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社会人の基本!「ホウレンソウ」って実際なんなの?

JOBSHIL編集部
ホウレンソウの説明をする上司
この記事のポイント
  • 報告・連絡・相談はビジネスの基本
  • 上司を困らせないためのタイミングが重要
  • ホウレンソウは円滑な人間関係にも効く

目次

登場人物紹介

キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
キャリアアドバイザー(転職ナコウド)
転職サイト「転職ナビ」のキャリアアドバイザー。優しく、時に厳しく、丁寧なアドバイスで求職者さんをサポート。
求職者さん
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初めての転職で不安いっぱい。優柔不断で、引っ込み思案なのを気にしている。アドバイスを基に、転職成功をめざす!

報告・連絡・相談の3つを略した「ホウレンソウ」という言葉。

ビジネスの現場で重要なのは分かっていても、そのタイミングや正しい方法まで、しっかりと理解するのには時間がかかります。

「何を伝えればいいの?」
「どこまで伝えればいいの…?」

そんな疑問を解決するために、ホウレンソウの基本をまとめました。

ホウレンソウって何?

ビジネスの場でよく聞く「ホウレンソウ」とは、報告・連絡・相談の3つの言葉をまとめたもの。
まずは前提として、それぞれをおさらいしておきましょう。

①報告
仕事の結果、進捗などを伝える

明日、◯◯社に伺って案件の打ち合わせをしてきます。

②連絡
仕事上で発生したことや作業内容などを伝える

先程の◯◯の商談で、見積もりを依頼されました。

③相談
課題を解決するために意見を聞いたり、話し合う

◯◯の件、私は△△と考えているのですが、いかがですか?

ホウレンソウの必要性

例えば、あなたが仕事で起こしてしまったミスを上司に報告しないままだったとすれば、
「なぜもっと早く言わなかったんだ!」と怒られてしまうかもしれません。

ビジネスの現場では、ひとつのプロジェクトに大勢が関わっていたり、高額なお金が動いていたりすることがほとんどです。

また、会社という組織の仕組みは、基本的に、上司が決定した業務の方針や計画を部下が実行することで回っています。

そのため、部下と上司、またはチーム内で認識のズレがあると、大きな損失の原因になってしまうことも…。

そんな事態を避けるために常に組織の中で認識を共有し、困ったことがあればすぐに対応できるようにするために必要不可欠なのが、ホウレンソウなのです。

どんなときにホウレンソウが大事なの?

ホウレンソウをするかどうかの判断は、自分自身ではなく、基本的には上司が判断することです。「こんなこと、わざわざ伝えるべきなんだろうか?」と思っても、上司の判断に従いましょう。
「このレベルの共有なら、1週間に1回でいいよ」などと指示をもらえる場合もあります。

しかし、上司が忙しいときや、緊急を要する場合でないときにホウレンソウを多用すると、 相手の大事な時間を奪ってしまうことになります。そのため、相手の状況や作業の重要性を察知しながら、ホウレンソウの使い分けを判断する必要があります。

報告・連絡・相談はそれぞれポイントが違うので、ここで基本を確認しておきましょう。

報告のポイント

報告は、仕事内容の途中経過や結果など、すでに完了している内容を主に伝える手段です。

要領を得ていない報告は、「それで、結論はなんなの?」と上司をイライラさせてしまいます。大事なことが効率的に伝わるよう、ポイントを抑えて話すようにしましょう。

ポイント
  • 結論→理由の順番で話す
  • 事実を簡潔に話す
  • 時系列を伝える

報告の例

◯◯について報告です。結論から言うと、△△については✕✕な状況です。その原因としては……です。▲日までに□□したいです。

報告が必要なとき

業務上の結果報告はもちろんですが、ミスを犯してしまった場合はなるべく早く伝えることが重要です。

嫌な報告はつい後回しにしてしまいがちですが、言い訳がましい説明はなしに事実を伝えましょう。

連絡のポイント

連絡と報告は区別が難しいですが、結果を伝える報告に対して、連絡はこれから起こること(未来のこと)を伝えるのがメインです。

連絡も、大まかな内容は報告と同じです。

ポイント
  • 結論→理由の順番で話す
  • 事実を簡潔に話す
  • 時系列を伝える
    

連絡が必要なとき

また、仕事上の重要な共有事項以外にも、遅刻や早退などの所用を伝えることも連絡の役割になります。

時間や約束に関することなどは特に、早めの連絡を心がけましょう。

電車が遅延しているので、出社が◯時間ほど遅れるかと思います。

相談のポイント

社会人経験の浅い人ほど、仕事を進めていく中での判断に不安を抱くことが多いと思います。
その内容が自分では解決できない場合、無理に判断せずに上司に相談しましょう。

相談をする際のポイントは以下です。

ポイント
  • 事前に相談内容をまとめておく
  • 自分なりの考えをまとめておく
  • 素直な姿勢で相談する

相談の例

◯◯の件でご相談があるのですが、よろしいでしょうか?自分としては▲▲だと思っているのですが…

相談が必要なとき

相談が必要なのは、自分一人では判断できないような出来事に直面したときです。また、自分ではOKだと思っている判断でも、上司のGOサインが必要な場合はきちんと相談をしましょう。

特にお金に関する事柄は、自分だけでなく上司や会社の判断が必要です。

内容によってはまとまった時間を相手に取らせることにもなるので、相談事がある場合は「何について相談があるのか」「いつまでに答えが欲しいのか」などをきちんと伝えましょう。相手が忙しい場合でも、そうすれば別のタイミングで時間をとってもらいやすくなります。

ホウレンソウのタイミング

上司が忙しそうにしており、ホウレンソウをするべきか迷う場合は、基本的には作業が終了するまで待つようにしましょう。
ただし、緊急を要する場合は「「お忙しいところ申し訳ありませんが…」と早めに伝えなければなりません。

しかし、ホウレンソウのタイミングを判断するのは、新入社員の方にとってはなかなか難しいこともあるでしょう。
そんなときは、身近な先輩に判断を仰ぐのも一つの方法です。

今、◯◯で悩んでいるのですが、すぐに部長に相談した方がいいでしょうか?

こんな風に尋ねてみると、アドバイスをもらえるはずです。
これを何度か繰り返すうちに、自分でもタイミングの感覚をつかめるようになってきます。

また、タイミングのいいホウレンソウは、周囲の状況を読んだ上での気配りができるといった評価をしてもらえることにもつながります。

正しいホウレンソウで円滑な仕事を心がけよう

普段からホウレンソウを心がけていると、自分は周りから何を求められているのかを考えることになります。
常に先を読みながら仕事をする習慣がつくので、担当する業務の全体像を捉えながら仕事を進められるようになるでしょう。

また、認識のズレを防ぐことにもつながる正しいホウレンソウは、円滑な人間関係を築くためにも重要です。
この機会に、ホウレンソウのポイントをおさらいして、社会人生活に役立ててみてください。

転職ナビでも、選考内容などについてナコウドに積極的に報告・連絡・相談をしてくださる方は、内定を取りやすい傾向にあります。小さな心がけが大きな結果に結びつくことにもなるので、日頃から心がけておきたいですね。
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