分からないことを調べていると、いつのまにか時間が過ぎてしまうことありませんか?

この時間を短縮するためには、調べたり、考えたりする時間を決めてしまうのがオススメです。

5分調べたり考えたりしても分からないなら、上司や先輩に意見を聞いてみる。
会社としても仕事が終わらないよりは、聞いてもらって早く仕事を終わらせてもらえたほうが結果としては助かるはずです。

もちろん、自分で考えずに最初から聞くのはNGですが、考えても分からないときは早めに聞くようにしましょう。

オンオフをはっきりさせる

つい携帯を見てしまうし、気がつくと別のことをしてしまっています。

集中力が続かずにダラダラと作業をしてしまう。そんな方はオンオフをはっきりさせてみましょう。

脳科学的に、人間がすごく集中できるのは15分程度と言われているので、15分毎に1分間の休憩を挟んだりしながら、仕事をすると集中しやすいようです。

時間を決めて集中する際は、携帯をオフにしたり、緊急要件以外の連絡は休憩まで返信しないといった工夫も必要です。

また、時間のかかる大きな仕事は、細かく分解して時間を区切りながら進めると意識が集中しやすくなるので、試してみてください。

ツールを使って作業効率化

手動でやってる作業が終わらない…目も指も疲れてきた。

そんなときは、エクセルの関数や、その他の便利なツールを活用して作業効率化を図ってみるのがおすすめです。

エクセルの関数で言えば、便利だとよく使われるのがVLOOKUPです。

この関数を使うと、膨大な名簿の中から必要なデータを一瞬で表示してくれるので、探す手間が大幅に省けます。
何も関数マスターになる必要はありませんが、自分の業務の役に立つ関数を一つ覚えるだけでも作業効率はグンとアップします

試しによく使うショートカットキーを覚えてみるのもオススメです。

また、会社単位で業務効率化ツールを導入できるのであれば、顧客管理や書類管理、情報共有に使えるツールの導入を検討してみてもいいでしょう。

終わらないときは早めに助けを求める

結局締切に間に合わなくて、また怒られた…。

こういった状況を繰り返してしまう方は、早めに助けを求めることが大切です。

一番良くないのは、終わる終わると言っていたのに、締切が過ぎてから「やっぱり無理でした…」という状況です。

「ぎりぎり間に合う気がする」=「間に合わない可能性が高い」と考えて行動してみましょう。

早めに言えば、他の人が助けてくれたり、締切が伸びたりする可能性もあり、大きな問題にはなりにくくなります

まとめ

仕事が終わらない状況は、仕事・プライベート共に良い影響はほとんどありません。

そんな状況を打破するためにも、自分自身で解決できる問題があるのなら、まずは今回ご紹介したような解決策を試してみてください。

仕事のスピードが上がることは、あなたにとっても企業にとっても、良い結果を生むはずです。

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