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【事例あり】内定連絡のお礼メールが必要な理由と正しい書き方

JOBSHIL編集部
【事例あり】内定のお礼メールが必要な理由と正しい書き方
この記事のポイント
  • 内定連絡が来たら、承諾でも辞退でも必ずお礼の連絡をしよう!
  • 入社の意志があるのなら、遅くとも翌日には連絡する。
  • 承諾する場合は心から喜び、内定辞退する場合は謙虚に。

目次

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キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
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求職者さん
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転職活動をしてる誰もが待ち望んでいるもの、それは内定の連絡ですよね。
「選考の結果、〇〇様の採用が決定いたしました。」の一言だけで、嬉しさがこみ上げてきます。

内定の連絡が来たら、採用してくれた企業にお礼を伝えなければいけません。

しかし、いざ内定が決まると

「返事の方法でヘマをしたらどうしよう…?」
「家族と相談してから返事をしたいけど、すぐにお礼の連絡しないとダメ?」
「この会社で本当にいいのかな?」

と様々な不安が頭に浮かびます。

大きな決断だからこそ、迷いや不安が大きいですが、焦って対応すると思わぬミスをしてしまうかもしれません。
承諾にしろ、辞退にしろ、内定連絡のお礼メールを送ることは必須ですから、まずは落ち着いて、1つずつ対応していきましょう。

今回は、お礼メールの送り方を例文も交えてご紹介します。

内定連絡に対するお礼メールを送る意味

まずは、なぜお礼メールが必須なのかを考えてみましょう。

内定連絡は、企業からあなたへの一方的な通知であり、この状態ではまだ両思いとは言えません。
両思いになり入社するためには、あなたが内定を承諾する旨を伝える必要があるのです。

それを取り急ぎ伝える手段が、お礼メールといえます。

また、内定をもらえたということは、一緒に働きたいと評価してもらったということです。
この段階で返事をせず、内定承諾書がくるまで待っていては、入社できたとしても、評価は下がってしまいますし、印象も良くはないでしょう。

連絡はメールだけでなく郵送も可

内定連絡がメールできた場合は、そのメールに返信することをおすすめしますが、郵送できた場合は、郵送で返してもOKです。

郵送の場合は、白無地の便箋と封筒を使いましょう。
履歴書などは折らずに入れるのが正解ですが、お礼状の場合は、三つ折りにして小さめの封筒に入れてしまって大丈夫です。

郵送で出す場合は、手書きのほうがより丁寧な印象をあたえることができます。

内定承諾書と内定通知が一緒に送られてきた場合は、以下の記事をチェックしてみましょう。

入社まで気を抜かない!内定承諾書について知っておくべき7ポイント

お礼メールは翌日までに送る!

あなたがすでに心を決めているのなら、承諾・辞退問わず、翌日までには連絡をしましょう。
特に、「ぜひ入社したい!」と思っているのであれば、内定連絡に気づいたら、すぐに返事をすることをおすすめします。

もちろん、まだ入社を決めかねている場合もありますよね。
その場合は、まずはお礼の気持ちだけは送っておきましょう。
以下のような内容を盛り込めば、相手の印象も悪くないはずです。

 
入社を迷っている場合のお礼メール
  • 内定を頂いたことへのお礼
  • 承諾・辞退をすぐに送れない理由(家族と相談する時間がほしいなど)
  • いつまでに意思決定をして、再度、連絡するか

いつまでに意思決定するかは、企業側も気になる部分ですから、明確に決めてから送りましょう。

遅くとも1週間以内には、意思決定をして、再度連絡ができるといいですね。

内定を承諾する場合【例文あり】

内定承諾をするのであれ、 素直に嬉しい気持ちを伝えるのがベストです。
承諾時のお礼メールには、以下の内容を入れ込み、感謝の気持ちとやる気を自分の言葉で伝えましょう!

 
内定承諾のお礼メールで伝えること
  • 内定をいただいたことへのお礼
  • 入社の意思
  • 内定をもらった今の嬉しい気持ち
  • 入社に向けての抱負
  • 締めの挨拶

そして、以上の内容を入れ込んだ例文が以下のとおりです。

 
内定承諾のお礼メール例文

株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様

お世話になっております。
[名前]と申します。
本日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

採用のご連絡をいただき、家族ともども大変喜んでいると同時に、 私自身は、あらためて身の引き締まる思いです。

入社前、入社後ともに自分を磨き、1日も早く活躍できるよう努力いたしますので、 入社後はご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。

まずは、メールにて内定のお礼を申し上げます。
今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

署名

内定を辞退する場合【例文あり】

面接では、「御社に入りたいです!」と力説していた手前、内定辞退は気が引けますよね。
この場合は 謙虚な態度で連絡をすることが大切です。

 
内定辞退のお礼メールで伝えること
  • 内定をいただいたことへのお礼
  • 辞退の意思
  • 簡単な理由
  • 時間を割いていただいたこと、期待に添えないことへの謝罪
  • 締めの挨拶

以上の内容を元に作った例文もチェックしてみましょう。

 
内定辞退のお礼メール例文

株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様

お世話になっております。
[名前]と申します。
先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

内定という光栄なご連絡をいただいたにもかかわらず、大変恐縮ですが、 一身上の都合により、この度の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

面接後にあらためて適正などを検討した結果、非常に迷いましたが、 他社への入社を決断いたしました。

選考に時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果になってしまいましたこと、 また、貴社にご迷惑をおかけしますこと、心よりお詫び申し上げます。
私の都合で大変申し訳ございませんが、ご理解いただけますと幸いです。

最後になりますが、貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

署名

内定辞退はできれば電話のほうがいいですね。
上記のメールを送った場合にもその後に電話で「メールを送らせていただきましたが…」と連絡すると、より丁寧です。

お礼メールで信用を手に入れよう

内定が決まったからといって、そこがゴールではありません。
内定は、新しい生活の始まりなのです。

これから始まる新生活を、気持ちよく始めるためにも、新しい会社での評価は落としたくないですよね。
気持ちよくスタートダッシュができるように、お礼メールはマナーを守って送りましょう。

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