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入社まで気を抜かない!内定承諾書について知っておくべき7ポイント

JOBSHIL編集部
入社まで気を抜かない!内定承諾書について知っておくべき7ポイント
この記事のポイント
  • 内定承諾書は「正当な理由以外は入社する」という約束書類で、法的効力は無い
  • 入社意志が硬いなら、すぐに返信!
  • 添え状など、書類送付のビジネスマナーはしっかりチェック!

目次

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キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
転職サイト「ジョブセンスリンク」のキャリアアドバイザー。優しく、時に厳しく、丁寧なアドバイスで求職者さんをサポート。
求職者さん
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初めての転職で不安いっぱい。優柔不断で、引っ込み思案なのを気にしている。アドバイスを基に、転職成功をめざす!

内定をいただいたあとも、入社までに書類のやり取りがいくつかあります。
内定承諾書もそのうちの一つ。名前の通り、内定を承諾したことを証明する大切な書類です。
せっかく内定をもらったのに、書類対応でヘマをしたら、入社後に気まずい…」と心配になる方もいるのではないでしょうか?

そこで今回は、内定承諾書をもらってから、提出した後まで、知っておくべき7つのポイントを紹介します。
マナーをしっかり学び、好印象のまま入社を迎えましょう!

①内定承諾書ってなに?

内定承諾書とは、本当に入社する意思があるか確認するための書類です。
あなたが転職活動に労力を費やしたように、企業もあなたの内定を決めるまでに多くの時間、労力、お金を費やしています。
企業としては、せっかくいい人を見つけたのですから、ここで内定を辞退されてしまうことはなるべく避けたいのです。
そこで、「正当な理由以外は入社する」という約束を、書面で結ぶために取り交わすのが、内定承諾書です。
ちなみに、入社承諾書も意味としてはほとんど一緒です。

②内定承諾書が届いたらどうする?

内定承諾書は出社前の条件面談などで直接受け取るか、内定後に郵送で届くのが一般的です。
書類を手にしたら、必要事項の記入、捺印などを行い、郵送で返信しましょう。
大切な書類を送る際には、注意点がいくつかあります。「④内定承諾書を返信する時の注意点」で解説していますので、チェックしてみましょう。

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
ちなみに、「他で内定が出ているので、採用スケジュールを早めていただけませんか?」と希望した求職者さんの中には、最終面接終了の5分後に受け取った人もいましたよ。

③内定承諾書の返信期限は?延長できる?

内定承諾書の提出期限が定められている場合は、その期限までに返送します。
指定の期限がない場合は、なるべく早めに送りましょう。
しかし、もしあなたが、入社を決め兼ねているのなら、内定承諾書の延長を相談してみてはいかがですか? 「家族と相談して決めたいので、◯日まで期限を延長することは可能でしょうか?」と採用担当者に連絡しましょう。

 
期限延長の注意点
  • 早めに自分から連絡をする
  • きちんと期限をもうける
  • 延長期限は長くても1週間前後まで

この3点をしっかりと守って、失礼のないよう、丁寧にお願いすることが大切です。
もちろん、すでに入社の意志が固いのであれば、提出期限の有無にかかわらず、早く返信するに越したことはありません。

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
延長期限は企業ごとに異なりますが、ジョブセンスリンクでは1週間延長した方はいらっしゃいましたよ。
ただ、タイミングや企業様の状況によっては、難しい場合もありますので、原則できないものと考えて、転職スケジュールを組みましょうね。
どうしても調整が必要な場合は、理由をはっきりと伝えて、企業様へ早めの連絡をしましょう。

④内定承諾書を返信する時の注意点

書類の送付は、基本的なビジネスマナーが問われます
宛名の書き方一つでも、〇〇行と書いてある返信用封筒でそのまま送ってしまっては、企業に対してとても失礼ですよね。
基礎だからこそ、間違うことはとても恥ずかしいですし、「基礎ができてないんだな…」と残念に思われてしまうことも…。
こういった失敗をしないために、内定承諾書を返信する際に注意すべきポイントを、4つに分けて紹介します。

その1 適切な封筒(色、サイズ、種類など)

内定先の会社から返信用封筒をもらっている場合は、返信用封筒を使ってOKです。
自分で封筒を選ぶ際は、以下のポイントに合致する封筒を選びましょう。

 
封筒の注意点
  • 色は白!なければ茶色でも可
  • 中の書類が透けない厚手の紙質
  • 書類が折らずに入るサイズ(書類がA4サイズなら角2がベスト)

その2 封筒記入

封筒の宛名書きや裏面の記入は、ビジネスマナーの中でも基本中の基本です。
多少間違えたからと言って内定取り消しということは無いですが、採用担当者のテンションは確実に下がってしまいます…。
社会人として恥ずかしくないよう、完璧と思っているあなたも、もう1度チェックしてみましょう!

封筒の記入例

宛名の〇〇行を御中・様に書き換える
返信用封筒がある場合、宛名の部分は〇〇行となっているのが普通です。
そのまま送るのはもちろんマナー違反!会社名や事業部などに送る場合は御中、個人宛に送る場合は様に書き換えましょう。

自分の名前を忘れずに書く
裏面の左下には、あなたの住所氏名を必ず記入しましょう。

封をし、〆を記入
しっかりと封をしたら、封筒の折り返した部分にかかるように真ん中に「〆」と書きます。
これは途中で明けられていないという意味なので、大切な書類の場合はつけたほうが良いでしょう。

「内定承諾書在中」と書く
封筒の表、左下に「内定承諾書在中」と書いておくと、封筒の外からでも中身がすぐに分かるので、受け取った人の手間が省けますね。

その3 書類の封入方法

他の書類にも共通して言えることですが、大切な書類を送る時は、お礼状や添え状をつけましょう。
具体的にどんなものを添えればいいのかは、例文も交え、後ほど詳しく説明します。

また、内定承諾書やお礼状・添え状は、封筒に入れる前にクリアファイルに挟んでおくのがベストです。
多少の雨であれば防げますし、折曲がりの防止にも役立ちます。

その4 書類の送り方

すべてを封筒に入れて封をしたら、最後は発送です。
返信用封筒には普通郵便分の切手が貼ってあることもありますが、内定承諾書という大切な書類ですから、速達でおくることをおすすめします。
速達はスピードが早いことはもちろん、原則手渡しですから郵送事故の心配も減りますよね。

表示方法
縦長の郵便物・ゆうメールなら表面の右上部に、横長の郵便物・荷物なら右側部に、赤い線を表示してください。
差出場所
郵便窓口に差し出すかまたはポストへ投かんしてください。

引用元:速達‐日本郵便

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書類の発送が済んだら、メールで内定承諾書を送付したことを知らせましょう
メールで知らせることによって、配送遅延や配送事故などで到着が遅れた場合にも、しっかり送っていることを示すことができますよ!

⑤添え状・お礼状の書き方【テンプレあり】

内定承諾書などの大切な書類を送るときには、添え状(送付状)やお礼状を一緒に送るのがマナーです。
添え状を同封することで、どんな書類が何枚入っているかといった内容物の概要がわかりやすく、送付書類の漏れを防ぐことができます。
お仕事で書いたことがある方もいるかもしれませんが、内定承諾書の送付状ですから、一工夫加えてみましょう。
以下に、例文と気をつけるべきポイントを紹介していますので、参考にしてみてください。

 
添え状例文

平成◯年◯月◯日

◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯様

〒◯◯◯-◯◯◯◯
◯◯県◯◯市◯◯◯丁目◯番地◯号
〇〇ハイツ◯号室
[名前]
000-0000-0000

書類送付のお知らせ

拝啓
●●の候、貴社におかれましては、ますますご発展のこととお慶び申し上げます。
先日は面接(または面談)のお時間をいただき誠にありがとうございました。
また、内定をいただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。

内定承諾書をいただき、あらためて身の引き締まる思いでございます。
◯月◯日の初出社日を心待ちにしております。
入社後は、ご指導、ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

つきましては、以下書類を同封いたしますので、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具



内定承諾書 1部

以上

例文の◯の部分をご自身の情報に変えて送れば問題ありません。
拝啓の後に続く「●●の候」の部分は、時候の挨拶といって、月ごとに入れる言葉が変わります。
1月は初春、2月は向春、3月は早春、と言ったように様々な表現がありますので、季節や時期にあったものを選びましょう

添え状の書き方ついては以下の記事にまとめてありますので、ご覧ください。

入社前から好印象!内定承諾書につける添え状の書き方解説

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
「手書きのほうがいいのでは?」と思う方もいるかもしれませんが、現在はパソコンで作り印刷したものが主流ですので安心してください。 

⑥記載内容について交渉可能?

労働条件や待遇については、内定承諾書の送付前に面談等で話し合うことが一般的ですから、内定承諾書に各種条件が書かれていることは稀といっていいでしょう。
もし、条件を決める面談が無かったり、内定承諾書に給与や勤務時間に関する記載があり、面談で話した内容と大きくかけ離れていたりした場合は、承諾前であれば交渉は可能です。
ただ、交渉が失敗するリスクも十分にありますので、慎重な交渉が必要です。

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
交渉の際には、相手が納得できる理由を用意しましょう。「◯人の子どもを養うためには、最低でも◯万円以上は必要」といったような理由だと、悪い印象は持たれにくいですよ。

⑦内定承諾後でも辞退できる?

内定承諾後に入社を取りやめたいという方。どうしたものかと悩んでいませんか?
内定承諾後の内定辞退はできるのかというと、結論から言えば可能です。

じつは、内定承諾書には法的効力はありません。あくまで意思確認のための書類なのです。
つまり、内定辞退エピソードでよく聞くような「損害賠償するぞ!」といった話は、ただの脅しです。
実際に損害賠償請求などが起きることはありませんので、安心してください。

ただ、承諾後の辞退は、企業側に大きな迷惑がかかりますので、真摯な対応を心がけましょう。

 
内定辞退の注意点
  • 辞退を決めたら早めに連絡
  • 連絡は電話で。メールはNG!
  • 脅しには屈しない
キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
内定辞退の連絡は、気まずいですし本当に勇気がいることですよね。
しかし、企業側もあなたの内定までにたくさんの時間とお金をかけてきたことも事実です。
もしかしたら、嫌味を言われるかもしれませんが、少しだけ我慢して受け止めましょう。

まとめ:入社後に気持ちよく働くために

内定承諾書についての疑問点は解消されたでしょうか?

「内定が決まった!」とついつい気が緩んでしまいがちですが、ここでしっかり対応できるかが大切なんです!
添え状や送付方法など、一見小さなことでも見ている人は見ています。
入社後に、「あのときのマナーがしっかりしている子だ」と思ってもらえるよう、ポイントを押さえていきたいですね。

あなたの新しいお仕事ライフがより良いものになることを祈っています。

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