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面接辞退の前に読みたい、嫌な気持ちを残さないための辞退マナー

JOBSHIL編集部
面接辞退をどう伝えるか悩む女性
この記事のポイント
  • 面接辞退は「迅速に・簡潔に・誠意を持って」行なう
  • 前日・当日以外の辞退はメールでOK
  • 理由は、一身上の都合で大丈夫

目次

登場人物紹介

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
転職サイト「転職ナビ」のキャリアアドバイザー。優しく、時に厳しく、丁寧なアドバイスで求職者さんをサポート。
求職者さん
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初めての転職で不安いっぱい。優柔不断で、引っ込み思案なのを気にしている。アドバイスを基に、転職成功をめざす!

転職活動をしていると、選考辞退をしなければいけない機会がありますよね。
書類選考の段階ならまだしも、すでに企業の方に会っていたりすると、なんだか断りにくいと感じる方も多いはず。

「気まずいし、嫌だな…」と考えてしまいがちですが、早めの連絡はあなたにとってもメリットがあります。
また、選考辞退はよくあることなので、残念な気持ちはあっても、怒る企業はほとんどありませんから、安心してください。

嫌なことは後回しにせず、早めに済ませて、気持ちもスッキリ切り替えていきましょう!

今回は、面接を辞退する際の、注意点や、伝え方について詳しく紹介します。

面接辞退は迅速・簡潔・誠意が大切!

面接の辞退をする際は、3つの守るべきポイントがあるのをご存知ですか?

 
面接辞退のポイント
  • 迅速に対応する
  • 簡潔に伝える
  • 誠意を持って対応する

面接では、面接官のスケジュールや会議室を、あなたのために用意してくれています。
早めに連絡をすれば、面接時間を別の仕事に使うこともできますから、企業にとっては早ければ早いほど助かりますね。

次に大切なのが簡潔に伝えること。
だらだらと辞退の理由を話されても、辞退の意思は伝わりません。
連絡をする際はかならず最初に辞退したい旨を伝えましょう。

最後は誠意を持って対応すること。
いちばん大切なのは気持ちであるといっても過言ではありません。
いくら早めに連絡をしたり、簡潔に伝えたりしても、感謝の気持ちや謝罪の気持ちが伝わらなければ、担当者も気分が悪くなってしまいます。

面接辞退の連絡する際には、この3点を守って、トラブルのないよう対応していきましょう。

連絡はメールが基本

面接の辞退は、メール連絡で済む場合がほとんどです。
面接日の2営業日前までであれば、メールで辞退の旨を送るだけでかまいません。
もし、事前に辞退を決めているのであれば、遅くとも2営業日前までには必ず連絡を入れましょう。

面接辞退「メール」の送り方にスキップ

注意が必要なのが、前日や当日に辞退をすることになった場合です。

この場合は、前日ならメール+電話、当日はまず電話で連絡をしたほうがいいでしょう。
メールでは、面接の時間までに担当者がチェックしてくれるかもわからず、伝わらない可能性があるためです。

面接辞退「電話」のかけ方へスキップ
ドタキャンの上に電話というのは、かなり気まずいので、やっぱり早めに連絡をしておいたほうがいいですね。

辞退理由は嘘をつかない

辞退の理由によっては、「担当者に伝えにくい」と思っている方もいるのではないでしょうか。

たとえば、「他で内定をもらった」という選考辞退の定番理由は、そのまま伝えてしまっても大丈夫なんです。

基本は正直に答えるのがベスト。
嘘は誠意のある対応とは言えませんので、NGですよ。

「面接での印象があまり良くなかった」という言いにくい理由なのですが、さすにがこれを伝えるのは辛いです。
伝えにくい理由の時は、詳しく話さず「一身上の都合」と伝えるようにしましょう。これなら嘘にはなりません。
もし、答えにくい理由を深掘りされたときは、「申し訳ありませんが、お答えできません。」と伝えてしまって大丈夫ですよ。

面接辞退「メール」の送り方

面接辞退のメールを送る時に注意したいのが、文面の読みやすさ・伝わりやすさ、そして誠意を持った対応です。

 
面接辞退メールのポイント
  • 件名は「◯次面接辞退のご連絡【名前】」
  • 面接日程(日程が決まっている場合)と何次面接なのかを明記する
  • 辞退の旨を本文前半に書く
  • 謝罪や感謝の言葉は後半に書く

以上の点に注意しながらメールを作成してみましょう。
面接を辞退する際のメール方法・例文については、以下の記事でさらに詳しく説明しています。

転職のプロに聞く!選考辞退メールの正しい送り方

面接辞退「電話」のかけ方

面接辞退の連絡をする際に注意すべきは、焦らないことです。
電話でも大切なのは、伝えるべきことを簡潔に話すことですが、焦ると、しどろもどろになり、きちんと言えない可能性があります。

焦りやすい人は、以下の項目を紙にメモしてから、電話をしてみましょう。

 
電話で伝えるべき6項目
  1. 応募経路・利用サービス名
  2. 面接予定日時
  3. 名前
  4. 選考辞退の意思
  5. 簡単な辞退理由(詳しく聞かれたらどう答えるかも考えておく)
  6. 選考のお礼と辞退の謝罪

意外と忘れがちなのが応募経路です。
特に、大手企業では複数の転職サービスを利用していることがあるため、どこからの応募かが分かると対応がしやすくなります。
ちょっとした思いやりも大切でですね。

困るのが担当者が不在の場合。
担当者不在であれば、在席時間を聞き再度かけ直すのがベストですよ。
その他、電話をかける時間といった電話連絡のポイントは以下の記事に更に詳しくまとめていますので、ぜひチェックしてみてください!

面接直前でも大丈夫!プロが教える選考辞退の電話テクニック

まとめ

面接辞退の連絡は、思っているよりもあっさり済むことが多いです。
引き止められることもほとんどありませんから、あまり気負わず、早めに連絡しましょう。

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