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「面接をドタキャンされた」をなくす7つの防止策
- この記事のポイント
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- ドタキャンされる理由は主に2つ
- 真摯な態度を取るのが一番大切
- 選考負担軽減も効果的な防止策
登場人物紹介
- エージェント
- 転職サイト「転職ナビ」のエージェント。人員を増やしたい企業の担当者様向けに、採用ノウハウのアドバイスも行っている。
- 採用担当Aさん
- ノウハウがないのに採用担当に任命されてしまった中小企業の中堅社員。予算が少ない中で効率的な採用活動をするよう、上司から圧力をかけられている。
採用活動では「なかなか思い通りにいかない…」という悩みがつきものです。
しかし、せっかく会ってみたいと思った候補者が、面接に来なかった…！なんてことがあったら悲しい気持ちになりますよね。
ある調査では、約1割の求職者が「面接をドタキャンした経験がある」と報告しているそうです。
とはいえ、面接のドタキャンはなんとか減らしたいもの。
そこでこの記事では求職者が面接をドタキャンしてしまう原因を探りながら、ドタキャンを防止する対策法をご紹介します。
どうしてドタキャンされてしまうのか？
そもそもどうして応募者は、直前になって面接に来なくなってしまうのでしょうか？
不測の事態が発生して面接に参加できなかったという理由を除けば、
・スケジュールが合わなくなってしまった
・志望度が下がってしまった
の大きく２つの理由で、面接をドタキャンしてしまいます。
それぞれについて、細かい理由を見てみましょう。
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理由①
スケジュールが合わなくなってしまった場合 -
- 他に応募していた会社の選考が決まったため
- 他の会社から内定をもらってしまったため
- 現在の仕事が忙しくなってしまったため
- 遅いタイミングで面接の連絡をもらったため
- 面接の日程を勘違いしていたため
- 他に用事ができてしまったため
一方で志望度が下がってしまうのには、こんな理由があるそうです。
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理由②
志望度が下がってしまった場合 -
- 面接を受ける会社について悪いを噂をネットで見つけてしまったため
- 仕事内容や条件が自分の希望と見合わないと判断したため
- 面接に参加する気分ではなくなったため
- 面接の連絡をもらったものの、応募したかどうかも忘れてしまったため
- 面接を受ける企業から、横柄な対応を取られたため
- 入社後にきちんと活躍できるか不安になってしまったため
スケジュールが合わなくなってしまったという事態は、選考方法を改善すれば避けることができそうです。また、志望度が下がってしまったというケースは、こちらが真摯な対応をすることで改善することができます。
７つのドタキャン防止対策
面接のドタキャンを防ぐには、こちらの方法が効果です。
- ドタキャン防止対策
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- 求人情報を充実させる
- スカウトメールは丁寧に送る
- 選考はスピーディーに行う
- 連絡を入れる際は、応募者に最大の敬意を払う
- 応募者からの質問には極力回答する
- 面接に参加する負担を軽減させる
- 面接前日は事前に連絡を入れる
それぞれについて見てみましょう。
①求人広告の内容を充実させる
求人広告は、応募者が面接を受ける企業を理解するための重要な情報だといっても過言ではありません。
だからこそ求人広告の内容が充実していないと「よく分からない会社だから、面接にも行きたくないかも…。」と、応募者が不安になる場合も。
求人広告には「こんな細かい情報を載せても見過ごされてしまうのでは？」と思わずに、募集する職種や会社の雰囲気まで記載しておくことをオススメします。
求人広告の情報が充実していた方が、応募者は「入社後の具体的なイメージ」を掴みやすくなりますよね。
こちらの記事では、求人広告作成のコツを紹介しています。
ぜひ参考にしてみてください。
しかし、求人広告では紹介し切れない自社の魅力もありますよね。
そんな時は、求人広告と合わせて採用広報を行うことがオススメです。
採用広報とは、自社の採用サイトやTwitter・FacebookなどのSNS（ソーシャルネットワークサービス）で、会社の魅力を広く伝える活動のこと。
こちらの記事では、採用広報の基本から実践方法まで幅広くご紹介しています。
求人広告と合わせて採用広報も行いたい！という方は、参考にしてみてください。
②スカウトメールは丁寧に送る
スカウトメールは「あなたに興味があるので、是非とも面接であなたに会ってみたい」ということを伝える大切な手段です。
そんなスカウトメールがもしも画一的な内容だったら「自分はぞんざいに扱われているんじゃないか？」と疑われてしまっても、不思議ではありません。
良くない場合は、面接に行くモチベーションも削がれてしまいます。
スカウトメールを作成したり送付するのは時間も労力も掛かりますが、可能であれば応募者一人ひとりにラブレターを書くように取り組みましょう。
たとえば、こちらの記事で紹介しているスカウトメールの作成方法を実践するのがオススメです。
③選考はスピーディーに行う
選考を行うスピードが早いと、応募者は「企業が自分に期待してくれている！」と感じて、自然と志望度が高まるもの。
また、他社に内定を出されてしまった…！という最悪の事態を避けるためにも、選考はスピーディに行うことがオススメです。
もしも、本当に採用したいと思える人材に出会えたら、応募をもらったその日に電話を入れて、こちらの本気を見せることも手段の一つ。
いずれにしても、応募者にはエントリーがあった時点で、早急に連絡しましょう。
しかし連絡を急ぐあまり、深夜や休日に連絡を入れるのはNGです。
というのも、通常の営業時間以外に連絡をもらうと「こんな時間まで働いているなんて、ブラック企業なのかな？」と応募者を不安な気持ちにしかねません。
連絡を入れるタイミングは、可能な限り平日の昼間を選びましょう。
また、いくらスピーディに選考を行うことが大切でも「明日面接に来てください」と連絡をするのは、応募者への配慮が欠けているので絶対NG。
電話で面接の日程調整をする場合、以下のように応募者のスケジュールに配慮しながら連絡を取りましょう。
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面接の日程調整方法
（電話編） -
この度は当社の求人に応募して頂いてありがとうございました。
応募書類を拝見致し、是非とも◯◯さんに面接でお話をお聞かせ頂きたいと考えています。
そこで早急ではありますが、来週の〇〇日、または〇〇日に来社して頂くことは可能でしょうか？
④連絡を入れる際は、応募者に最大の敬意を払う
「こちらは応募者を選ぶ立場だから」と、応募者に上から目線な態度を取るのは禁物です。
当たり前ですが横柄な電話やメールは、採用担当の好感度だけでなく、企業への印象も志望度も下げてしまいかねません。
特にメールで連絡を取る際は、相手へ配慮した内容かどうかや丁寧な言葉遣いを使っているかに気を配ることは勿論、誤字脱字が無いように細心の注意を払いましょう。
⑤応募者からの質問には極力回答する
先程ご紹介したように、応募者は入社する上で不安がある場合や、希望する仕事内容や条件と異なると感じた場合に、志望度が下がってしまうことがあります。
応募者には募集内容をしっかり理解してもらった上で、納得して面接に参加をしてもらうことが大切です。
そのためにも、日程調整の時に応募者から受けた質問はどんな内容でも可能な限り回答しましょう。
もし、日程調整の段階で面接の参加を辞退されてしまったら、それはお互いのミスマッチが起きてしまった結果なので、仕方のないことです。
面接で会ってみたかった応募者に辞退されてしまうことはとても残念なことですが、面接当日にドタキャンをされるという最悪の事態は避けることができたと思い、前向きに捉えましょう。
⑥面接に参加する負担を軽減させる
人事担当としては「応募者には面接に参加してほしい」と思うもの。
しかし、やはり応募者は面接に参加するために必要書類を準備したり、面接のために来社をすることは億劫なものです。
応募者の負担を少しでも軽くするために、履歴書や職務経歴書を事前に用意してもらうのではなく、面接会場で記入してもらっている企業もあります。
ただしそれでは、きちんとした書類選考が行えないため面接をする機会が増えてしまうという難点も。
そんな時は書類選考を経て「話を聞きたい」と思った応募者に対してSkype面接を行う方法もあります。
Skype面接とは、無料のテレビ電話サービスを使った面接方法のこと。
遠隔にいる応募者とも会話ができるため、わざわざ面接のために来社してもらう手間を省くことができます。
こちらの記事では、Skype面接を始める上で必要なことや実践方法が紹介されているので、導入を検討されている方は参考にしてみてください。
⑦面接前日は事前に連絡を入れる
「面接の日程を失念していた…！」という理由で、面接をドタキャンしてしまう応募者は案外多いもの。
リマインドとして、面接前日にはメールや電話で連絡を入れましょう。
Skype面接を行う場合も同様に事前連絡を入れることで、応募者は「わざわざ連絡をくれるなんて、親切な企業だ」と感じて、志望度が高まる場合もあります。
まとめ
前の章で紹介した７つの防止対策で共通していることは応募との密なコミュニケーションです。
応募者えの些細な配慮が優秀な人材の確保にもつながると言えるでしょう。
とはいえ、忙しい人事業務の合間に応募者一人ひとりと連絡を取り合うのは簡単ではありませんよね？
そんな時は、転職ナビを活用してみてください。
転職ナビはキャリアアドバイザーがあなたの会社への応募者をサポートするので、面接の日程調整だけでなく、面接前日のリマインド連絡を代行することも可能です。
