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感謝と謝罪の気持ちが伝わる内定辞退の方法【最後が肝心】

JOBSHIL編集部
内定辞退を前に、頭を抱えて悩む女性
この記事のポイント
  • 内定辞退は、早めにすることで双方にメリットがある
  • 電話と手紙で、謝罪の気持ちを伝えよう
  • 詳しい理由は伝える必要はない

目次

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キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
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求職者さん
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「内定をもらったけど、第一志望も内定が出てしまった」
「内定辞退をしたいけど、連絡は憂鬱だな…」

内定は嬉しいことですが、本当にこの会社で決めていいのか不安になったり、内定が重なってどちらにするか悩んだりすることもありますよね。
実際に入社できるのは1社ですから、今後の人生を考えた結果、内定辞退という選択も決して悪くはありません。

ただ、内定辞退となると、選考時の辞退とは重さが段違いです。
辞退の連絡を入れることを考えただけで、気持ちがずんっと沈みます。

「連絡したら、怒られるのでは?」と不安になるかもしれませんが、連絡を後回しにしていると、さらに大きなトラブルになってしまうかもしれません!

今回は、内定辞退をしたらどうなるのか、丁寧な内定辞退の方法、辞退理由を聞かれたときの対処法などをご紹介します。

内定辞退は法的に認められた権利

内定辞退で損害賠償請求が~などの怖い噂を耳にすることもありますが、法律的に見たらどうなのでしょうか?

まず、日本国憲法の第22条をチェックしてみましょう。第22条には「職業選択の自由」について記載がされています。
この法律により、常識の範囲内なら、どんな仕事を選んでもいいですし、自分の意思で仕事を変えたりすることができるのです。
内定辞退もこの憲法に定められた権利といえます。

内定承諾書という書類を書いたら、もう辞退はできないでしょうか?
内定承諾書には法的効力はありませんから、書いた後でも辞退をすることは可能です。
先程もいったように、内定辞退は法的にも認められた権利ですから、基本的には、損害賠償といった可能性もほとんどありません。

内定辞退は内定承諾前がベスト

内定が決まると、企業から、内定のおしらせがメールや電話・郵送で届きます。
内定のお知らせが来たら、早めに御礼の連絡をするのが礼儀であり、承諾する場合はお礼と一緒に内定承諾の意思を伝えます。

しかし、まだ迷っている場合もありますよね。
そういった場合は、内定保留をお願いしてみるという方法もあります。

もちろん、すでに内定辞退を決めているのであれば、お礼連絡の段階で辞退の意思を示しましょう。

内定承諾のお礼メールや内定保留の方法については、以下の記事にまとめてありますので、ご覧ください。

【事例あり】内定連絡のお礼メールが必要な理由と正しい書き方

内定保留は有効な方法ではありますが、他に採用候補者がいたり、採用を急いでいる場合は、認めてもらえないこともあります。
入社に前向きであることを伝え、「保留することは可能でしょうか?」と伺う姿勢で確認しましょう。

内定承諾前に辞退するメリット

内定承諾や内定承諾書に法的効力はないんですよね?とりあえず承諾してもいいんじゃないですか?
もちろん、法的には可能です。
しかし、承諾してしまうと、企業側はあなたを迎え入れる準備を始めてしまいます。
承諾前と後では、企業側の損害はもちろん、辞退する時のあなたの心労も桁違いですから、なるべくは承諾前の内定辞退をオススメします。

内定辞退はいつまでOK?

すでに、内定承諾書を提出してしまいました。内定辞退は最悪いつまでに伝えれば大丈夫なのですか?
基本は、辞退を決めたらすぐに連絡します。
どうしても内定承諾後に辞退をしたい場合、ボーダーは入社2週間前と覚えておきましょう。

内定辞退は、悪いことではありません。

しかし、あなたを迎えるために企業側も準備をしているはずですから、2週間をきってから辞退は、急な病気といったよっぽどの理由がない限りはNGです。
会社を辞める際は2週間前に伝えることが、労働基準法で定められていますが、内定辞退もある意味その会社(に入社するの)を辞める行為といえますので、法的にも2週間前がボーダーと言えるでしょう。

内定辞退は電話連絡と詫び状で誠意を示そう

内定辞退をする際は、メールではなく、まずは電話で連絡するようにしましょう。

 
電話で内定辞退するメリット
  • 謝罪の気持ちがメールより伝わりやすい
  • 相手の気持ちを直接受け止めることができる
  • 確実に辞退の意志を伝えられる(メールや手紙は見たか見ないかわからない)

場合や人によりますが、謝罪の場合は、感情が伝わりやすい電話のほうが向いています。

また、承諾後に内定辞退をする場合や、知人の紹介、老舗企業やマナーに厳しい業界の場合は、電話の後に詫び状を郵送することをオススメします。

世間は広いようで狭いもの。別の企業に入社しても、クライアントやお客様として出会う機会がないとも限りません。
どうせ勤めない企業だからと、適当な対応をしてしまうと、のちのち自分に返ってくるかもしれませんよ。

内定辞退「詫び状(手紙)」のポイント

内定辞退「電話」のポイントと会話例

内定辞退を電話で伝えるのは、憂鬱ですよね。
また、電話が苦手だと、言いたいことがきちんと伝えられるか不安な方もいるのではないでしょうか?

電話で内定辞退の連絡をする際には、大きく分けて2つのポイントがあります。

①電話をかける時間帯に注意しよう

忙しい時間に電話がかかってくると、たとえ相手が悪くなくてもイライラしてしまうことありますよね。
無用なトラブルを避けるためにも、電話をかける時間帯は注意が必要です。

企業に電話をするときには、始業直後やお昼時、終業直前は避けて連絡しましょう。
この時間にかけてしまうと、採用担当者や電話受付の方に迷惑をかけてしまう可能性が高いですし、辞退以外の部分で怒られてしまうかもしれません。

それぞれの企業によって営業時間は異なりますので、事前に確認しましょう。

②伝える内容を事前にシュミレーションしておこう

電話はメールのように見直しを行なうことができないため、伝え忘れが発生したり、話が伝わりにくくなったり、ということがあります。
内定辞退に限らず、相手にとっていい話ではない電話をする時は、事前にコレだけは伝えるべきという部分を考えておくと、いざという時に焦らなくてすみます。

特に、電話が苦手という方は、内定辞退の連絡で伝えるべきことを事前に書き出しておきましょう。
★マークについては、どう答えるかまで考えておくとベストです。

 
電話で伝えること
  1. 名前
  2. 辞退の意思
  3. ★辞退の理由(詳しく聞かれた時用)
  4. 選考へのお礼や辞退のお詫び

以上の4点を意識して、実際の会話例をチェックしてみましょう。

いつもお世話になっております。〇〇と申します。採用担当の✕✕様はご在席でしょうか?

===============
受付担当者:少々お待ちください。
===============

お忙しいところ恐れ入ります。先日、内定をいただきました〇〇です。いま、少々お時間よろしいでしょうか?

===============
採用担当者:大丈夫です。
===============

先日は内定をいただきありがとうございました。大変光栄なことなのですが、一身上の都合により内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
お忙しい中、選考にお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となってしまい、大変申し訳ございません。

===============
採用担当者:そうですか。理由を聞かせてもらえませんか?
===============

実は、他社から内定をいただきまして、業務内容などから適正を考えた結果、そちらに入社を決断いたしました。

===============
採用担当者:ちなみにどちらの会社ですか?
===============

〇〇業界です。

===============
採用担当者:そうですか。残念ですが、かしこまりました。
===============

このような結果になりましたこと、あらためてお詫びいたします。
それでは失礼いたします。

理由を詳しく聞かれた場合の対処法は、以下をご覧ください。

内定辞退理由の伝え方へスキップ

最後まで誠意を持って、伝えましょう。

内定辞退「詫び状(手紙)」のポイント

あなたの内定が出るまでには、たくさんの時間と労力、そしてお金がかかっています。
そのことに対して、しっかりとお詫びの気持ちを伝えるのであれば、電話の後に「詫び状」を送ることをオススメします。

とはいっても、「詫び状」ってなかなか馴染みがありませんよね。

詫び状はその名の通り、お詫びの手紙です。
電話連絡にプラスしてお詫びの手紙を送ることで、より強く謝罪の気持ちを伝えることができます。

 
手紙を書く際の注意点
  1. お詫びの手紙は手書き・縦書きがベスト
  2. 便箋と封筒は白無地を選ぶ
  3. 頭語・時候の挨拶・結語を忘れない
  4. 最後に送付日と署名、宛名を記入

電話で話した内容を文章にまとめ、上のポイントに従って書いてみましょう。

 
手紙を送る時の注意点
  1. 手紙なので三つ折りで封筒に入れていい
  2. 定形郵便サイズの封筒でOK
  3. 速達で送る

最近はパソコンで作ったお詫びの手紙を送る人もいるようですが、内定辞退のようにお詫びの気持ちを伝える場合は、手書きが最適です。
ビジネスマナーに沿って、失礼のないよう対応していきましょう。

企業側から、詫び状は必要ないと言われたら、送らなくても大丈夫ですよ。

内定辞退理由の伝え方

内定辞退をする理由は人それぞれですが、そのまま伝えてもいいのか迷う方もいるのではないでしょうか

基本的には、こちらから辞退理由を詳しく伝える必要はありません。
「一身上の都合」と伝えれば問題ありません。

困るのが、詳しく聞き返された場合です。
嘘は良くないですか、言いにくい理由もありますよね。

たとえば、「他で内定が決まった」という理由の場合は、そのまま伝えてしまって大丈夫です。
1点注意してほしいのは、企業の悪口を言わないこと。企業のここが劣っていたではなく、あくまで、自分の適性を考えた結果だと伝えるのがポイントです。

言いたくないことは言わなくていい

中には「面接官の印象が悪かった」という方もいるかもしれませんが、さすがにそのまま伝えるのは難しいですよね。
こういった言いにくい理由の場合は、「申し訳ございませんが、これ以上はお答えできません。」と答えてしまってもかまいません。

また、就職する企業名を答えたくない方もいるでしょう。
この場合は、「〇〇業界で働く予定です」など業界や職種までの回答で大丈夫です。

辞退理由を詳しく答える義務はありません。
言いたくないこと、言いにくいことは言わなくてもかまいませんから、安心してください。

まとめ

内定辞退をすること自体は、悪いことではありません。
最前の道を選ぶためにも、必要なことです。

大切なのは、なるべく早く辞退の意志を伝えることと、誠意をもって謝ることです。
早めの連絡をすれば、あなたの心労も、企業側の負担も減り、誰にとってもいい方向に事が進みます。

言いにくいことですが、しっかり伝えることで、あなたも気持ちを切り替えて次のステップに進めますから、勇気を出して連絡してみましょう!

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