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転職のプロに聞く!選考辞退メールの正しい送り方

JOBSHIL編集部
スマホを見ながら微笑む女性
この記事のポイント
  • 連絡はできるだけ早く、丁寧に行おう
  • 辞退の理由は無理に言わなくていい
  • 選考辞退に対する謝罪と対応してくれたことへの感謝を忘れずに

目次

登場人物紹介

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
転職サイト「転職ナビ」のキャリアアドバイザー。優しく、時に厳しく、丁寧なアドバイスで求職者さんをサポート。
求職者さん
求職者さん
初めての転職で不安いっぱい。優柔不断で、引っ込み思案なのを気にしている。アドバイスを基に、転職成功をめざす!

「面接をしたら想像していた内容と違った」
「同時に応募していた企業から先に内定が出た」
転職活動をしていく上で、こういった経験がある方も多いのではないでしょうか?
そんなときに立ちはだかるのが選考辞退の連絡という壁です。
正直、とても言いにくいことですから、連絡しにくい気持ちもよくわかります。

しかし、あなたが思い悩んでいる選考辞退、実は人事担当者からすれば、日常茶飯事なんです。
企業側も残念な気持ちはありますが、そこまで深刻に考え悩むことはありませんよ。
今回は、選考辞退の方法や、どういったメールを送ればいいのかなどを、例文も交えてご紹介します。

辞退していいのか…もう1度考えよう

すでに選考辞退を決めている方もまだ迷っている方も、辞退の連絡をする前に、もう1度よく考えてみてください。
辞退のメールを送ってしまえば、その選考に戻ることはできません。
メールを送る前に、もう1度、本当に辞退してよいのかを考えてからメールを送りましょう。

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
内定を理由に他社の選考辞退する方はよくいますね。でも、1ヶ月くらいで「やっぱり違った」と転職活動を再開する方って、実は結構多いんです。
先に内定が決まったからという理由だけで辞退するのはオススメしません。評判などをしっかりチェックしてから決めましょうね。

選考辞退メールについてのQ&A

選考辞退を心に決めたものの、どのように伝えればいいのか…悩みますよね。
デリケートな問題なので、メール1通でも緊張してしまいますが、ポイントをおさえれば難しいことはありません。
選考辞退のメールを送る際によくある疑問をまとめましたので参考にしてみてください。

選考辞退はメールでOK

連絡は電話のほうがいいですか?電話が苦手で、まだ連絡できていません…。
求職者さん
キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
電話をするのが苦手な方は、選考段階であれば、メールだけでも大丈夫ですよ。安心してください。 ただ、面接日前日や当日にやむを得ず辞退する場合は、電話で連絡をするようにしましょうね。

辞退の連絡は早くする

辞退を決めたら連絡は早めのほうがいいんですよね?
求職者さん
キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
そうですね。決心が固まったら、すぐに連絡しましょう。 次の選考が決まったり、面接日時が迫ると、どんどん辞退しづらくなってしまい、あなた自身のストレスも増してしまいます。 また、面接の場合は担当者の時間をおさえているので、早めのほうが相手側の印象も悪くないでしょう。 今後も同じ業界で働くことがある場合は、取引先になることもありえます。どうせ二度と会うことがないと雑な対応をするのではなく、社会人として、相手のことを気遣った対応を行うのがベストですよ。

メールを送る時間は営業時間内がベスト

仕事が終わるのが夜9時以降なんですけど、その時間に辞退メールを送ってもいいですか?
求職者さん
キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
夜遅い時間はよくありません。できれば、面接してもらった企業の営業時間中に送るようにしましょう。 ただ、どうしても夜にしか送れないのであれば、「夜分遅くに失礼します」といった一文を入れておきましょう。

辞退理由は詳しく伝えなくていい

辞退理由って正直に書くべきですか?
求職者さん
キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
メールを書くときには、こちらから詳しく辞退の理由を伝える必要はありません。メールには一身上の都合と書きましょう。 もし企業側から聞かれた場合は、「別の会社で決まった」「家庭の事情で現在の会社でもう少し頑張ることにした」など正直に伝えてOKです。 また、新しい就職先を聞かれても会社名を出したくなければ、〇〇業界程度にとどめてもかまいません。

メールを送る上での疑問点が解消されたら、実際に書いてみましょう。

選考辞退メール 例文

例文を見る前に、メールで気をつけるべき点を確認してみましょう。
 
チェックポイント
  • 件名に選考を辞退したい旨がしっかり書かれていること
  • 何次選考を辞退するのか明記する(日時が決まっている場合は書いておくと親切)
  • 辞退の旨を前半に書く
  • 辞退のお詫びと、選考対応への感謝を忘れない

相手の読みやすさを意識すること、誠意を持った対応を心がけることがポイントですね。
では、実際にどのような内容で送ればいいのか、例文を見てみましょう。

 
選考辞退メール 例文

件名:1次面接辞退のご連絡([名前])

本文

株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様

お世話になっております。
◯月◯日◯時から面接のお時間をいただいております〇〇と申します。
1次面接について、一身上の都合により面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

選考にお時間をさいていただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。
また、メールでの連絡となりましたご無礼、お許し下さい。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

------------------

[名前]
xxxx@xxxx.com
080-0000-0000
〒000-0000
東京都品川区〇〇0-00-00
〇〇ハイツ106号室(建物名まで正確に)

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すばやく誠実な対応を心がければOK 

今回は、選考辞退メールの書き方について、疑問点や送る際の注意点、例文などをご紹介しました。
早めに対応することで、企業の採用コストだけでなく、あなたの貴重な時間も別のことに活かせます。
辞退することに対して「申し訳ない」と思う気持ちを忘れず、誠実な対応を心がければ、企業側も理解してくれますので、辞退を決めたら早めに連絡しましょう。

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