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内定辞退でお詫びの手紙を送るべき場合と手紙の書き方・送り方

JOBSHIL編集部
内定辞退をするためにお詫びの手紙を書いている女性
この記事のポイント
  • 内定辞退では電話+お詫びの手紙(詫び状)で誠意を伝えよう
  • お詫びの手紙はマナーを守って送ろう
  • きちんとお詫びをすることで、自分の気持ちを切り替えよう

目次

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「内定辞退は、憂鬱…」
気持ちいい連絡ではありませんから、そう考えてしまうのも無理はありません。

「話すのは気まずいしメールでいいかな…」と考えてしまいますが、もう会わないからとそういった対応をしてしまうのはNGです。

選考辞退はメールで済むことがほとんどですが、、 内定辞退では電話するのが基本。
電話にプラスしてお詫びの手紙(詫び状)を出すことで、さらに丁寧な対応をすることができます。

しかし、お詫びの手紙は社会人でも書く機会は少ないですから、「なにを書いたらいいのかわからない」という方も多いのではないでしょうか?

今回は、失礼のないお詫びの手紙の書き方、送り方をご紹介します。

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内定辞退を決めたら素早く行動!

内定辞退の連絡は、早ければ早いほどいいですから、 辞退を決めたら、まずは電話で連絡をしましょう。

電話で話をする前や、実際に電話をする際の注意点は、以下の記事にまとめてありますので、連絡前に確認しておくことをオススメします。

内定辞退をする際の注意点→ 感謝と謝罪の気持ちが伝わる内定辞退の方法【最後が肝心】

内定辞退=お詫びの手紙必須ではない

誠意を伝えるために有効なお詫びの手紙ですが、必須というわけではありません。
では、内定辞退でお詫びの手紙を送ったほうがいい場合とは、どのような時なのでしょうか?

 
手紙を送ったほうがいい場合
  • 内定承諾後に内定辞退をする場合
  • 知人の紹介の場合
  • 老舗企業
  • マナーに厳しい職業

上記のような場合はお詫びの手紙を送って、より丁寧に謝罪をするようにしましょう。

ただ、電話で辞退の連絡をした際に、「詫び状(お詫びの手紙)は不要です」と言われた場合は、送る必要はありませんよ。

お詫びの手紙は手書き・縦書きが基本

ビジネス用の書類はワードなどで作成することが一般的になっていますが、 お詫びの手紙は手書きをオススメします。
お詫びの手紙は、「書類」ではなく「気持ちを伝える手紙」ですから、手間のかかる手書きのほうが、より気持ちが伝わります。

また、お詫びの手紙は横書きにすべきか、縦書きにすべきか迷いますよね。
基本的に横書きは「親しい人用」ですから、 企業への謝罪ならば「縦書き」で書くようにしましょう。

その他にも注意すべき点がいくつかあります。

 
お詫びの手紙で気をつけること
  • 手書きで書く
  • 縦書きで書く
  • 修正液を使わない
  • 便箋・封筒は白無地を選ぶ
  • 誤字脱字チェックは忘れない

以上の点をチェックしたら、次はいよいよ内容です。

手紙(詫び状)の書き方マナー

ビジネス用の手紙では、最初と最後に決まり文句のような部分があります。
以下の図は、手紙の構成をまとめたものです。

手紙の構成図

敬具から始まる前文、敬具で終わる末文の部分は、いくつかのパターンを覚えておけば、問題ありません。

前文では、 頭語「拝啓」の後に、 時候の挨拶「〇〇の候」、 繁栄を喜ぶ挨拶「貴社ますます〇〇のこととお喜び申し上げます。」が続きます。

時候の挨拶は、季節によって〇〇の部分が変わりますので、「◯月 時候の挨拶」などで探し、時期にあったものを選びましょう。

繁栄を喜ぶ挨拶は「貴社ますます▼▼のことと✕✕申し上げます。」が基本形です。
▼▼の部分に「ご繁栄」と「ご清栄」、✕✕の部分に「お喜び」と「お慶び」、それぞれどの言葉を使えばいいのか、迷ってしまう方も多いのではないでしょうか?
基本はどちらでも間違いではありませんが、ご繁栄は「商売繁盛!」という意味なので、葬儀屋さんなど一部の業種には向かないこともあります。

末文は、 締めの言葉「貴社、ますますのご発展をお祈り申し上げます」と 結語「敬具」で文章を締めましょう。

そして最後には、日付、差出人氏名、宛名の順で記入します。
日付は発送日を記入しましょう。

お詫びの手紙(詫び状)の例文

 
内定辞退のお詫びの手紙例文

拝啓 〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

電話でもお話させていただきましたが、誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
最後まで悩みましたが、自身の適性などを考慮した結果、他の会社への入社を決意いたしました。
このような結果となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。

また、選考で貴重なお時間を頂いただけでなく、担当の〇〇様には大変お世話になりましたこと心より感謝いたします。

末筆ではございますが、貴社ますますのご発展をお祈り申し上げます。

敬具

平成◯年◯月◯日

〇〇 〇〇(差出人)

〇〇株式会社 人事部
〇〇 〇〇 様

先程紹介しなかった主文の中は、手紙で伝えたいことを書いていきます。
内定辞退に対するお詫びの手紙では、以下のような内容をあなたの言葉で書いてみましょう。

 
お詫びの手紙に書くべきこと
  • 内定辞退の意志
  • 辞退の簡単な理由
  • 辞退のお詫び
  • 選考時の感謝
長く書く必要はありませんから、上記のことがきちんと書かれていること、その場しのぎの嘘が書かれていないことが大切です。

手紙(詫び状)の送付方法

手紙を送る際は、 便箋を三つ折り、または四つ折りにして、 定形郵便で送れるサイズの長形封筒に入れるのがベストです。

封筒は白無地で、中身が透けないものを選び、以下の図のように宛名などを記入しましょう。

内定辞退のお詫びの手紙を送る時の封筒の書き方

マンション名や会社名は略さず正式なものを書きましょう。差出人の左上には送付日を記入して、手紙をすべて入れて封をしたら、「〆」と封の部分に書きます。

封筒と手紙をどちらも書き終わったら、便箋を封筒に入るサイズまで折ります。
三つ折りの仕方、封筒への入れ方は以下の図をご覧ください。

手紙を送る時の便箋の折り方、封筒の入れ方

図のように、手紙を読める状態に開いて、下1/3をまず折り、その上から上1/3を折りましょう。
封筒を差出人面が見えている状態で手紙の左に置き、そのままの向きで便箋を封筒に入れます。

発送方法

発送はできれば 郵便局から速達で送るのが良いですが、ご自分で切手を貼ってポストに投函してもかまいません。

郵便局以外からの発送の場合は、念のため電子はかりで重さを測ってから切手を貼ります。
ポスト投函で速達にする場合は、以下の日本郵便ホームページにて、やり方を見てから送りましょう。

速達-日本郵政

郵送時に一番怖いのが、送料不足です。
相手に迷惑がかかるので、やはり、郵便局で送るのが一番オススメですよ!

まとめ

お詫びの気持ちを伝えるからこそ、より丁寧な対応が求められるお詫びの手紙。

その後再び出会う可能性もゼロではありませんから、しっかりとした対応はしておいて損はありません。
それに、 しっかりとお詫びをしたほうが、あなたもスッキリした気持ちで次に向かえるはずです。

あなたの気持ちを切り替えるためにも、お詫びの手紙を出してみてはいかがですか?

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