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  1. 採用活動早わかり入門(選考フローチャート付き)

採用活動早わかり入門(選考フローチャート付き)

JOBSHIL BIZ編集部
採用活動について考えている男性
この記事のポイント
  • 採用活動は3ヶ月程度の余裕を持つ
  • 現場と求める人物像をすり合わせる
  • 採用担当者が複数いる場合は、採用基準を共有する

目次

登場人物紹介

エージェント
エージェント
転職サイト「転職ナビ」のエージェント。採用を強化したい企業様向けにアドバイスも行っている。
採用担当
採用担当Aさん
ノウハウがあまりないのに採用担当に任命されてしまった中小企業の中堅社員。予算が少ない中で効率的な採用活動をするよう、上司から圧力をかけられている。

「採用にどんな工程があるのかわからない」
「いつまでに何をしたらいいのかわからない」

もしあなたが採用業務に携わるのがはじめてなのだとしたら、何から手をつけていいかもわからないですよね。

そこで今回は、欠員補充や数名の増員がメインの中小企業の採用担当初心者の方に向けて、「採用したい」と思ってから、実際に内定を出すときまでの流れを分かりやすくまとめました。

いつまでに何をしたらいいか迷った時は、採用活動一覧表選考フローチャートをご参考ください。

採用活動一覧表

はじめに、採用活動のスムーズな流れを一覧でご紹介します。

採用担当者の行動リスト

①現場ニーズの把握

②予算確保

③スケジュール策定

④ターゲット設定

⑤採用基準設計

⑥採用スタッフ手配

⑦会社説明資料作成

⑧媒体選定

⑨求人広告作成

⑩求人広告公開

⑪書類選考

⑫適性検査

⑬筆記試験

⑭面接試験

⑮内定出し

⑯内定者フォロー

選考フローチャート_全部

ではここから、上記の「行動リスト」をそれぞれ具体的にご紹介していきます。

準備

選考フローチャート_準備

採用ニーズが生じたら、求人の準備を始めます。

準備開始の目安は、採用(内定者が勤務開始する日)から3か月前が目安です。

①現場ニーズの把握

社内で人が欲しいと声が上がったら、まずは現場ニーズをキャッチアップします。

「いつまでに」「どこの部署の」「どの職種に」「どのポジションで」「何名必要か」を確認しましょう。

職務を遂行する上で必要なスキルや、チームメンバーと相性の良さそうな気質などもヒアリングできると、ターゲット設定時に情報を反映することができます。

②予算確保

予算どりは、前年度の採用実績を参考にすることで、おおよその必要金額を算出することができます。

たとえば、前年度の採用コスト総計が100万円で4人採用できたなら、一人あたりにかかるコストは25万円と算出できます。

つまり、仮に2人の採用を見込んでいるなら、本年度必要な予算は50万円だと分かります。

③スケジュール策定

中途採用のスケジュールは、ゴールから逆算して策定します。

募集開始から内定までは平均で3ヶ月を要すると言われています。

設定したゴール(企業が希望する内定者の勤務開始日)から3ヶ月遡った日時が、採用活動スタートの目安になります。

④ターゲット設定

現場のニーズヒアリングで得た情報を元に、求める人物像を明確化していきます。

この時、一人の人物のプロフィールを作り上げることを目標にします。

採用担当者の共通言語化できるよう、詳細項目まで考えていきましょう。

ターゲット設定の詳細項目例
  • 年齢
  • 性別
  • 人柄
  • スキル、専門技術
  • 志向性
  • ポジションと役割
  • 将来のキャリアビジョン

⑤採用基準設計

採用基準は、書類選考や面接選考をする上での指標になります。

採用担当者が複数いる場合は、採用基準を共有することで個々の判断がブレてしまうのを防ぐことができます。

採用基準の具体例
  • 学歴:大卒、高卒、学歴不問など
  • スキル:○○の経験を○年以上など
  • 経験:(○○業界での経験、○○の使用経験)○年以上など
  • マネージメントスキル:○人以上を指導した経験など
  • 資格:職務遂行に必要な○○資格を取得しているかなど
  • 人柄:○○部の○○さんのようにチームをサポートできる温厚な気質をもった人など

⑥採用スタッフ手配

採用業務は幅広く、人事スタッフだけでは手が回らない場合も多いでしょう。

そんな時は、社内で協力者を集いましょう

業務の一部を切り出して依頼するのも一つの方法です。

切り出して渡しやすい採用業務例
  • リファラル採用の声がけ
  • スカウトメール配信
  • 転職フェア出店の手伝い
  • カジュアル面談(ランチ会)の同席
  • 内定者アルバイトのOJT

⑦会社説明資料作成

会社説明資料は、応募者に企業理解を深めてもらうためのツールです。

面接時に事業内容や企業理念を紹介する際の資料として使用します。

同業他社と差別化をはかれるような自社の特徴やPRポイントを反映できると、より良い資料になりますよ。

求人展開

選考フローチャート_求人展開

準備を終えたら、いよいよ求人展開です。

求人展開は、採用(内定者が勤務開始する日)から2か月前を目安に進めます。

⑧媒体選定

媒体はそれぞれ特徴があり、かかる費用や求職者の属性が異なります。

予算やニーズにあわせて媒体選定を行いましょう。

⑨求人広告作成

設定したターゲット像が魅力に感じるようなポイントに訴求して募集要項を作成するのが応募数アップのコツです。

求人広告作成が初めての場合は、訴求ポイントを1つに絞ると書きやすいですよ。

求人広告の訴求ポイント
  • 能力(年収、キャリアアップ、ポジションなど)
  • 価値観(社風や企業ビジョンへの共感、休日休暇や労働時間などの働きやすさなど)
  • 興味(職務内容や扱う商材の魅力など)

設定したターゲットの志向性を想像すると、どのポイントを訴求すれば響きすいか判断しやすくなります

また、詳細情報を盛り込むことでも、より応募者理解が得られやすくなります。

応募者が就業後のイメージをしやすくなる例
  • 募集背景
  • 1日のスケジュール例
  • 仕事のやりがい
  • キャリアアップ例
  • 在籍中社員の収入例
  • 先輩社員インタビュー

採用したい人物像に近しい立場の在籍社員に意見を求めてみるのもオススメです。

⑩求人広告公開

いよいよ求人募集開始です。
いつ応募がきても対応できる体制を整えつつ、応募がくるのを待ちましょう!

選考

選考フローチャート_選考

応募が集まったら選考を開始します。

選考は、採用(内定者が勤務開始する日)から2か月前を目安に進めます。

⑪書類選考

書類選考では、履歴書や職務経歴書などの応募者データと自社の採用基準を照らし合わせて、選考通過・不採用を判断します。

⑫筆記試験

筆記試験は、応募者の自己申告と実際の知識や能力が合致しているか判断する目的で導入される手法です。

応募者が実務レベルでの即戦力かどうかの判断ができるだけでなく、客観的に公平な判断をする材料になります。

種類は大まかに3つに分けられます。

筆記試験の種類
  1. 専門能力試験:専門的知識や実務遂行能力を問う試験
  2. 小論文:論理的思考力や文章力を問う試験
  3. オリジナル試験:パソコンスキルをチェックする課題、制限時間内に資料作成する課題など、職種によって求められるスキルを持っているかどうか判断する試験

⑬適性検査

適性検査は、応募者の適性の見極めを補う目的で導入される手法です。

書類や面接だけでは得られない、学力・人柄・耐性などのデータを取得できることが特徴となっています。

種類は大まかに3つに分けられます。

適性検査の種類
  1. 学力・能力検査:思考力や論理性、数値能力をはじめとする知的能力や、知覚や作業効率を評価する検査
  2. 性格検査:応募者の人間性や考え方の軸を評価する検査
  3. 趣味・指向検査:営業職などの各職種に対する興味や意欲を評価する検査

適性検査に分かりやすい判断基準を設けるなら、自社で活躍する社員に性格検査を受けてもらい、候補者の結果と比較するという方法があります。

活躍する在籍社員と結果が近いほど、社風にマッチした人材の可能性が高くなります。

⑭面接試験

面接試験は、対話を通して応募者の人柄やコミュニケーション能力の確認・判断するための選考方法です。

企業と応募者の価値観一致の確認や、雇用条件や社風などといった詳細情報提供の場としても活用されます。

内定

選考フローチャート_内定

選考を通し、自社で働いてもらいたい人材に出会えたら内定を出します。

内定は、採用(内定者が勤務開始する日)から1か月前が目安に通知します。

⑮内定出し

内定は、企業側の採用意思の表明です。

応募者に内定通知の連絡と、内定通知関連書類の郵送を行います。

入社意思の確認がとれた応募者には、内定承諾書に署名捺印のうえ書類を返送してもらいましょう。

内定通知関連書類の内訳
  1. 内定通知書:企業が応募者に対し、内定を通知する書類
  2. 内定承諾書:応募者が企業に対し、入社を承諾する書類
  3. 条件提示書:職種・職位・就業時間・給与などの就業条件を記した書類

⑯内定者フォロー

昨今、内定者辞退を防ぐ目的として内定者フォローが重要視され始めています。

手軽に取り入れやすいフォロー例としては、「面談」「職場見学」「社内イベント(懇親会)への参加」が挙げられます。

応募者が入社を迷う初期のタイミングにケアを行うことで、入社意思を固めてもらいやすくなります。

まとめ

今回は、採用活動の大枠の流れをご紹介しました。

流れを把握しておけば、急な採用ニーズにも対応しやすくなります。

また、私たち転職ナビでは、キャリアアドバイザーが求職者と企業様を結ぶ、採用活動のサポートも行っております。

採用にお困りの際は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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