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実は失礼になってない?ビジネスの場で求められる正しい敬語表現まとめ

JOBSHIL編集部
この記事のポイント
  • 敬語の基本的には5つの分類がある
  • ビジネスや転職活動でそのまま使えるフレーズも紹介
  • 丁寧な言葉づかいで社会人としての印象UP!

目次

登場人物紹介

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
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求職者さん
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正しい敬語に自信はありますか?
ビジネスシーンでは出来て当たり前とされている敬語ですが、社会人になって間もない新人社員のみなさんをはじめ、社会に出て何年か経験を積んでいる方でも、間違った表現をしていることは少なくありません。

そこで今回は、ビジネスの現場ですぐに役に立つ敬語の基本を細かくまとめました。
ビジネスシーンで便利なひと言も盛り込んでいるので、これを読んで正しい敬語のおさらいをしてみてください。
意外と間違った使い方をしていたことに気がつくかも…?

ビジネスで正しい敬語が大事な理由

敬語を使う上で重要なのは、まず自分の置かれている立場や状況を考えて言葉を発すること。もう一つは、相手を敬う気持ちを忘れずに、心を込めて話すことです。

目上の人に正しい敬語と態度で接することが出来ないと、マイナス評価になってしまうのは言うまでもありません。
反対に、敬語を使いこなすことができれば、上司やお客さまとの円滑なコミュニケーションをとることができ、信頼関係も築きやすくなります。

では、具体的にはどのような点に注意すればいいのでしょうか?
詳しくご紹介していきます。

正しい敬語を使いこなせれば、転職活動での面接などにも有利になります。

敬語の5分類(尊敬語、謙譲語Ⅰ、謙譲語Ⅱ、丁寧語、美化語)

敬語には種類があり、下のような5つの分類ができます。

・尊敬語
・謙譲語Ⅰ
・謙譲語Ⅱ
・丁寧語
・美化語

それぞれの特徴と、正しい使い方について見ていきましょう。

  

尊敬語の使い方

尊敬語は、相手の動作や状態などを高めることで、敬意を示す言葉です。そのため、尊敬語を使用する場合は、主語は必ず相手側に関することになるのがポイントです。

尊敬語の主な表現
  1. 動詞+「れる」「られる」
    例)聞く→聞かれる、読む→読まれる
  2. 「お(ご)」+「になる」「なさる」
    例)会う→お会いになる、確認する→ご確認なさる
  3. 特定の言葉に言い換える
    例)見る→ご覧になる、来る→いらっしゃる

敬意の度合いは、上の表の①→③の順で高くなっていきます。
例えば「見る」のように「見られる、ご覧になる」など複数の尊敬語表現がある言葉は、先輩社員には①、部長には②、社長には③と使い分けるといいでしょう。

尊敬語への言い換え例
  • する→される、なさる
  • 読む→読まれる、お読みになる
  • いる→いらっしゃる
  • 行く→行かれる、いらっしゃる
  • 言う→言われる、おっしゃる
  • 来る→来られる、見える、お見えになる、いらっしゃっる
  • 聞く→聞かれる、お聞きになる
  • 会う→会われる、お会いになる
  • 見る→見られる、ご覧になる
  • 食べる→お食べになる、召し上がる
  

謙譲語の使い方

謙譲語は、自分や身内をへりくだって表現することで、相手への敬意を示す言葉です。

謙譲語の主な表現
  1. 「お(ご)」+「する」
    例)伝える→お伝えする、報告する→ご報告する
  2. 「お(ご)」+「いたす」
    例)伝える→お伝えする、報告する→ご報告する
  3. 助詞+「させていただく」
    例)座る→座らせていただく、送信する→送信させていただく
  4. 特定の言葉に言い換える
    例)例)会う→お目にかかる、食べる→いただく

こちらも、敬意の度合いは1→3の順で高くなります。

また、謙譲語には2種類あります

・自分から相手に向かう言葉(尊敬語Ⅰ)
・自分の行為や状態を丁寧に表現する(尊敬語Ⅱ)

例えば「言う」を謙譲語で表現するとこのような違いがあります。

【謙譲語Ⅰ】

◯◯について申し上げます。

【謙譲語Ⅱ】

私は◯◯と申します。

混同しやすいですが、謙譲語の中には2種類あるということだけでも理解しておくと、実際に使うときに間違いを防ぐことにつながります。

謙譲語の言い換え

動詞 謙譲語Ⅰ 謙譲語Ⅱ
する   いたす
いる   おる
言う 申し上げる 申す
見る   拝見する
知る 存じ上げる 存じる
行く 伺う 参る
来る   参る
会う お目にかかる  
  

丁寧語の使い方

丁寧語は、語尾を丁寧な表現にすることで、会話全体の印象を良くする言葉です。

丁寧語の主な表現
  1. 語尾を「です」にする
    例)ただいま確認中です、広報部の◯◯です
  2. 語尾を「ます」にする
    例)明日は会議があります、これから向かいます
  3. 語尾を「ございます」にする
    例)ただいま確認中でございます、広報部の◯◯でございます

③は、①と②よりも丁寧な表現です。尊敬語同様、相手によって使い分けましょう。
また、丁寧語は尊敬語や謙譲語と組み合わせて使うことも多い、使用頻度の多い敬語です。

  

美化語の使い方

美化語は、主に名詞に対して使用し、上品で柔らかい印象を与える言葉です。

美化語の主な表現
  1. 「お」や「ご」をつける
    例)ご連絡、お茶 
    ※訓読みの名詞には「ご」、音読みの名詞には「お」をつけるのが原則です
  2. 特定の言葉に言い換える
    例)めし→ご飯、うまい→美味しい

丁寧な印象を与えられる敬語表現

ビジネスでのメールや直接のやりとりで付け加えると、相手に丁寧な印象をあたえることができる表現もいくつかあります。
以下の定番フレーズを覚えておくと便利です。

丁寧な印象を与える敬語表現
  • 恐れ入りますが
  • 失礼ですが
  • 申し訳ございませんが
  • もしよろしければ
  • お差し支えなければ
  • ご足労おかけいたしますが

これらは、相手に何かをお願いしたり、断らなければいけないことがある場合に有効です。ひと言プラスするだけで言葉の印象が良くなりコミュニケーションを円滑にする効果もあるので、「クッション言葉」とも呼ばれています。

言い換えが必要な言葉

プライベートでは問題のない表現も、ビジネスの現場では印象が良くなかったり、間違いとみなされる言葉もあります。

言い換えが必要な言葉
NG OK
ごめんなさい(すみません) 申し訳ございません
すみません(感謝) ありがとうございます
わかりました 承知しました、かしこまりました
話しておきます 申し伝えます
いま見てきます ただいま確認して参ります
ちょっと待ってください 少々お待ちください
どうですか? いかがでしょうか?
じゃあ それでは
わかりません わかりかねます
ちょっと 少々

ビジネスに適した表現を覚えておくと、とっさのひと言でも丁寧な言葉遣いをすることができます。

敬語を使う際の注意点

敬語の基本を一通り確認したところで、注意点についても確認しておきましょう。

身内や役職の呼び方

社外の人と話す場合、自分の上司であっても「身内」である社内の人のことは呼び捨てにします。
例えばそれが社長であっても呼び捨てにし、社外の人に対してへりくだった表現にしなくてはなりません。

営業事務:伊東あおい
弊社の田中もそのように申しておりました。
  

敬語でやりがちなNG集

ではここで、よくある敬語のNG例をおさえておきましょう。
中には、これまで正しいと勘違いしてしまっていたものもあるかもしれません。

 お名前を頂戴できますでしょうか?
 お名前を教えていただけますか?

→「頂戴」は、ものに対して使う表現です。形のない名前には使いません。

 〜でよろしかったでしょうか?
 〜でよろしいでしょうか?

→現在の内容を確認するので、過去形にする必要はありません。

 4000円からお預かりいたします
 4000円お預かりいたします

→「から」という表現は範囲や起点を表す言葉なので、この場合は不要です。

 お送りいただいた企画書を検討させていただき、明日ご連絡させていただきます。
 お送りいただいた企画書を検討した上で、明日ご連絡いたします。

→「いただく」の多用は相手を不快にさせることも…。

 ご案内書をご送付いたしますので、ご不明点がございましたらご連絡ください。
 案内書をお送りいたしますので、ご確認の上、不明点がございましたらご連絡ください。
 
→「ご」や「お」のつけすぎもNG。多くなってしまう場合は、ものよりも相手の動作につけるのを優先したほうが敬意が伝わります。

 企画書をご覧になられましたでしょうか?
 企画書をご覧になりましたでしょうか?

→尊敬語の表現である「ご覧になる」と「〜される」を併用するのは「二重敬語」になるのでNGです。

転職によく使う敬語のフレーズ

転職活動中の企業とのやりとりにも正しい敬語表現は必須。
採用担当者に好印象を与えるフレーズは、覚えておくと便利です。

過去の実績や履歴書の内容を褒めてもらったとき

身にあまるお言葉です。/ほめていただいて恐縮です。

内定の返事などを待ってほしいとき

恐れ入りますが、少々お時間をいただけますでしょうか?

面接日程を相手に決めてほしいとき

ご都合のよろしい日時をご指定ください

面接に呼んでもらったとき

貴重なお時間をいただき、ありがとうございます。

まとめ

言葉遣いは、ビジネスの場でのあなたの印象を大きく左右する大事な要素です。
今回ご紹介した敬語の基本をしっかりと確認し、仕事に関わる人たちとの良好な人間関係を築く工夫をしましょう。

転職の機会に、敬語の基本をもう一度おさらいするのもいいかもしれません。

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