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  1. コミュニケーション活性化も!社内広報の役割とは?

コミュニケーション活性化も!社内広報の役割とは?

JOBSHIL BIZ編集部
社内広報の準備
この記事のポイント
  • 社内広報で社内の課題を解決できる
  • 具体的なツールや内容をチェック
  • 効果的な社内広報のためのコツをご紹介

目次

登場人物紹介

エージェント
エージェント
転職サイト「転職ナビ」のエージェント。人員を増やしたい企業の担当者様向けに、採用ノウハウのアドバイスも行っている。
採用担当
採用担当Aさん
ノウハウがないのに採用担当に任命されてしまった中小企業の中堅社員。予算が少ない中で効率的な採用活動をするよう、上司から圧力をかけられている。

以前は社内報を発行する企業も多くありましたが、経費削減などの関係で、時代とともに無くなりつつあります。
しかし近年、社内報をはじめとする社内への広報活動が再注目されていることをご存知でしょうか?

社外広報は企業や商品のイメージアップという目的が分かりやすいですが、実は社内広報にもこれからの時代に役立つメリットがあるのです。

今回は、そのメリットをはじめ、発信する内容使用するツール効果を出すためのコツなどをご紹介します。

社内広報とは?

広報とは、企業の活動を多くの人に広く伝えていく活動のこと。

つまり社内広報とは、企業が従業員に向けて情報発信を行うことであり、代表的なものだと社内報などがこれに当たります。

内容は、経営陣からのメッセージや社内の面白い取り組み、注目の人材など社内の話題が中心であり、これらをインターナルコミュニケーションインターコミュニケーションと呼ぶことからも分かるように、社内のコミュニケーション活性化を促します。

基本は社内のことが中心ですが、社外の気になるニュースや時事問題などを絡めて伝えている企業もあります。

社内広報を行う目的

社内広報にはコミュニケーションの活性化を促す効果がありますが、そこが最大の目的というわけではありません。

一番の目的は、企業のビジョンやミッション、バリューなどに対する理解の促進と浸透なのです。

さらにそうした理解が深まることと併せて、コミュニケーション活性化を含め以下のような目的のために社内広報をおこなっている企業もあります。

社内広報の目的
  • 部署及び社員同士の相互理解促進
  • 経営情報の共有
  • コミュニケーションの活性化
  • 会社の文化や風土の形成
  • 倫理観やコンプライアンス意識の成熟
  • 社内情報の共有

コミュニケーションや情報共有のほか、文化や倫理観を育てる手段など、企業ごとに目指すところは異なりますが、社内広報にはこうしたさまざまな目的や可能性が秘められているのです。

社内広報を行うメリット

社内広報の目的を見てみると、社員と会社、そして社員同士の関係性をより深めるための目的が強いことが分かります。

そして、こうした目的のために社内広報を行うことで、以下のような効果を期待できるのです。

社内広報のメリット
  • 従業員エンゲージメントアップ
  • 会社への信頼が生まれやすく離職率低下
  • 社員の親族からのイメージアップが狙える
  • 営業などに広報活動の成果を活用してもらえる
  • コンプライアンス強化
  • 情報が集まりやすくなる

日本は世界でも従業員エンゲージメント(従業員の会社への信頼や貢献したいと思う気持ち)が低いことで有名ですが、社内広報はそうした企業の問題を解決してくれる可能性があります。

例えば、社員が働きやすいようにと休暇制度を改定した場合、どうして改定したのか、この制度で社員にどんなメリットがあるのかを広報で発信することで、「自分たちのことを考えてくれる会社だ」と感じる人もいるでしょう。
そして、従業員エンゲージメントが高まることで、離職率の低下も期待できます

さらに、従業員の家族に見せても良い社内報などを作ることで、「いい会社で働いているね」と思ってもらえる場合も。
仕事は家族の協力無しには成り立たないからこそ、従業員の家族も会社のファンにしていくのは、企業にとってもプラスになるはずです。

その他にも、コンプライアンスについて定期的に話題に上げることで意識の強化をしたり、社外広報の内容を営業に活かす方法を紹介することで営業に活用してもらったりと、発信内容次第でメリットは増えるでしょう。

そして、社内広報は、広報側にもメリットがあるのもポイントです。
広報活動への理解が進むことで、広報用の情報が入りやすくなり、集まった情報は社外広報などにも使うことができます。

もちろん発信する内容や発信方法が適切でないと効果が不十分なことも。
ここからは具体的な広報ツールや内容について詳しくご紹介していきます。

使えるツールと社内広報の内容

世の中に情報が溢れる中で、社内広報に目を通してもらうのは、簡単なことではありません。

読んでもらうためには、伝える内容や伝え方、そしてどんな手段で伝えるのかを考えて発信することが大切です。

まずは、社内広報をどんな手段で伝えるべきかを考えていきましょう。

社内広報用に使えるツール
  • メール
  • 社内報
  • ブログ
  • 社内SNS
  • ポスター
  • 壁新聞
  • イベント
  • 音声放送
  • 映像配信

情報を一気にたくさん伝えたいなら社内報や壁新聞といった媒体を利用してみるのがオススメですが、隔週や月1などの発行ペースになるので、すぐに伝えたい場合には不向きです。

情報の新鮮さを重視したい場合は、メールやブログ、社内SNSなどでその都度発信する方法が適しています。

以下の表で、それぞれの特性を確認してみましょう。

社内広報用ツールの特性

これを見ると分かるように、社内広報を読んだり見たりするのは基本的には受け手側の自由です。

だからこそ、「読みたい!見たい!」と思ってもらえるような内容や伝え方が出来るかが重要になってきます。

では次に、社内広報で伝える情報について、他社ではどんな内容を取り上げているのかチェックしていきましょう。

社内広報の内容
  • メディア露出の報告
  • 社外広報内容の報告
  • トップや経営層からのメッセージ共有
  • 社内のユニークな取り組みについて
  • 注目のリリースや新発売商品の紹介
  • 社内の新しいプロジェクト・取り組みについて
  • 新入社員紹介
  • 頑張っている人の紹介
  • 海外出張レポート
  • 仕事に使えるテクニック共有

その他にも、飲食関連の企業では、料理長のおすすめレストラン紹介など、社員の持つ社外の知識を発信している企業もあり、その内容は多種多様です。

ブログの場合も、文章だけでなく写真やグラフを使ったり、会話形式にしたりと伝え方の違いで受け取り手の反応は変わってくるはずです。

もちろん、企業理念やビジョン、ミッション、バリューなどの理解促進・浸透が図れるなら、これ以外の内容でも、他のツールを使っても大丈夫です。

まずは無理なく続けられるように、扱いやすい内容やツールから発信を始めてみましょう。

社内広報活動をより効果的にする方法

せっかく社内広報に取り組むなら、より多くの社員に読んでもらい、企業を良い方向に持っていきたいものです。

そこで最後に、社内広報の効果を高めるためのコツをご紹介します。

社内広報の効果を高める方法
  1. 方向性や指標を決める
  2. 情報発信までの流れを明確化
  3. 事実にメッセージを添える

それでは一つずつ見ていきましょう。

方向性や指標を決める

まずは、大まかな方向性や指標を決めておくことがとても重要です。

しかし、どんな内容にすればいいのか悩む場合もあるかもしれません。

例えば、ある企業では

・経営陣のビジョンが従業員にしっかり伝わるか
・各部署の相互理解が進むか
・この会社で働くことのプライドを育てていけるか

など、複数の指標を掲げています。

一つに絞る必要はないので、社員同士の交流がほしいなら社内イベントや注目社員にスポットを当ててみたり、上層部と現場の意識の溝を埋めるために、経営陣や事業部長などへのインタビューなど、自社の課題を解決するために何を優先し、何を発信すべきか考えていきましょう。

情報発信までの流れを明確化

情報を発信するまでにどのようなチェック体制があるのか、どのタイミングで確認を取るのかなどを決めておかないと、タイムロスをしたり、許可がないまま進めてしまい二度手間になってしまったりという事態も考えられます。

スムーズに進めるためには、次に何をすればいいのか、誰に許可を取ればいいのかなどがパッと分かること、そして担当メンバーが迷わないような環境を整備することが大切です。

事実だけでなくメッセージを添える

社内広報は読んでもらうための工夫が重要です。

たとえば、社外広報の成果としてテレビ取材を受けた場合、番組名や放送日などの他に、紹介内容の要約、記者とのやり取りや取材の経緯、取材内容の営業への活かし方などを添えてみるのがオススメです。

ただ「紹介されました!」と書くだけより、そういった付属の情報を伝えることで、より興味を持ってもらいやすくなります。

これらのポイントを意識して、広報活動の準備を進めていきましょう。

社内広報でエンゲージメントUPを目指す

社内広報は、社外広報に比べるとどうしても優先順位が下がりがちかもしれません。

まずは社外広報の報告など、手を付けやすいところから始めてみて、余裕が出てきたら範囲を広げてみるのもいいかもしれません。

今回ご紹介したポイントなどを参考にしながら、社外広報とうまく連携してより効果的な情報発信をしていきましょう。

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