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  1. 不採用通知って難しい…。送る側も受け取る側も負担が軽くなる書き方のコツ

不採用通知って難しい…。送る側も受け取る側も負担が軽くなる書き方のコツ

JOBSHIL BIZ編集部
不採用通知を送るのに悩む男性
この記事のポイント
  • 不採用通知は応募者の気持ちを思うことが大切
  • 基本的にメール連絡で問題ない
  • 失礼のないテンプレはこれ!

目次

登場人物紹介

エージェント
エージェント
転職サイト「転職ナビ」のエージェント。人員を増やしたい企業の担当者様向けに、採用ノウハウのアドバイスも行っている。
採用担当
採用担当Aさん
ノウハウがないのに採用担当に任命されてしまった中小企業の中堅社員。予算が少ない中で効率的な採用活動をするよう、上司から圧力をかけられている。

採用活動をしていれば、採用になった人だけでなく不採用になった人にも連絡をする必要が出てきます。

しかし、採用を見送る旨を伝えるのは、こちらの心理的負担も大きいですよね。

それに、なるべくなら自社のイメージを損なわないよう注意したいもの。

そこで今回は、失礼のない不採用通知の連絡方法のコツをまとめました。

不採用を伝える際のルール

まずは不採用通知を送る上での心構えを簡単にご紹介します。

不採用通知は、まだ転職活動をしている応募者のことを考えれば、その決定が出てから2~3日以内に送りたいもの。

選考を受けてから日が浅いタイミングで送り、精一杯の誠意を示しましょう。

また、不採用通知は基本メールでOKです。

しかし、もし書類や作品集を応募者から預かっている場合は、不採用通知を郵送すると共にそれらを返却した方がベターです。

もし不採用通知を郵送する際は、差出人や宛名も省略せずに記載しましょう。

またプライバシーを守るためにも封筒には「不採用通知在中」とは書かず、「親展」としましょう。

一方で、早急に不採用を伝えたい場合は、電話でその旨を連絡することがあるかもしれません。

仮に電話連絡した際も、トラブルを未然に防ぐためにメールでも不採用の旨を送り、文章で残しておきましょう。

人材紹介会社を経由して採用活動をしている場合は、応募者ではなく人材紹介に不採用の旨を連絡するのがルールです。

この時、不採用理由を詳細に伝えれば、今後人材紹介会社から自社にマッチした人材を紹介してもらいやすくなることもあります。

不採用通知はこう書こう

ではここから、メールでの不採用通知の具体的な書き方について一つずつ見ていきましょう。

まず題名については【選考結果のご連絡】株式会社▲▲とすれば、メールボックスにあっても気づいてもらえます。

差出人中途採用事務局採用グループと記すのが妥当です。

メールアドレスは人事部のメーリングリストを使用しましょう。

不採用通知メールの本文は以下の3つで構成されています。

不採用通知メール
  • 挨拶文
  • 応募してもらったことへの御礼
  • 不採用の旨

挨拶文については通常のビジネスメールと変わらず「人事部の〇〇です」という紹介で問題ありません。

そして応募してもらったことへの御礼も欠かさないようにしましょう。

次に、書類選考で不採用になってしまった時は履歴書を送付して頂いた御礼を、筆記試験や面接の場合は会場まで足を運んでもらった御礼を述べましょう。

また、不採用の旨を伝える際には、詳細な理由を伝える必要はありません。

「不採用となりました」と直接的な言い方をすると角が立つので、「ご希望に添えない結果となりました」と伝えるのがベターです。

もし応募者から不採用になった理由を問われたとしても「お互いが目指す方向性に相違を感じた」「お持ちのスキルや経験を考慮し検討したものの、現時点で弊社が求めているものとは異なった」など間接的な理由を説明するに留めておきましょう。

不採用通知を書く時は、受け取った側がどんな感情を頂くかを考えることが大切です。とはいえ、不採用通知に不備があっては困るので、次の章では不採用通知文章のテンプレートをご紹介します。

いざという時困らないテンプレート

メールで不採用を伝える時は、以下を参考にしてみてください。

不採用通知メール

題名:【選考結果のご連絡】株式会社▲▲

□□様

お世話になっております、株式会社▲▲の採用担当〇〇です。

この度は、数多くの企業の中から弊社の募集にご応募頂き、誠にありがとうございました。
また面接で弊社にご足労頂きましたこと、重ねて御礼申し上げます。

□□様との面接を踏まえ、社内で慎重に検討致しました所、
誠に残念ながら、今回はご期待に添えない結果となりました。

せっかくご応募頂いたにも関わらず、誠に申し訳ございません。

メールにて大変失礼とは存じますが、何卒ご了承くださいますよう宜しくお願い致します。
末筆にはなりますが、□□様の今後益々のご活躍をお祈り申し上げます。

株式会社▲▲
採用担当 〇〇

また、不採用通知を郵送する際には、こちらをご参照ください。

令和◯年◯月◯日

□□様

選考結果のご通知

拝啓
この度は、数多くの企業の中から弊社の募集にご応募頂き、誠にありがとうございました。また、必要書類をご送付頂きましたこと、重ねて御礼申し上げます。

厳正なる選考結果の結果、誠に残念ではございますが、今回はご希望に添いかねる結果となりましたことをお伝え致します。
この度の募集では、思いがけず数多くの応募を頂き、弊社としても苦慮した上での結果であることを申し添えます。

ご送付頂いた応募書類を同梱致しましたので、ご査収ください。
末筆にはなりますが、□□様の今後益々のご活躍をお祈り申し上げます。

敬具

株式会社▲▲

〒◯◯◯-◯◯◯◯
◯◯県◯◯市◯◯◯丁目◯番地◯号

採用担当 〇〇

やっぱり採用にしたい!そんな時は?

採用活動はこちらの思惑通りには行かないもの。

時には内定を出した応募者が入社辞退をしてしまい「一度は不採用通知を送ったあの応募者に内定を出したい…!」というケースが発生するかもしれません。

あくまで相手の転職活動の進捗次第ですが、不採用にした方にも内定を出すことは可能です。

とはいえ一度不採用にした非礼を意識し、謙虚に接することが大切です。
一旦メールで「採用したい」という旨を伝えて、追って電話でフォローしましょう。

電話で連絡する際には、下記を参考にしてみてください。

採用したい旨を電話で伝える

先日は、〇〇様に対して「不採用通知」という誠に申し訳ないご連絡を差し上げましたが、実は以前ご応募頂いた職種に欠員が出まして…。

もし〇〇様が今も就職活動をされているのでしたら もう一度お話をさせて頂く機会を頂きたく、 こうしてご連絡を差し上げました。

一度こちらからお断りのご連絡を差し上げているにも関わらず、 このようなご相談を差し上げて誠に申し訳ございません。

ご検討頂くことは可能でしょうか?

まとめ

不採用通知を送るのは気が引けますが、受け取る応募者も心理的負担が大きいことを忘れてはいけません。

応募者が将来的に自社の取引先になる可能性も充分あるので、失礼のない連絡を心がけましょう。

しかし、人事の仕事は応募者対応や面接の日程調整など、業務量も多いはず。

そして時には採用活動が思うようにいかないこともあるはず。

人事担当者の負担を軽くするためにも、もしよければ転職サイトの活用を検討してみてください。

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