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転職ナコウドのお墨付き!失敗しない履歴書の郵送マナー

JOBSHIL編集部
履歴書が入った封筒を持って郵便局に向かう女性
この記事のポイント
  • 履歴書郵送時のマナーが評価に関わることもある
  • 封筒の書き方や書類の入れ方にも細かい決まりがある
  • 履歴書郵送に関する疑問にプロが回答

目次

登場人物紹介

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
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求職者さん
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転職活動をしていると、履歴書など必要書類の郵送を求められることも少なくありません。
現在はインターネット上で志望動機や自己PRを記入する場合もありますが、郵送が面倒だからといって興味のある求人への応募を諦めてしまうなんてもったいないですよね。

また、郵送時のマナーがきちんとしていれば、採用担当者からの評価がアップすることも。ポイントを抑えて内定ゲットに少しでも近づけるよう、今回は履歴書の正しい郵送方法をまとめました。

転職ナビのナコウドがお答えする、履歴書郵送に関するQ&Aも参考にしてみてくださいね 。

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履歴書郵送時に必要なもの

履歴書を郵送する場合に用意しておくものは、以下の6つです。

①A4サイズの白い封筒

茶封筒よりもフォーマルな印象を与えやすい白の封筒がおすすめ。
また、封筒の大きさはA4の書類を折らずに入れられる角2サイズだと丁寧です。

②クリアファイル

企業に届くまでの間に書類が折れないよう、クリアファイルに書類をはさんでから封筒に入れるのがベスト。せっかく書いた履歴書が雨に濡れないといったメリットもあります。

また、このときは新品のきれいなクリアファイルを使用するのがマナーです。

③黒と赤のマジック

封筒への宛名や住所の記入は、ボールペンよりも線の太いマジックの方が相手にとって読みやすいです。
赤いマジックは封筒に「応募書類在中」と書く必要があるときに使用しますが、市販のスタンプで代用してもOK。

あらかじめ「応募書類在中」と書かれている専用の封筒もおすすめですよ。

④切手

切手の絵柄は、キャラものなどは避けたほうが無難。
郵送に必要な切手の値段を間違えないよう、郵便局で書類の重さを計ってもらうと安心です。

    

郵送時の基本料金

定形郵便(23.5×12×1cm以内)
  • 25g以内…82円
  • 50g以内…92円
定形外郵便(角2サイズの封筒もこちら)
  • 50g以内…120円
  • 100g以内…140円
  • 150g以内…205円
  • 250g以内…250円
  • 500g以内…400円

※速達の場合は更に速達料金280円が必要です。

⑤添え状

書類を送る際の挨拶文として重要な添え状。
メールで資料を送る際にひと言添えるのと同様で、何も挨拶なしに応募書類を企業に送るのはマナー違反です。
また、郵送書類に不足が無いかを確認する役割もあります。

実際の例文を見てみましょう。

 
添え状テンプレート

平成◯年◯月◯日

〇〇株式会社
総務部 人事課
採用ご担当者様

〒000-0000
東京都品川区〇〇0丁目0番地0号
〇〇ハイツ 000号室
電話:080-0000-0000
メール:xxx@xxx.xx.jp
〇〇 〇〇

 

求人応募書類の送付について

 

拝啓

〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。


この度、〇〇(サイト名)にて貴社〇〇職の求人募集を拝見し、応募させていただきました。

私は、◯年間〇〇職として働いております。これまでの経験を活かし、貴社の〇〇職として、貢献していきたいと思っております。

つきましては、応募書類を送付させていただきます。
ご多忙のところ恐縮ですが、書類をご確認いただき、面接の機会をいただけますと幸いです。
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

敬具

 

履歴書・・・1部
職務経歴書・・・1部

以上

詳しい書き方については、こちらの記事で確認してみてください。

⑥企業が指定している必要書類(履歴書など)

履歴書や職務経歴書など、応募先企業が指定している書類に必要事項を記入したものを忘れずに準備しておきましょう。

応募書類の書き方アドバイスなどは、以下の記事をチェックしてみてください!

参考記事
  1. 【こんなに変わる!】添削してもらった履歴書で内定に近付こう
  2. 提出前に最終チェック!書類選考で落ちる履歴書・職務経歴書の共通点
  3. 書類選考は怖くない!応募前に読みたい基礎知識と対策まとめ

封筒の書き方

封筒の記入例はこちら。

表側
  • 郵便番号を記入(記入欄がない封筒には、右上に番号をそのまま記入すればOK)
  • 封筒の右側に宛先の住所を都道府県から記入
  • 封筒の中央から少し右側に会社名を記入。「株式会社」は(株)と略さない
  • 社名の隣に担当部署の名前を記入
  • 封筒の中央に担当者名を記入。わからない場合は「採用ご担当者様」でOK
  • 赤いマジックで「応募書類在中」と記入し、定規を使って周りを四角く囲む。文具店や100円ショップで販売している「履歴書在中」のスタンプを使用してもOK
裏側
  • 封筒の左下に自分の住所・郵便番号・名前を記入
  • マンションやアパートの場合は部屋番号も記入
  • 名前と住所の間は少し間隔をあける
  • 必要書類を入れた後は封筒の縁を糊付けし、封をしてあることを示す「〆」マークを書く

この作業は封筒の中に書類を入れる前にしておいたほうが、クリアファイルや書類にペンのインクがにじみません。中身が入っていないほうが凸凹がなくて書きやすいです。

封筒に入れる書類の順番

封筒の中に入れる書類の重ねる順番にもルールがあります。
添え状に記載している順番を意識しながら、以下の順番でクリアファイルにはさみましょう。書類の向きは封筒の表面と同じ向きにして、すべての書類の上下左右を合わせます。

クリアファイルに入れる書類の順番
  1. 添え状
  2. 履歴書
  3. 職務経歴書
  4. その他の応募書類

郵送方法のマナー

原則として、履歴書などの重要な書類はポストに投函せず、郵便局の窓口へ行って直接預かってもらうようにしましょう。
これで、切手の料金不足が理由で書類が戻ってきてしまうなどのトラブルを防ぐこともできて安心です。

郵送方法は通常よりも速く届く速達がおすすめ。夜遅くまで窓口が空いている郵便局もあるので、お仕事後の平日にも立ち寄ることができます。

また、受け取る側の手間になる「書留(かきとめ)」での郵送は避けましょう。

採用担当者は見ている!履歴書郵送時のNG例

履歴書の郵送時には、社会人としての郵送マナーをチェックされていることも。
以下のように、採用担当者が送られてきた封筒を確認してげんなりしてしまった例もあります。

 
NGな郵送書類を受け取った担当者の声
  • 「御中」の書き忘れなど、基礎ができていないと不安になる。
  • 書類の向きが逆だったりバラバラだと「思いやりに欠ける人なのかな」と思ってしまう。
  • 封筒や中の書類に折り目がついていたり、汚れているとガサツな印象。

転職ナコウドに聞く履歴書の疑問Q&A

ではここで、キャリアアドバイザーである転職ナコウドに、履歴書郵送時のよくある疑問に答えてもらいました!

「履歴書を郵送してください」と企業からメールが来たのですが、郵送すればメールの返信はしなくていいのでしょうか…?
企業から自分宛てにメールが届いた場合には、了承の旨と「いつまでに送付するか」を明記してメールを返信しましょう。また、履歴書を郵送した時点でも「履歴書をお送りいたしました」と再度メールすると丁寧です。
履歴書を送るときはメール便や宅配便ではダメでしょうか?
原則として、郵便局から直接郵送してもらうのがベストです。不明点は郵便窓口で相談できるので、「ちゃんと期限内に届くかな」などの不安がなくなるメリットもありますよ。
郵送する履歴書や職務経歴書などの日付は揃えたほうがいいでしょうか?
書類の日付は、送り状も含めてすべての日付を「郵送当日」のものに統一しましょう。そうすれば、履歴書を作成してすぐに郵送するモチベーションにもなりやすいですよ。

まとめ:大事なのは応募先企業への思いやり

準備が整ったら、封筒を糊付けする前に以下の最終確認を。

チェック項目
  • 書類の向きが上下左右反対になっていないか
  • 誤字脱字がないか
  • 会社名や部署名を省略していないか
  • 相手への敬称は正しいか(御中、様など)
  • 封筒に汚れや折り目がついていないか

重要なのは、採用担当者の手元に届いた際に中の書類を確認しやすいことです。
郵送の仕方がしっかりできていないと、「この人は大丈夫かな?」と相手を不安にさせる要因にもなりかねません。
その会社で働きたい気持ちが伝わるよう、正しいマナーでの郵送を覚えておきたいものですね。

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