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書類選考から内定まで使える!選考辞退の連絡マニュアル

JOBSHIL編集部
選考辞退に対して謝罪をする女性
この記事のポイント
  • 選考辞退は、後回しにせず早めに行なう
  • 基本はメールでOKだが、面接直前と内定辞退の場合は電話をする
  • 選考の時間をいただいたことに感謝と謝罪をする

目次

登場人物紹介

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
転職サイト「転職ナビ」のキャリアアドバイザー。優しく、時に厳しく、丁寧なアドバイスで求職者さんをサポート。
求職者さん
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初めての転職で不安いっぱい。優柔不断で、引っ込み思案なのを気にしている。アドバイスを基に、転職成功をめざす!

転職活動では、複数企業の選考を同時に進めることも多いですよね。
複数の企業を受けていれば、「イメージと違った」「他で内定が出た」などの理由で、選考辞退をしなければいけないこともあるでしょう。

選考辞退をすることで、
「怒られるんじゃないか?」
「迷惑がかかるのでは…」
と不安に思う方もいるかもしれません。

しかし、選考辞退の先延ばしは、企業にとってもあなたにとっても、マイナスにしかなりません。

今回は、選考を辞退する場合の注意点や、書類選考・面接前後など、場面別の辞退方法などをご紹介します!

担当者はそれほど怒っていない

選考辞退をしようと思っていますが、担当者が怒ってしまわないでしょうか?
選考辞退は意外と多いので、担当者も慣れている方が多いです。怒られることはほとんどありませんから、心配しなくても大丈夫ですよ。
もちろん、誠意を持って対応することは忘れないでくださいね。

採用担当者は選考辞退を何度も経験していますから、そこまで怖がる必要はありません。
実際に採用担当を経験している編集部メンバーも以下のように言っています。

残念ではあるけれども、辞退すること自体に怒ったことはありません。 むしろ、その時間に別の仕事ができるなど、時間を有意義に使えるので助かります。
出典:面接直前でも大丈夫!プロが教える選考辞退の電話テクニック

しかし、気持ちのよい連絡ではありませんので、謝罪の気持ちはしっかり伝えるようにしましょう。

選考辞退をする前に考えること

選考辞退は、企業に入社するチャンスを自ら辞退するということ。
辞退したら、その企業の選考には戻れませんので、慎重に判断する必要があります。

選考辞退の連絡をする前には、「なぜ辞退をするのか、本当に辞退すべきなのか?」をもう1度考えてみましょう。

とくに「他で内定が決まった」という理由の方は要注意!1ヶ月くらい働いてみて、「やっぱり違う」と転職活動を再開する人が意外と多いんです。
人生を左右することもある転職では、勢いや安易な判断は避けましょう!

 選考辞退のポイント

選考辞退の連絡をする場合には、以下の3点に注意して連絡しましょう。

選考辞退のポイント
  1. 決めたらすぐに連絡する
  2. なるべく営業時間内に連絡する
  3. 選考に時間を割いていただいたことに感謝し敬意をはらう

選考辞退は伝えにくいことですが、先延ばしにしても状況は悪化する一方。

辞退の決断をしたらすぐに連絡、メールの場合も営業時間内に送れるとベストです。
ただ、時間を気にして連絡が遅れるのであれば、夜でもかまいません。

選考辞退の意志を伝える時は、言い訳をせず結論から話すのがポイントです。
最後まで誠意を持って対応できれば、担当者も理解してくれるでしょう。

辞退理由は一身上の都合でOK

「他で内定が決まった」という理由で選考辞退することはよくありますよね。
その他にも「面接してみたらイメージと違った」「ネットで気になる噂を見た」「面接官の印象がよくなかった」といった方もいるのではないでしょうか?

他で内定が決まったという理由の場合は、そのまま伝えてしまっても大丈夫ですが、さすがにネガティブな理由は言いにくいですよね。

そのまま伝えることが相手への批判になってしまう場合は、「一身上の都合」と伝えるのがベストです。

内定先や詳しい理由を聞かれることがあるかもしれませんが、基本的には答えなくても問題ありませんよ。

メールでOKな場合、電話すべき場合

選考辞退は基本的にメール連絡で問題ありません。

しかし、電話で連絡をすべき場合もありますので、注意が必要です。

参考アドバイス
  • 面接日の前日や当日
  • 筆記試験の前日や当日
  • 内定後の辞退

直前の辞退は、企業側に大きな迷惑がかかるだけでなく、辞退の連絡を電話でしなくてはいけません。
そうならないためにも、選考辞退を決めたら早めの連絡を心がけましょう。

メール・電話での連絡方法は以下の記事をご覧ください。

メール→転職のプロに聞く!選考辞退メールの正しい送り方

電話 →面接直前でも大丈夫!プロが教える選考辞退の電話テクニック

連絡内容で注意すること

選考辞退の連絡は、実は4つのポイントをおさえておけばそれほど難しくはないのです。電話でもメールでも、以下のポイントをおさえておくことで、伝えやすくなりますので、連絡前に確認しておきましょう。

連絡内容のポイント
  1. 面接予定日や選考段階を伝える
  2. まずは結論(辞退する意志)を伝える
  3. 時間や労力をかけてくれたことへの感謝、辞退することへの謝罪を忘れない
  4. メールや電話で簡易的に済ませてしまうことへの謝罪

では、上記の内容を元に書いたメール例文を見てみましょう。

選考辞退用メールテンプレート

 
選考辞退メール例

件名:【選考段階】辞退のご連絡(【名前】)

本文

株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様

お世話になっております。
【この部分に、選考の段階・面接予定日を明記】しております【名前】と申します。
一身上の都合により選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

選考にお時間をさいていただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。
また、メールでの連絡となりましたご無礼、お許し下さい。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

署名

メールの場合は、件名をわかりやすくすることが大切です。
「◯次面接辞退のご連絡【名前】」というように、件名だけで内容が理解できるとベスト。

メール本文では、「◯次面接を◯日に予定しております」など、選考段階や選考予定を明記した上で、名前を名乗りましょう。
その後すぐに「一身上の都合で選考辞退をしたい」旨を伝えます。

最初に結論部分を持ってきて、後半に謝罪をおこないます。

今回のテンプレートは、選考段階や選考予定を変更すれば、応募から面接まで対応できるものを用意いたしましたので、ぜひ活用してみてください!

応募・書類選考・筆記試験の辞退

応募を辞退する

応募=WEB履歴書での書類選考という形式も増えていますが、応募をした後、あらためて選考書類を送付することもありますよね。
「応募(エントリー)はしたけど、やっぱり書類は送らないで辞退したい」という場合は、メールで辞退の連絡をしましょう。

メールの件名は「エントリー辞退のご連絡【名前】」
名乗りの部分は「先日、〇〇転職サービスより(応募経緯を書く)応募いたしました【名前】と申します。」
と書きます。

応募段階の場合は、どこから応募したのかを記入してあげると、担当者が対応しやすいので、より親切です。こういった細かい心遣いが大切ですよ。

書類選考を辞退する

書類選考前後に辞退をする場合は、メール連絡でかまいません。

メールの件名は「書類選考辞退のご連絡【名前】」
名乗りの部分は「先日メールにて選考書類をお送りいたしました(先日、書類選考通過のご連絡をいただきました)【名前】と申します。」
と書きます。

すでに結果が来ている場合はもちろん、まだ選考済なのかわからない場合も、「選考のお時間をいただいたにも関わらず、申し訳ありません。」と必ず伝えるようにしましょう。

書類選考を通過し、すでに面接の日程が決まっている場合は、以下の章をご覧ください。

「面接を辞退する」までスキップ

筆記試験を辞退する

会社によっては筆記試験を実施する場合があります。
テストセンター、会社現地、WEBなど、受験方法は様々ですが、筆記試験も無料ではありません。
企業がお金を払って行うものですから、無断欠席はNGです。

筆記試験辞退もメールでOKですが、試験日や締切日直前にやむをえず辞退する場合は、電話で伝えるようにしましょう。

メールの件名は「筆記試験辞退のご連絡【名前】」
名乗りの部分は「先日、筆記試験(SPIなどの名称でも可)のご案内をいただきました【名前】と申します。」
などと伝えましょう。

辞退する気なのに受験してしてしまうと、場合によっては企業側に無駄な出費をさせてしまう可能性がありますので、試験を受ける前にきちんと連絡することが大切です。

面接を辞退する

面接の辞退も、前日・当日でなければメール連絡で大丈夫です。

面接の場合は、面接官となる社員の予定をおさえてありますし、最終ともなれば取締役などの時間をおさえていることもあります。
連絡が早めれば早いほど、担当社員の方も助かりますから、後回しにせず、早めに連絡したいですね。

メールの件名は「◯次面接辞退のご連絡【名前】」
名乗りの部分は「◯月◯日に◯次面接のお時間をいただいております【名前】と申します。」
といったように、日程が決まっている場合は、何次面接なのかと合わせて伝えましょう。

面接辞退については、以下の記事に詳しくまとめてありますので、ご確認ください。

面接辞退の方法

内定を辞退する

さて、最後は内定辞退をする場合についてご紹介します。
ここまでは、メールで連絡していいとお伝えしましたが、内定辞退は他とは勝手が違います。

内定承諾はなるべく電話で行なうようにしましょう。
電話で言った言わないとなるのが心配な場合は、電話にプラスして、メールや手紙を送ることをオススメします。

実は、内定を承諾していても、入社の2週間前までは、法律的に内定辞退をすることができます。
しかし、内定承諾をした時点で、入社の準備が始まりますので、内定承諾後の辞退は多大な迷惑をかけてしまいます。
内定辞退は、なるべく内定承諾前に行いましょう。

内定辞退については以下の記事で詳しく説明していますので、ご確認ください。

内定辞退の方法

まとめ

選考辞退というと気が引けてしまいがちですが、けっして悪いことではありません。
むしろ、ミスマッチを感じたり、他の企業に未練を感じたりしたまま入社してしまうのは、だれも得をしませんから、意思が決まったら早めに連絡するようにしましょう。

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